Bereits zwei Drittel der Umsätze erwirtschaften deutsche Unternehmen heute im Ausland – so das Ergebnis des Handelsblatt-Firmenchecks in Zusammenarbeit mit dem Centrum für Bilanzierung und Prüfung (CBP) und dem Beratungsunternehmen Oliver Wyman. Es handelt sich hierbei um einen Wert, der sich besonders bei den Beschäftigtenzahlen auswirkt.

Über die Hälfte der Angestellten deutscher Firmen arbeitet demnach im Ausland. Nach Expertenmeinung wird sich die Internationalisierung noch verstärken, da viele der kleinen und hoch spezialisierten Zulieferer vor der Wahl stehen: entweder den großen Konzernen zumindest teilweise folgen oder aber durch lokale Zulieferer abgelöst werden.

Länderübergreifend optimieren

Wer Standorte im Ausland betreibt oder mit ausländischen Kunden und Lieferanten zusammenarbeitet, steht auch im Rechnungsaustausch vor vielen neuen Herausforderungen. Hier gilt es für Unternehmen, zwischen maximaler Zentralisierung, Standardisierung und den damit verbundenen Skaleneffekten sowie lokalen Besonderheiten abzuwägen. Betrachtet man etwa den Rechnungsausgang, müssen nationale ­Layouts, Vertragsbedingungen oder Formvorschriften unbedingt berücksichtigt werden. International sind außerdem die unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen zu beachten.

Der Rechnungsausgang

Der effiziente und sichere Rechnungsversand ist auch bei international operierenden Unternehmen von größter wirtschaftlicher Bedeutung. Damit werden Debitorenabteilungen zu strategischen Partnern im Unternehmen, die zeitnah alle relevanten Informationen zentral bereitstellen, den internationalen Rechnungsversand straff steuern, den Cashflow beschleunigen und Kosten senken. Die Landeseinheiten können die Rechnungen beispielsweise in einem zentralen ERP-System erstellen und über eine Schnittstelle an eine „on demand“-Rechnungsplattform übergeben, ohne in die eigene Infrastruktur und Qualitätssicherung zu investieren.

Der Dienstleister nimmt alle eingehenden Daten unabhängig vom Erstellungs- oder Empfängerland zentral entgegen und bereitet sie für die weitere Verarbeitung vor. Die Daten werden nun nach Versandart – z. B. elektronisch oder postalisch – und länderspezifischen Besonderheiten unterschieden. Anschließend können die Dokumente für den Postversand zentral gedruckt und z. B. über „local entry“-Partner kostensparend ins Land der Rechnungsstellung versandt werden. Die Umstellung vom Post- auf den günstigeren E‑Versand ist jederzeit ohne Aufwand möglich. Gerade beim E‑Invoicing über Ländergrenzen hinweg sind Dienstleisternetzwerke aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen eine sichere, schnelle und effiziente Umsetzungsmöglichkeit.

Der Rechnungseingang

Auch im internationalen Rechnungseingang verspricht eine Zentralisierung Kostenvorteile und mehr Überblick. Durch das Einscannen der Rechnungen im Ursprungsland und die digitale Weiterleitung an den zentralen Rechnungseingang sparen Unternehmen Zeit und Geld in der Erfassung, im Umlauf und in der Verbuchung. Beim Einscannen und Auslesen der Rechnungen über ein OCR-Verfahren bietet sich ebenfalls die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister an. Eine zentrale, einheitliche Lösung im Rechnungseingang wird durch das Scanning zunächst sogar ohne die Einbindung der Lieferanten und deren Rechnungsstellung funktionieren. Kosteneinsparungen ab Tag eins stehen im Ergebnis und sind verbunden mit der jederzeitigen Option, die Kosten durch Umstellung auf elektronische Prozesse weiter zu senken, ohne dabei auf den Fixkosten durch die interne Schaffung der nötigen Infrastruktur (z. B. Scanner, OCR-Software) in den verschiedenen Ländern sitzen zu bleiben.

Fazit

Hat ein Unternehmen mehrere Landesgesellschaften oder viel Rechnungskorrespondenz mit dem Ausland, so sind die häufig dezentral als „Nebenprozess“ durchgeführten Rechnungsprozesse zwar an die lokalen Gegebenheiten angepasst, berücksichtigen die Rechnungslegung jedoch nur selten als länderübergreifenden Prozess. Doch sollte gerade auch für die oftmals weniger intensiv betrachteten Prozesse eines Unternehmens gelten: „Think global, act local.“ Nur so lassen sich die Potenziale voll ausschöpfen und Grundlagen für eine erfolgreiche Zukunft schaffen.

Itella Information GmbH, Düsseldorf
www.itella.de