Ab sofort bietet die IQDoQ GmbH, Bad Vilbel, ihre Themenlösung Hyperdoc HR (die Digitale Personalakte) auch auf der Basis von ASP an. Damit ist es nun für Unternehmen jeder Größe möglich, alle personalspezifischen Dokumente digital zu archivieren und die papiergebundene Personalakte abzulösen. Die ASP-Lösung gliedert sich in bestimmte Themenbereiche – wie Bewerbungen, Arbeitsvertrag, Entgelt oder Beurteilungen –, in denen die jeweiligen Dokumente abgelegt sind. Das System ermöglicht so eine ganzheitliche Sicht auf alle Daten und Dokumente des Personalwesens. Register, Stammdaten- und Berechtigungsobjekte sind dabei frei konfigurierbar und können individuell auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt werden. Die Strukturen und Inhalte lassen sich mit einem geringen Einführungsaufwand mit Hilfe eines zentralen Konfigurationsmanagements innerhalb kurzer Zeit definieren. Rund 80 Prozent der Funktionalitäten sind Standard-Funktionen, die restlichen 20 Prozent sind Customizing-fähig. Der Zugriff auf das Archiv kann für einfache Anwendungen – z.B. der rein lesende Zugriff eines Mitarbeiters auf seine Unterlagen – mit handelsüblichen Web-Browsern erfolgen. Ein Mitarbeiter aus der Personalabteilung dagegen wird einen komfortablen Client mit umfangreichen Funktionalitäten bevorzugen. Selektionen lassen sich über Namen, Personalnummern, Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten und Kostenstellen einfach durchführen. Die Ergebnisse werden dem Anwender abhängig von den jeweiligen Zugriffsberechtigungen dargestellt. Die Themenlösung ist beispielsweise bei der SPAR Handels-AG bereits im Einsatz.

„In der ASP-basierten Personalakte können gescannte Unterlagen sowie auch bereits digital vorliegende Daten aus dem Lohnabrechnungssystem abgelegt werden. Da diese originär digital sind, müssen sie entsprechend der neuen Abgabenordnung (AO) ohnehin elektronisch archiviert werden. Eine Papierform der Lohnabrechnungen wird vom Gesetzgeber nicht mehr anerkannt“, erläutert IQDoQ-Geschäftsführer Werner Schäfer den Vorteil der ASP-Lösung. Mit Schnittstellen zur Personal-Software PAISY sowie zu SAP R/3 HR können Stammdaten und Dokumente problemlos übernommen werden. Auch Informationen aus anderen Lohnabrechnungs- und Personalinformationssystemen lassen sich einbinden.

Das Zugriffssystem der ASP-Personalakte entspricht den datenschutzrechtlichen Anforderungen. So kann bestimmten Mitarbeitern beispielsweise ein genereller Lese-Zugriff oder ein temporärer Zugriff auf einzelne Akten eingeräumt werden. Auf dem Weg vom Client (Anwenderunternehmen) zum Server (Provider) werden die Daten darüber hinaus ausschließlich verschlüsselt übertragen, um die Vertraulichkeit der Dokumente zusätzlich zu sichern.

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