Die papierlose Bestellung wollte der Systemlieferant Conmetall aus Celle auch beim Faxeingang sicherstellen. Ein klarer Zeit- und Kostengewinn durch die Erweiterung der IT-Umgebung hat es dem Sortimenter für Bau- und Heimwerkermärkte leicht gemacht. „Es treffen täglich zwischen 600 und 1000 Faxseiten ein“, hat IT-Leiter Ulrich Kottwitz ermittelt, „die mussten wir bisher per Hand in das System eingeben“. Dazu laufen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Servicezentrum zunächst zum Faxdrucker, um die von den Baumärkten kommenden Bestellungen zu holen.

Kein Wunder, dass den IT-Strategen der Erfassungsaufwand für die Faxsendungen viel Kopfzerbrechen bereitete. Im Hause ist die Standardsoftware von SoftM auf einer iSeries (AS/400) von IBM implementiert, doch für die Datenübernahme aus dem Posteingang in die betriebswirtschaftlichen Anwendungen gab es bisher keine Lösung. Die Faxdaten wurden nicht automatisiert verarbeitet und mussten daher mühselig manuell übertragen werden – Tippfehler waren nicht zu vermeiden.

Der Medienbruch im Bestelleingang ist nicht zu unterschätzen. Bei Conmetall geht es um zeitkritische Lager- und Dispositionsplanungen. Das Sortiment umfasst 22.000 Artikel, die zentral in dem Warenverteilzentrum am Stammsitz in Celle geführt werden. Das Angebot wird ständig aktualisiert und den sich verändernden Markterfordernissen angepasst. Das Unternehmen verfügt über speziell geschulte Merchandiser und einen umfangreichen Außendienst mit einer ganzen Palette an zusätzlichen Serviceangeboten.

Um Fehlerquellen zu vermeiden und Zeit für das Kerngeschäft zu gewinnen, suchten Kottwitz und sein Team nach einer Lösung, die den Faxeingang nahtlos in die IT-Infrastruktur integriert. Nach sorgfältiger Begutachtung des Marktes entschieden sie sich für ein Softwaremodul des Systemintegrators Seeburger. Da Conmetall die Ankopplung unterschiedlicher Datenströme an seine heterogene Systemlandschaft bereits mit Hilfe des „Business Integration Server“ von Seeburger vornimmt, fiel der Schritt zum Einsatz der neuen Softwarekomponente „FAX2XML“ nicht schwer.

Der Vorteil besteht in der automatischen Verarbeitung eingehender Faxbelege sowie einer standardisierten Auftragserfassung. Die Software liest empfangene Faxbelege optisch ein und erkennt je nach Belegart oder Formulartypus den Dateninhalt, der durch konfigurierbare Prüfalgorithmen verifiziert und in das XML-Format konvertiert wird. XML (Extensible Markup Language) ist eine Metasprache für strukturierte Daten, die sich als Standard im elektronischen Dokumentenaustausch immer mehr durchsetzt.

Liegt der Fax-Eingang als XML-Datei vor, ist die Übergabe an die Standardsoftware kein großer Schritt mehr. Der Integrationsserver portiert die XML-Daten ohne jede zeitliche Verzögerung in die Zielformate des ERP-Systems von SoftM. Damit ist die bisherige Lücke in der digitalen Auftragserfassung geschlossen. Vor allem aber profitiert Conmetall von der schnellen Weiterverarbeitung der Daten: „Die Zeitspanne zwischen Fax-Eingang und der weiteren Bearbeitung innerhalb der Auftragskette ist auf einen Bruchteil der bisher üblichen manuellen Erfassung geschrumpft“, bestätigt Kottwitz. Dies macht sich vor allem bei mehrseitigen Belegen bemerkbar.

Ganz ohne Prüfung durch zuständige Sachbearbeiter geht es allerdings auch heute nicht. Kommt es zu Lesefehlern während des OCR-Verfahrens oder zu anderen Unstimmigkeiten, wird das Fax automatisch an einen Korrekturarbeitsplatz geschickt. Das so genannte Interactive Message Control System erlaubt dem Anwender die Belegprüfung mittels Browser. Mit Hilfe eines integrierten Fax-Assistenten kann das originale Fax-Bild sofort mit der erfassten Datenmaske verglichen und etwaige Fehler behoben werden. Danach geht die korrigierte Datei wieder zurück an den Server.

Das Verfahren ist einfach und durch die Browser-Oberfläche von jedem Sachbearbeiter zu bedienen. Doppelt empfangene Dokumente oder fehlerhaft übertragene Zahlen aus den Eingangssendungen lassen sich über die Korrekturmöglichkeit mit wenigen Mausklicks ausmerzen. Die Korrektur findet direkt in dem XML-Formular statt.

Positiv vermerkt IT-Leiter Kottwitz auch die getrennte Erfassung von Kopf- und Positionsdaten. „Das erleichtert die vorgangsbezogene Zusammenführung mehrseitiger Faxdokumente“, erläutert Kottwitz. Über eine zusätzliche Protokollierung von Kopfdaten behalten die Bearbeiter auch bei großen Eingangsmengen den Überblick. Das sorgt für ein effizientes Arbeiten und unterstützt die Korrekturarbeiten, denn im ERP-System kommen dadurch nur fehlerfreie Daten zur Weiterverarbeitung an.

Vom betriebswirtschaftlichen Nutzen der automatisierten Belegerfassung ist man bei Conmetall ausnahmslos überzeugt. Nach ersten Probeläufen ergab sich eine Zeitersparnis gegenüber der herkömmlichen Erfassung von rund fünf Minuten pro Beleg. „Wir rechnen mit einem Return on Investment von eineinhalb Jahren“, sagt Kottwitz.

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