Wenn es um Output-Management für die IBM i – die frühere AS/400 – geht, kommt die Rede schnell auf den Wiener IT-Dienstleister ROHA Software Support GmbH. Die eigenentwickelte Output-Management-Lösung SpoolMaster ist mit mehr als 870 Installationen weltweit im Einsatz und wird laufend optimiert und weiterentwickelt. Seit Oktober 2018 ist ROHA Teil von Axians ICT Austria. Im Gespräch mit dem Midrange Magazin (MM) verdeutlicht Business Unit Manager und Prokurist Mag. Christian Fugina, wie modernes Output-Management gelingen kann.

MM: Worauf sollten Anwender achten, wenn sie das für sie richtige Output-Management-System auswählen?
Fugina: Beim Begriff „Output-Management “ denkt man im ersten Moment oft nur an Drucken und Druckermanagement. Es ist jedoch weit mehr, was moderne Output-Management-Lösungen heute leisten müssen. Von Anfang an sollte klar definiert sein, welche Ziele erreicht und welche Anwendungsfälle abgedeckt werden sollen. Druckermanagement, Multi-Channel-Kommunikation, Erstellung und Versand individualisierter Dokumente, Archivierung – um nur einige Aufgaben zu nennen. Wichtig ist vor allem auch eine flexible Softwarelösung, die auf langfristige Verwendung ausgelegt ist und rasch an neue Gegebenheit angepasst werden kann. Aus meiner Sicht ist ein modularer Aufbau wichtig, weil damit die Anschaffungskosten niedrig gehalten werden können. Man erwirbt nur jene Funktionen, die zum aktuellen Zeitpunkt auch tatsächlich benötigen werden – also beispielsweise „nur“, um Druckkosten einzusparen. Wenn im nächsten Schritt eine Vernetzung aller Kanäle erfolgen soll, hat man mit einer modularen Softwarelösung die optimale Basis geschaffen.

Quelle: ROHA Software Support GmbH

Mag. Christian Fugina: „Der Input unserer Kunden führt seit vielen Jahren zu maximalem Output. Anforderungen wachsen mindestens ebenso schnell wie Informationen, Dokumente und Daten. Da muss die Output-Management-Lösung mithalten können. Dank SpoolMaster behalten unsere Kunden zu jeder Zeit den Überblick im Output-Dschungel und können sich auf eine bedienerfreundliche, flexible und kosteneffiziente Lösung verlassen.“

MM: Wovon profitieren Unternehmen, die Lösungen wie SpoolMaster einsetzen?
Fugina: Wie schon gesagt, – ein modernes Output-Management-System ist wesentlich mehr als ein „Spool-Aufbereiter“, mit dem man Druckkosten spart. SpoolMaster verarbeitet den gesamten Output eines Unternehmens. So können beispielsweise Vorgaben im Rahmen des Corporate Designs bequem umgesetzt werden. Man erstellt Ausdrucke so, wie man es auch am PC tut, bindet Grafiken, Logos oder Firmenschriften ganz einfach in Ausgaben ein und konvertiert Dokumente in PDF oder PDF/A, etwa für die Archivierung oder für den E-Mailversand. Das spart Papier-, Versand- und Handling-Kosten. Zusätzlich können Daten nach Belieben weiterverarbeitet werden. Aufgrund der schnellen und einfachen Integration in bestehende Strukturen profitieren alle Unternehmen, die IBM i Spools aus ihrer Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lagerhaltung etc. weiterverarbeiten und ausgeben müssen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße.

MM: Gibt es Anwendungsbeispiele aus der Praxis?
Fugina: Ja, da gibt es natürlich einige. Das Schweizer Unternehmen Oswald beispielsweise war mit SpoolMaster innerhalb weniger Wochen in der Lage, die auf AS/400-Systemen erzeugten Reports zu modernisieren. Sämtliche Berichte werden heute als PDF aufbereitet und nur soweit notwendig gedruckt. Eine Maßnahme, die sich im Zusammenhang mit COVID bedingtem Homeoffice als massiver Vorteil erwiesen hat. Sämtliche Printouts sind heute jederzeit von überall aus verfügbar oder werden individuell als E-Mail-Anhang zugestellt. Oder ein weiteres Anwendungsbeispiel aus der Praxis: LTS Licht & Leuchten GmbH hatte mehrere Tools im Einsatz, um PDF-Dokumente zu erstellen und diese für das Archiv zu beschlagworten. Mit SpoolMaster ist es nun möglich, all diese Aufgaben in einem einzigen Arbeitsschritt zu erledigen. Die kompetente und schnelle Projektabwicklung war ein wesentliches Argument, warum sich LTS für uns und den Output-Allrounder SpoolMaster entschieden hat.

