In Deutschland gibt es zirka 38 Millionen Erwerbstätige, davon rund 830.000 in leitenden Positionen mit umfassenden Führungsaufgaben. Zusammengefasst wurden diese unter dem wenig schmeichelhaften Schlagwort „Humankapital“, welches prompt zum „Unwort des Jahres 2004“ gekürt wurde. Solange das Personalbüro nicht in „Verwaltungsstelle des Humankapitals“ umbenannt wird, bleibt es wohl auch weiterhin die wichtigste Anlaufstelle für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens immer dann, wenn sie in eigener Sache unterwegs sind. Vom Personalbüro erwartet der Arbeitnehmer den reibungslosen Ablauf der Entgeltabrechnung sowie eine umfassende Betreuung und Information in allen anderen Personalfragen. Das Management hingegen vertraut auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Das war gestern.

Pflicht und Kür

Die „Pflicht“ jeder HR-Software sind außer der Stammdatenerfassung, Zeitwirtschaft und Personalabrechnung auch die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften der Sozialgesetze und des Steuerrechts und last but not least der Schutz der personenbezogenen Daten der Mitarbeiter.

Zur „Kür“ hingegen gehören sehr viele Funktionalitäten, die ich hier nicht alle aufzähle. Um die Breite der Kür zu verdeutlichen, hier einige der vielen Schlagworte: Personalbeschaffung, Bewerberverwaltung, Talentmanagement, e-Recruitment, Organisationsmanagement, Personalentwicklung, Veranstaltungsmanagement, Personalkostenplanung, das Überwachen und Steuern von Weiterbildungsmaßnahmen und Beförderungen sowie das Bereitstellen eines Personalinformationssystems. Dieses kann von jedem in Eigenverantwortung selbst gepflegt werden.

Stichwort Bewerberverwaltung: Wann beginnt bei Ihnen im Haus das Personalmanagement? Mit der Einstellung des zukünftigen Kollegen oder vielleicht doch schon viel früher, z. B. bei den ersten Überlegungen und Planungen zur Schaffung einer neuen freien Stelle oder zur Neubesetzung? Mit einer Bewerberverwaltung als integriertem Bestandteil einer modernen HR-Software erfassen Sie alle Angelegenheiten rund um die Neueinstellung eines Mitarbeiters. Dieser Bereich erstreckt sich beginnend bei der Erstellung eines Ausschreibungstextes über die Verwaltung der Anzeigenschaltung in verschiedenen Online- und Print-Medien bis hin zur Selektion eines Bewerbers.

Den weniger Glücklichen können nun standardisierte oder persönliche Absagebriefe zugestellt werden. Die persönlich gehaltenen Einladungsschreiben gehen in Abstimmung mit den Terminkalendern der Teilnehmer am Bewerbungsgespräch an die Glücklicheren. Nach einer Personalentscheidung wird der neue Kollege per Knopfdruck in die Entgeltabrechnung aufgenommen, die vorhandenen Daten werden überprüft, gegebenenfalls ergänzt und stehen für die weitere Personalarbeit zur Verfügung. Diese Vorgänge werden in der Software automatisch erfasst und sind – mit dem jeweiligen Bearbeitungsstatus versehen – allen Berechtigten zugänglich (integrierter Workflow).

Die so entstehende elektronische Personalakte dient weiterhin zur Verfolgung und Protokollierung des weiteren beruflichen Werdeganges (Schulungen, Urlaube, Krankzeiten) des Angestellten bis hin zu dessen Ausscheiden. Das mag sich alles etwas steril und sehr technisch anhören, doch dient die elektronische Erfassung eines solchen „Arbeitslebens“ nicht zur Vermeidung von Kontakten zwischen dem Personal und der Führungsebene, sondern vielmehr geht es um mehr Transparenz für den Arbeitnehmer und mehr Übersicht für den Arbeitgeber. Die Effizienzsteigerung entsteht durch eine klarere Sicht auf die Leistungsfähigkeit des einzelnen; dadurch wird die Unternehmenssteuerung erleichtert.

Arbeitsplätze

Mit den unterschiedlichen Anforderungen des e-Business (24×7, Globalisierung) werden sich in einigen Unternehmen auch die Arbeitsplätze und -zeiten einzelner Kollegen ändern. Diese sind künftig z. B. öfters vom Home Office, mobile Office oder von Messen aus tätig. Die Reisekosten, Arbeits- und Pausenzeiten müssen daher dezentral erfasst und zentral gespeichert werden. Dies geschieht über Web-Portale, die neben einem sicheren Login alle vom Bürorechner her gewohnten Menüpunkte zur Verfügung stellen. Die Möglichkeit zur Selbstverwaltung steht meist nicht nur den Außendienstlern, sondern allen Kollegen zur Verfügung. Dadurch wird zum einen die Personalabteilung entlastet und zum anderen dem Angestellten mehr Eigenverantwortung übertragen.

Alles im Paket oder…

Mehr und mehr Software-Häuser bieten ihre Lösungen in „Paketen“ an, welche sich nach Mitarbeitergrößen richten und an verschiedene Branchen angepasst sind. Branchenspezialisten sind z. B. beim Baulohn/Schlechtwettergeld gefragt. Was alle können müssen, ist die Verwaltung von unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen (z. B. Altersteilzeit, Saison- und Ferienarbeit). Spezielle Mittelstandspakete bieten z. B. die Steeb Anwendungssysteme GmbH, die ATOSS Software AG und die P&I AG an. Deren Lösungen sind modular aufgebaut und lassen sich in unterschiedliche ERP-Systeme integrieren. Weitere Anbieter rund um das Thema HR finden Sie in der nachfolgenden Übersicht sowie im www.Midrange-Solution-Finder.de.

… alles ASP

Wohl kein Zweig eines Unternehmens lässt sich leichter auslagern als die Verwaltung im HR-Bereich. Neben der sofortigen Entlastung der Personalabteilung liegt der Hauptvorteil vor allem darin, dass das betreffende Unternehmen keine eigene Software vorhalten muss und sich die eingesetzte Lösung stets auf dem neuesten Stand der Gesetzeslage und Technik befindet. Die Krux an der Sache ist meist nur das mulmige Gefühl, wenn es darum geht, persönliche Daten außer Haus zu geben. Davor scheuen viele Unternehmer immer noch zurück. Als erste vertrauensbildende Maßnahme könnte ein Treffen mit den Anbietern auf der „Zukunft Personal“ hilfreich sein. Dort kann Ihnen gezeigt werden, wie Sie ASP-Dienste nutzen können, ohne persönliche Daten außer Haus geben zu müssen.

From 9.00 to 5.30 – Zukunft Personal in Köln

Auf der „Zukunft Personal“ – Deutschlands größter Personalfachmesse – präsentieren am 13. und 14. September jeweils von 9.00 bis 17.30 Uhr rund 300 Aussteller ihre Produkte und Dienstleistungen in der Messe Köln. Gezeigt werden unter anderem Personalsoftware- und -hardware-Lösungen, Personalberatungen und -dienstleistungen, Weiterbildungs- und Trainingsangebote. Die „Zukunft Personal“ richtet sich an Personalleiter, Personalentwickler, Geschäftsführer sowie Lohn- und Gehaltsverrechner. In vier Praxisforen und einem Forum speziell für Blended Learning finden über 70 Vorträge und Podiumsdiskussionen statt. Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Online-Registrierung finden Sie unter www.zukunft-personal.de. Ich hoffe sehr, dass es keiner der Aussteller wagt, dort mit dem Unwort des Jahres 2004 für sich und seine Produkte zu werben.

T.S.