Das Internet macht als Alternative zur Briefpost von sich reden, Formularlager haben fast schon antiquarischen Touch und die digitale Signatur ersetzt nicht nur Füller und Kuli, sondern auch gescannte Namenszüge. Der berühmte Papierkrieg wird heute elektronisch ausgefochten, die verschiedenen Schach- und Feldzüge auf Hochleistungsspeichermedien für die Nachwelt festgehalten. Archivierungswürdig ist gerade im Online-Zeitalter eine Fülle an Informationen, das Wiederauffinden von Informationen bedarf aber keines Kellergangs mehr. Die modernen Archive sind zwar auch staubempfindlich, aber nicht mehr begehbar… Arbeitsergebnisse einer Datenverarbeitungsanlage – so lautet die Definition des englischen Ausdrucks Output. Der wird heute komfortabel an verschiedenste Netzwerkdrucker geroutet, per Fax oder e-Mail verschickt, via Internet abgerufen und auf leistungsfähigen Speichermedien abgelegt.

Der Siegeszug der elektronischen Medien macht das Arbeitsleben aber nicht nur leichter: Es wird mehr geschrieben, als noch zu rein postalischen Zeiten. Die Informationsverteilung benötigt weder Ausdruck noch Porto – da kann man ja schnell mal eben. Schon bedroht die e-Mail-Flut die gewünschte Effizienz, dafür sorgt neben Spam-Post auch das oft überflüssige Verteilen von Kopien via cc.

Mehrgleisigkeit

Im Geschäftsleben hat sich die elektronische Post weitgehend durchgesetzt. Da aber längst nicht jeder Endverbraucher via Internet zu erreichen ist und bei der Zustellung von Dokumenten noch immer rechtliche Zwänge herrschen, fahren wir in den nächsten Jahren wohl noch mehrgleisig: elektronisch und postalisch. Der optisch ansprechenden und effizienten Gestaltung von Papier kommt weiterhin eine wichtige Rolle zu. Der Formulardruck selbst wird von vielen Unternehmen inzwischen In-House vorgenommen, die Vorlagen elektronisch mit dem gewünschten Inhalt verknüpft. Die Wege des Outputs sind vielfältig: Er gelangt per e-Mail, Fax, SMS und Hard-Copy an seinen Empfänger.

(Sch)ade

Allen Unkenrufen zum Trotz ist das Ende der Papierflut noch immer nicht in Sicht. Das Output-Management verändert sich trotzdem stetig. Kostenreduktion durch cleveres Formularmanagement, die Integration von Workflow-Komponenten und die strukturierte Archivierung von Schriftwechsel sollen den Arbeitsalltag erleichtern. Formulargeneratoren helfen sparen, verbinden Text mit Grafiken und machen damit vorgedruckte Unternehmenspapiere sowie deren Lagerung überflüssig. Das Entwickeln eigener Formulare am PC und das Mischen von Spool-Dateien zum Ausdruck auf Normalpapier spart neben Satz- und Druckkosten auch Manpower, die für das Separieren bzw. Sortieren von Mehrfachsätzen nötig war.

Berge an Briefen

Insbesondere große Unternehmen – wie zum Beispiel Versicherungen, Banken oder auch Finanzämter – verschicken oft am gleichen Tag mehrere Briefe an ein und denselben Adressaten, weil dieser mit mehreren Verträgen oder Konten geführt wird. Dieses organisatorische Problem sorgt beim Empfänger für Irritationen, erzeugt unnötig hohe Portokosten und verschlingt Büromaterial. Inzwischen sind Lösungen am Markt erhältlich, mit denen sich Dokumente an denselben Empfänger auch dann zusammen ausdrucken und für den gemeinsamen Versand vorbereiten, wenn sie unterschiedliche Vertrags- bzw. Kundennummern oder sonstige organisatorische Selektionsmerkmale aufweisen.

Den Empfänger freut es, geht doch sein Partner mit wichtigen Ressourcen ganz offensichtlich verantwortungsbewusst um. Auch die Duplex-Fähigkeit bestimmter Lösungen hilft beim Sparen: Zusatzinformationen finden auf der Rückseite des eigentlichen Schriftstücks ihren Platz. Auch das ist als sinnvoller Beitrag zum Senken der gewichtsabhängigen Porto- wie auch der Papierkosten zu werten. Mit modernen Output-Management-Lösungen lassen sich sogar Spool-Dateien separieren: Ein Part wird auf unterschiedlichen Druckern ausgegeben, ein anderer per Fax verschickt und der Rest elektronisch an den jeweiligen Adressaten übermittelt.