MM: Können Sie mit weiteren Beispielen aufwarten?
Fugina: Ja, BECOM Electronic GmbH nutzt SpoolMaster schon seit vielen Jahren. Um die bereits in der Unternehmenszentrale erfolgreich genutzten Output-Management-Formate (u. a. PDF, E-Mail, Formulargestaltung etc.) auf der Plattform IBM i auch in der chinesischen Tochterfirma nutzen zu können, wurde eine komplette SpoolMaster-Installation remote aus Österreich durchgeführt, getestet und zum Einsatz gebracht. Dank des schlanken Softwaredesigns von SpoolMaster reichen selbst geringe Internet-Bandbreiten aus, um eine kompakte und rasche Gesamtimplementierung durchführen zu können. Die Vielseitigkeit von SpoolMaster zeigt sich auch darin, dass chinesische Schriftzeichen gedruckt bzw. als Overlays verwendet werden können. Auch der deutsche Automobilteile-Zulieferer Neimcke GmbH & Co. KG hat sich für SpoolMaster entschieden, um Rechnungen in drei verschiedenen Formaten erstellen und per E-Mail verschicken zu können.

Quelle: ROHA Software Support GmbHMM: Elektronische Formate und weg vom Papier gewinnen immer mehr an Bedeutung. Wie können Lösungen wie SpoolMaster hierbei für Unternehmen nützlich sein?
Fugina: SpoolMaster wird laufend weiterentwickelt und dank des modularen Aufbaus kann die Funktionalität jederzeit erweitert werden, wenn neue Anforderungen entstehen. Mit der Veröffentlichung des neuen Releases von SpoolMaster 6.2 PTF 2.00 Anfang August sorgen wir auch weiterhin dafür, dass das Output-Management unserer Kunden am Puls der Zeit bleibt. Mit den neuen Modulen „E-Billing“ und „E-Mail Tracking“ schlagen wir genau in diese Kerbe.

MM: Was ist darunter zu verstehen?
Fugina: E-Billing als zeitgemäße, umweltbewusste, rasche, dokumentierte und sichere Übermittlung von Rechnungen ist nahezu unumgänglich und wird von manchen Akteuren, zum Beispiel staatlichen Einrichtungen, mittlerweile als Standard für die Zusendung von Rechnungen vorgeschrieben. Das Modul „E-Mail Tracking“ ist vor allem bei zeitkritischen oder zeitabhängigen Benachrichtigungen (an behördliche Stellen, Fristenläufe etc.) als Dokumentation und Nachweis von großem Nutzen. Im Rahmen einer kostenlosen Live-Demo am 30. September um 10:00 Uhr erläutern wir Funktionsweise und Einsatzbereiche des neuen Moduls. Anmeldungen können direkt an info@roha.at geschickt werden.

Quelle: ROHA Software Support GmbHMM: Steigender Wettbewerbsdruck veranlasst Unternehmen verstärkt dazu, Abläufe zu optimieren, Potenziale voll auszuschöpfen und damit Kosten zu senken. Welche Rolle spielen Output-Management-Systeme in diesem Zusammenhang?
Fugina: Ganz klar – bei der Erreichung dieser Ziele spielen Output-Management-Systeme eine wesentliche Rolle. Vor allem dann, wenn Kosten reduziert werden sollen. Eine Studentengruppe der ABB Technikerschule aus der Schweiz ist erst kürzlich an uns herangetreten, da im Zuge einer Semesterarbeit geeignete Spar- und Digitalisierungsmöglichkeiten für ein Schweizer Industrieunternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitenden gesucht wurden. Um eine direkte Optimierung sowie Einsparungen in kurzer Zeit zu erreichen, entschied man sich für SpoolMaster. Mittels Schnittstelle werden Dateien aus dem ERP in PDFs umgewandelt und auch gleich direkt per E-Mail verschickt. Dokumentenaustausch so wie auch die Datenablage konnten einfach und schnell digitalisiert werden. Das spart Druck- und Papierkosten sowie personelle Aufwände. Auch die daraus resultierende Schonung der Umweltressourcen war den Studierenden wichtig. Auf Wunsch senden wir Interessierten die Benefits, die von der Studentengruppe errechnet wurden, gerne zu.

MM: Seit Oktober 2018 ist ROHA Teil von Axians ICT Austria und vereint damit nicht nur die bis dahin entstandenen Unternehmen, sondern vor allem die vielfältige Bandbreite an IT-Lösungen unter einem Dach. Welche Lösungen sind das genau?
Fugina: Einer der Kernbereich ist die Entwicklung und Programmierung von kaufmännischen Geschäftsanwendungen für IBM i (AS/400 iSeries). Das reicht von Standardlösungen bis hin zur individuellen Softwareentwicklung und Wartung der Hardware. Unser Team aus erfahrenen Software-Entwicklern umfasst mehr als 100 Jahre Know-how in diesem Bereich. Zusätzlich bieten wir unseren Kunden Dienstleistungen im Bereich Netzwerktechnik und IT Support für PC- und IBM i (AS/400) an. Seit mehr als 25 Jahren kümmern wir uns um reibungslos funktionierende IT-Landschaften. Mit dem bewährten Output-Allrounder SpoolMaster sorgen wir – wie schon besprochen – für ungeahnte Einsparpotenziale. Und last, but not least – seit 2004 unterstützen wir Unternehmen bei der Implementierung von Business Intelligence Lösungen. Als offizieller Qlik Solution Provider profitieren Unternehmen nicht nur von der Software Qlik, sondern vor allem auch von unserer langjährigen Erfahrung und Fachkompetenz. (rhh)

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