Der Info-Welle folgt die e-Mail-Flut: Jetzt ist ein Dokumenten-Management-System (DMS) nötig, um die elektronische Post im zentralen Dokumenten-Pool geordnet abzulegen – gemeinsam mit thematisch dazugehörigen Schriftstücken und Dateien. Internet und e-Mail-Kommunikation beschleunigen die Geschäftsprozesse immer mehr. Die elektronische Post wird dabei in zunehmendem Maße zum wichtigsten Kommunikationsmedium zwischen Geschäftspartnern. Über kurz oder lang fühlen sich die Anwender wahren e-Mail-Fluten ausgesetzt. Damit nichts im Rechner verschwindet, werden viele e-Mails nach wie vor ausgedruckt. Die Papierflut ist perfekt, die Übersicht dahin. Hinzu kommen viele verschiedene Archivinseln: Wichtige Dokumente lagern in Aktenordnern, andere wiederum als Dateien auf der Festplatte, e-Mails landen in einem Mail-System. Die Folge: Für einen Vorgang muss mehrfach in unterschiedlichen Archiven recherchiert werden.

Gemeinsamer Dokumenten-Pool

Genau der Zeit- und Kontrollaufwand ist für viele DMS-Anbieter ausschlaggebend, um Zusatzfunktionalitäten in e-Mail-Archivierungssysteme zu integrieren. Doch die geordnete Ablage der elektronischen Post ist nur dann sinnvoll, nachdem diese mit allen anderen Dokumententypen in einem gemeinsamen Pool liegen. Nur so erhält der Anwender, wenn er nach einem Kunden, Vorgang, Projekt oder anderen Ordnungskriterien recherchiert, neben Belegen, Briefen, Faxen, Dateien eben auch die dazugehörigen e-Mails. Isolierte Systeme, die diese in eigene Notes-Archive ablegen, schaffen nur neue Archivinseln.

Um das zu verhindern, bietet DocuWare zu seiner Standard-Software DocuWare 4.1 entsprechende Zusatzmodule an: DocuWare Connect to Notes beispielsweise archiviert neben anderen in Notes/Domino enthaltenen Dokumenten auch e-Mails. Das Modul wird dazu in die Notes/Domino-Datenbank integriert; die Einstellungen für die Archivierung erfolgen in der gewohnten Notes-Umgebung.
Auch die Dokument-ID-Nummer eines Notes-Dokuments wird bei der Archivierung als Indexbegriff übernommen. Dadurch ist jederzeit eine klare Zuordnung des archivierten Dokuments zum ursprünglichen Notes-Dokument gegeben. Weiterhin werden sämtliche Archivierungsvorgänge in einer eigenen Notes-Protokoll-Datenbank aufgezeichnet.

Möglichkeiten der e-Mail-Archivierung

Die Software verfügt über zwei Modi: Beim manuellen Modus stößt der Benutzer für jedes e-Mail individuell die Archivierung an. Dies geschieht direkt in Notes, indem er die Archiv-Option anklickt. Im automatischen Modus startet die Dokumentenklassifikation selbsttätig und legt das e-Mail in das entsprechend konfigurierte Archiv ab. Dabei werden die Notes-Dokumente – also auch e-Mails – im Hintergrund automatisch in das konfigurierte Archiv abgelegt. Der Administrator kann dazu unterschiedliche Kriterien zum Ablauf der selbsttätigen Archivierung festlegen.

Verwaltung von e-Mails

Zur e-Mail-Verwaltung wird der Text zunächst in ein Standardformat – wie z.B. RTF – konvertiert. Dies gewährleistet ein Höchstmaß an Kompatibilität, denn der Benutzer kann auf seine archivierten Mails auch ohne die Benutzung spezieller e-Mail-Viewer zugreifen. Die e-Mail-Anhänge lassen sich als eigene Dateien mitarchivieren. Dabei wird die DocuWare-Technik der mehrseitigen Dokumente genutzt. Der Benutzer blättert dazu im Viewer vor und zurück und erhält dabei zunächst den Mail-Text und dann die Anhänge angezeigt. Handelt es sich dabei um TIFF-Dateien, werden sie in das DocuWare-TIFF-Format umgewandelt, so dass alle Markierungs- und Stempelfunktionen einsetzbar sind; auch OCR und Barcode-Erkennung funktionieren. Ist das Dokument bzw. die e-Mail archiviert, kann anschließend alles oder nur das Attachment aus Notes gelöscht werden, oder es kann alles in Notes unverändert gespeichert bleiben.

Zugriffsrechte und Recherche-Möglichkeiten

Im Archiv stehen alle Mechanismen zur Zugriffskontrolle zur Verfügung, d.h.: nur für bestimmte Benutzer oder Gruppen, für ganze Archive oder für einzelne Dokumente in Abhängigkeit von den Indexeinträgen. Des Weiteren bietet das Dokumenten-Management-System (DMS) alle Arten der Recherche, die für die bisherigen Dokumenttypen möglich waren, gleichermaßen für e-Mails an. Neben dem Web-Client steht auch die Möglichkeit zur Verfügung, Archive komplett auf CD auszulagern und eigenständig von dort zu recherchieren.

Vorteile der Archivierung aus Notes

Anwender, die nur mit der Bedienung von Lotus Notes vertraut sind, können schnell und einfach über eine separate Schaltfläche innerhalb der Notes-Anwendung die Archivierung vornehmen. Die Optionen für den automatischen Modus erfordern lediglich Einstellungen durch den Administrator. Für Notes-Anwender ändert sich dann nichts an der gewohnten Arbeitsweise, da die Archivierung im Hintergrund abläuft. Daneben stellt die Software umfassende Möglichkeiten zur Erstellung revisionssicherer TIFF-Dokumente aus beliebigen Windows-Anwendungen (TIFF-Maker) sowie zur Erfassung von Papierbelegen (Scannen) bereit. Dokumente können ganz einfach nach Lotus Notes importiert werden. Mit der Möglichkeit, nur Attachments zu archivieren, wird der benötigte Speicherplatz für die Notes-Datenbank erheblich verringert. Dies erleichtert deren Wartung, Sicherung und Replikation beträchtlich. Bei gleicher Größe der Datenbank können wesentlich mehr Notes-Dokumente im direkten Zugriff stehen.

Import von Dokumenten nach Notes

Mit DocuWare Connect to Notes werden Dokumente aus einem DocuWare-Briefkorb als Kopien übernommen und an Notes-Dokumente als Attachment angehängt. Die Dokumente im Posteingang des DMS können aus einem Archiv stammen oder durch Scannen, den TIFF-Maker oder Active Import erfasst worden sein. Innerhalb des DMS stehen dem Anwender nützliche Funktionen zur Bearbeitung der Dokumente zur Verfügung, wie zum Beispiel das Zusammenheften und Trennen einzelner Dokumente oder auch die Stempelfunktion. Diese DocuWare-Dokumente können ganz einfach an Lotus Notes übergeben und dort genutzt werden.

DocuWare AG

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