Nach der Automatisierung der Verwaltungsabläufe und der Optimierung von Produktionsprozessen scheinen viele der klassischen Rationalisierungsmethoden an ihre Grenzen zu stoßen. Im Personalbereich jedoch liegen bisher ungenutzte Potenziale: Bis zu 39 Prozent der Arbeitszeit sind laut Studien unproduktiv. Eine der Hauptursachen dafür ist mangelnde Planung und Steuerung des Personaleinsatzes. Die Lösung heißt bedarfsorientierte Einsatzplanung. Sie erhöht nicht nur die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Intelligenter Personaleinsatz ermöglicht, das vorhandene Personal produktiv und damit Kosten sparend zu nutzen, und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Bessere Planung mit Staff Efficiency Management

Staff Efficiency Management bietet ein umfassendes Konzept für den effizienten Einsatz der Ressource Personal. Dahinter steckt die Idee, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu den richtigen Kosten und mit Zugriff auf das richtige Wissen einzusetzen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Innerhalb kurzer Zeit verzeichnen Unternehmen eine messbare Produktivitätssteigerung und eine signifikante Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit. Leerlaufzeiten der Angestellten, Überstunden, Über- und Unterbesetzungen sowie Administrationsaufwand werden reduziert. Der Return on Investment (RoI) gelingt in der Regel innerhalb von sechs bis zwölf Monaten. Weitere Vorteile sind jährliche Einsparungen im bis zu siebenstelligen Euro-Bereich, steigende Kundenorientierung, Flexibilität bei Nachfrageschwankungen und grundsätzlich schnelle Reaktionsmöglichkeiten auf Veränderungen. Auch individuelle Wünsche der Mitarbeiter können leichter berücksichtigt werden – mit entsprechenden positiven Konsequenzen für Motivation und Verweildauer beim Unternehmen.

Erreicht wird dies über ein Software-gestütztes Steuerungsinstrument wie die Atoss Staff Efficiency Suite, die neben der Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten und Zutrittskontrolle auch Personaleinsatzplanung sowie ein Management-Informationssystem integriert. Durch den modularen Aufbau können auch nur einzelne Funktionen genutzt werden, die aber im Zusammenspiel zusätzliche Synergien freisetzen. Einige Beispiele aus der Praxis verdeutlichen dies:

Klinikum Ingolstadt: Arbeitszeitkonzept spart Millionen

Mit Hilfe flexibler Schichten zwischen Früh- und Spätschicht wurde die Arbeitszeit auf die Bedürfnisse der Patienten und den tatsächlichen Arbeitsanfall abgestimmt. Ausfälle und veränderte Belegungsprofile gleicht das Krankenhaus über mobile Personalreserven aus, ohne die festen Schichtdienste verändern zu müssen. Auf Grund von Einsparungen in Millionenhöhe konnten kostenneutral über 100 neue Stellen geschaffen werden, davon allein 28 für Ärzte. Unterstützt wurde das Klinikum dabei von der Atoss Medical Solution, einer speziell auf das Gesundheitswesen ausgerichteten Lösung für Arbeitszeitmanagement.

BLG: Arbeitszeiten nach Maß

Bei der weltweit tätigen BLG Logistics Group in Bremen verändert sich die Zusammensetzung des Personals – je nach Auftragslage – häufig nahezu stündlich. Gerade im operativen Bereich, zum Beispiel an den Container- und Auto-Terminals in Bremerhaven, ist eine kurzfristige Reaktion auf Kapazitätsschwankungen erforderlich. Über die Atoss Staff Efficiency Suite stehen dem Logistik-Dienstleister alle relevanten Informationen online zur Verfügung. Mit Hilfe dieser Echtzeit-Daten lässt sich die Personalplanung qualitativ und quantitativ an die Auftragslage anpassen. Die lohnintensiven Überstunden wurden so um rund 30 Prozent reduziert.

Österreichische Post: Kostensparen durch flexible Planung

Effizienter Personaleinsatz ist für die Österreichische Post Priorität Nummer eins. Punktgenaue Planung und Abrechnung der Arbeitszeiten ist vor allem für den personalintensiven Bereich der Logistikzentren wichtig, wo täglich eine vielschichtige Planung durchgeführt werden muss. Über die Atoss Staff Efficiency Suite wird der Einsatz von etwa 4.700 Mitarbeitern in sechs Logistikzentren geplant. Dabei werden über 2.000 Arbeitszeitmuster, 290 Verrechnungskategorien und Abrechnungsmuster berücksichtigt. Darüber hinaus werden rund 1.800 Schichtzyklen aufeinander abgestimmt. Durch die Verwaltungsvereinfachung wird jährlich rund eine Million Euro eingespart, der RoI erfolgte innerhalb von weniger als zehn Monaten.

„Unsere Kundenbeispiele zeigen es deutlich: Wird die Chance ergriffen, die Staff Efficiency Management bietet, steht die Arbeitswelt vor einem Umbruch, denn Einsparungen müssen nicht mehr über Personalabbau oder Mehrarbeit, das heißt auf Kosten der Mitarbeiter, realisiert werden. Intelligenter Personaleinsatz ermöglicht es vielmehr, die bestehende Ressource Personal so effizient wie möglich und damit kostenoptimiert zu nutzen“, so Andreas F.J. Obereder, Vorstandsvorsitzender und Firmengründer der Atoss Software AG.

Fachautor: Christian Kvech