Das Thema Archivierung steht oft am Ende aller Betrachtungen, wenn es um das Straffen von Geschäftsprozessen geht. Aus Furcht vor zu langen Implementierungszeiten und hohen Kosten scheuen viele Firmen den Kauf einer entsprechenden Software. Doch nicht nur wegen der aktuellen Rechtsänderung zum 1. 1. 2002 im Bereich der Archivierung buchhalterischer Daten müssen sich Unternehmer verstärkt mit diesem Thema beschäftigen. Auch der wirtschaftliche Aspekt spielt eine wichtige Rolle.

Ablösung der Papierordner-Archive

So stehen den Anschaffungskosten erhebliche Einsparpotentiale gegenüber. Sowohl der finanzielle als auch der zeitliche Aufwand für die Verwaltung, Verteilung und Aufbewahrung von Dokumenten wird durch eine elektronische Archivierung drastisch reduziert bzw. fällt teilweise ganz weg. Raum- und Materialkosten werden ebenso eingespart wie auch Personalkosten, die früher durch die Ablage und das Suchen in Papier- oder Mikrofilmarchiven angefallen sind. Ein Beispiel: Allein 1.000 Ordner mit Belegen aus der Warenwirtschaft kamen pro Jahr bei dem mittelständischen Unternehmen Carl Wilh. Meyer Grosshandel GmbH & Co KG aus Oldenburg zusammen. Diese Belege wurden früher in einem zentralen Archiv manuell nach Kunden abgelegt. „Durch die Anzahl der Belege kam es immer wieder zu einem erheblichen Bearbeitungsrückstand von bis zu mehreren Monaten, der dann wiederum durch einen zusätzlichen Personaleinsatz aufgearbeitet werden musste“, erinnert sich EDV-Leiter Karsten Loger an die Zeit vor der Einführung der DMS- und Archivierungs-Lösung ArchivPlus/400.

Optimierung der Arbeitsprozesse

Mit der Software können Arbeitsabläufe unter dem Aspekt optimiert werden, den Zeitaufwand für bestimmte Tätigkeiten um ein Vielfaches zu reduzieren. In der Finanzbuchhaltung des Großhandelsunternehmens werden beispielsweise Buchungs-, Rechnungsausgangs-, Kassenjournale und Kontendrucke im Rahmen der Spool-Archivierung sofort nach Erstellung automatisch in ArchivPlus/400 übernommen und auf optische Platten endarchiviert. Verschiedene in die Software integrierte Recherchemöglichkeiten – z.B. via Web-Browser, Windows-Client oder 5250-Emulation – ermöglichen ein schnelles Auffinden. Auch in anderen Abteilungen, wie z.B. der Reklamationsbearbeitung, bewährt sich ein Archivsystem. „Beanstandet ein Kunde einen Vorgang, kann der Mitarbeiter über die Archivsuche nach Vorgang sich alle relevanten Belege über die Eingabe der Kunden- und Vorgangsnummer direkt am Bildschirm anzeigen lassen“, erklärt Carsten Loger. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass jeder iSeries-Benutzer aus Anwendungsprogrammen heraus auf die archivierten Dokumente zugreifen kann.

Zudem können elektronisch archivierte Dokumente oder ganze Vorgänge mit Zugriffsberechtigungen belegt werden. Gerade wegen der neuen Gesetzgebung, die Betriebsprüfer dazu ermächtigt, elektronisch auf Unternehmensdaten zugreifen zu können, spielen Zugriffsberechtigungen eine Rolle. Der Unternehmer kann dadurch definieren, welche Betriebsunterlagen der Prüfer einsehen darf und welche nicht.

Archivierte Dokumente per Fax versenden

Eine offene Schnittstelle zur Kommunikationslösung eComPlus/400 ermöglicht das Versenden archivierter Dokumente per Fax oder e-Mail direkt vom Arbeitsplatz aus. Dazu Karsten Loger: „Werden aus dem Archiv Unterlagen benötigt, können diese aus dem ArchivPlus/400 selektiert und gedruckt oder auch direkt zum Kunden gefaxt werden. Weitere Funktionen, wie der automatische Spool-Dateiversand oder die Steuerung des Sendeverkehrs durch unterschiedliche Prioritäten, stellen eine wesentliche Vereinfachung gegenüber dem manuellen Faxversand dar.“

Einführung eines Archivsystems

Die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein Archivsystem in den Firmen kann dadurch erhöht werden, wenn bei der Wahl eines Archivsystem wichtige Grundsätze eingehalten werden: eine benutzerfreundliche und einfache Bedienung des Archivs, ein Zugriff auf das gesamte Archiv vom Arbeitsplatz aus, sowie das Benutzen der Archiv-Funktionalitäten aus der gewohnten Arbeitsoberfläche heraus.

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