Die Chefetagen von Großunternehmen und mittelständischen Betrieben beschäftigte in den letzten Jahren vor allem eine Frage: Wie und wo kann man Kosten sparen? Auf der Suche nach einer Antwort kommen eingefahrene Geschäftsprozesse auf den Prüfstand. Sie müssen im Licht der technologischen Möglichkeiten ihre Effektivität unter Beweis stellen. Im Bereich Drucksysteme helfen Output Management-Lösungen wie Infoprint Server für IBM iSeries beim Sparen. Viele Unternehmen wissen nicht genau, wie teuer sie der Dokumenten-Druck zu stehen kommt. Um sich hier einen Überblick zu schaffen, ist es zunächst notwendig, sich ein Bild vom gesamten Dokumenten-, Formular- und Auftragsfluss zu machen. Sind diese Prozesse erst analysiert, offenbart sich, was und wie man sparen kann: Insgesamt cirka eine Milliarde Euro an unnötigen Druckkosten, schätzen Branchenkenner.
Prozesse automatisieren
Um die Prozesse in den Blick und in den Griff zu bekommen, nutzen Unternehmen immer häufiger moderne Output Management-Systeme. Dabei geht es vor allem um die Digitalisierung und Automatisierung ehemals manueller Prozesse. Output Management bezeichnet die Präsentation von Informationen in unterschiedlicher Darstellung und deren Aufbereitung für verschiedene Ausgabemedien. Der Output wird dabei zentral gesammelt, sortiert und ortsunabhängig auf Zielmedien – wie Drucker, Fax, e-Mail oder die Poststraße – verteilt. Ein solches System kann Kopier-, Druck- und Handling-Kosten deutlich senken, laut Schätzungen bis zu einem Drittel bezogen auf den gesamten Output.
Output Management erleichtert Dinge wie Just-in-time-Produktionen von Hochglanzbroschüren für die Marketing-Abteilungen. Diese können individuell gestaltet und personalisiert werden, ohne dass dabei der Offset-Druck herangezogen werden muss. Auch das Customer Relationship Management profitiert davon, indem Kunden leichter und schneller, auf dem von ihnen gewünschten Weg, angeschrieben werden können: per Fax, per e-Mail mit oder ohne Attachement oder mit der Post.
Wie konkret die Einsparungen mittels Output Management sein können, erfährt ein Unternehmen, wenn es seine Aufwendungen von Postversendungen kontrolliert. Die deutsche Post bietet nämlich Rabatte auf vorsortierte Briefe und dies ist eine Leistung, die innerhalb des Output Managements leicht eingerichtet werden kann. Außerdem können mittels Output Management Dokumente aus verschiedenen Quellen gesammelt und sortiert und einem bestimmten Adressaten zugeordnet werden. Automatisch bekommt dieser dann seine gesamte Post in einem Kuvert ohne Dubletten und Mehrfachsendungen.
Basis eines effizienten Output Managements ist eine Software-Lösung wie IBM Infoprint Server für IBM iSeries, die den Verteilungsprozess automatisieren kann und für mehr System-Zuverlässigkeit sorgt. Sie kann die Informationen außer auf Papier auch in jedes beliebige elektronische Format umwandeln, je nachdem, in welcher Gestalt es von wem gewünscht wird. Das Programm arbeitet reibungslos mit den schon im Unternehmen vorhandenen Hardware-Komponenten und Anwendungen zusammen. Es beinhaltet Erweiterungen, mit deren Hilfe das Druck- und Ausgabesystem umstrukturiert und effektiver gestaltet werden kann.
Vorzüge des Spool-Managements
Wichtige Vorzüge von IBM Infoprint Server für iSeries liegen in den Sicherheits- und Indexfunktionalitäten. Durch die Verwaltung der Druckaufträge über das IBM Betriebssystem OS/400 Spool können Druckaufträge jederzeit wiederhergestellt und Account-spezifische Informationen gespeichert werden. Zudem werden Abrechnungen automatisch protokolliert. Dokumente und Dateien lassen sich so indexieren, dass sie von Mitarbeitern schnell aus dem Archiv abgerufen werden können. Diese Funktion kommt etwa Call-Center-Mitarbeitern zugute, die schnelle Antworten zu ganz bestimmten Dokumenten – wie beispielsweise Rechnungen – finden müssen.
Vor allem große und mittlere Unternehmen profitieren von Output Management. Durch automatisierte Prozesse und schnellen Zugriff lassen sich Betriebsausgaben erheblich reduzieren. Und das ist heutzutage immer noch eine der wichtigsten Zielvorgaben in den Chefetagen.
Arnold Vogt, Production Printer Marketing – Central Region, IBM Printing Systems Division
IBM Deutschland GmbH
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