Integration gefragt

Zunächst wurden die oftmals großen Papierarchive durch Dokumenten-Management-Systeme (DMS) abgelöst. Inzwischen sind aber vielmehr die Integrationen in vorhandene Software-Umfelder sowie unternehmensweite Lösungen gefragt. Zweifelsohne führt der DMS-Einsatz zu erhöhter Produktivität, reduziert die Kosten und steigert deutlich die Auskunftsbereitschaft im Unternehmen. Um die vorrangigen Unternehmensziele – wie Wettbewerbsfähigkeit und Kundenzufriedenheit – zu fördern, ist Integration gefragt: ERP, CRM und SCM müssen durch ein effizientes Dokumenten-Management unterstützt werden.

Die Dokumentenarten sind heute vielfältig: Neben Datenbankdateien, Spool-Files und PC-Dokumenten finden immer mehr auch PDF-Dokumente, Audio-/Video-Dateien und digitale Fotos in die Archive. Kostenvoranschläge und Gutachten werden durch Bilder ergänzt; komplette Akten werden auch von extern via Browser einsehbar.

Verzweifelt gesucht…

wird heute zumindest im Unternehmensumfeld nicht mehr. Die auf dem Markt verfügbaren Archivierungslösungen bieten unterschiedliche Search-Funktionen an: neben Volltextsuche auch Bool’sche Verknüpfungen und einstellbare Trefferlisten. Das Suchen aus jedweder Anwendung heraus ist der Traum jedes Users und mit den modernen Lösungen ist es inzwischen auch möglich.

Nach aktuellen Einschätzungen von Gartner werden bis zum Jahr 2004 Kernfunktionalitäten aus dem integrierten Dokumenten-Management auch in 90 Prozent aller e-Learning-Produkte eine Schlüsselrolle spielen. Ebenso werden Software-Anbieter für Dokument-Management zukünftig neben Workflow, Content-Management und Team-Arbeit auch Funktionalitäten für das Management von Lerninhalten stärker integrieren müssen. Diese Funktionalitäten werden in so genannten „Smart Enterprise Suites“ zusammenwachsen, so Gartner. Diese kombinieren u.a. Funktionalitäten wie Content-Management, Team-Arbeit, Information Retrieval, Workflow und Portalanwendungen. Hauptvorteil ist zum einen die kostengünstige Integration und zum anderen die Unterstützung von Geschäftsprozessen in global agierenden Unternehmen. Informationen und Daten werden schließlich nur dann sinnvoll genutzt, wenn sie nicht nur verwaltet werden, sondern auch in die interaktive Zusammenarbeit eingebunden sind.

Profile abklopfen

Unsere Anbieterübersicht gibt einen detaillierten Überblick über die Funktionalitäten der am Markt befindlichen Lösungen. Wer seine Entscheidungsfindung durch ein persönliches Gespräch unterstützen möchte, hat dazu auch während der DMS Expo in Essen Gelegenheit. Auf 32 praxisbezogenen Demopunkten präsentiert IBM gemeinsam mit Geschäftspartnern vom 3. bis 5. September Dokumenten-, Content- und Wissens-Managementlösungen, die sowohl in kleinen als auch in großen Unternehmen eingesetzt werden können.

Die Schwerpunkte liegen auf Unternehmensportalen und Lösungen für das Wissens- und Dokumenten-Management, das Web Content- und Media Asset-Management sowie die Dokumentenerfassung und -archivierung beziehungsweise die Dokumentenspeicherung.

Die DMS EXPO wird in diesem Jahr erstmals von einer Fachtagung des internationalen Anwender- und Herstellerverbands AIIM begleitet. Die „AIIM Conference @ DMS EXPO“ informiert über aktuelle Themen im Informations- und Dokumenten-Management – wie etwa die rechtlichen Anforderungen beim Content-Management, e-Business und im Archivierungsumfeld.