Mit dem Add-on apm identifier von valantic lässt sich der Benutzerantrag in SAP in einen durchgängig transparenten Workflow bringen und vollständig automatisieren. Quelle: valantic ERP Services AG

Rund 2.000 Benutzeranträge in SAP hat die Raiffeisen Waren-Zentrale Rhein-Main eG (RWZ), durch Eintritt, Austritt, Funktions- oder Abteilungswechsel von Mitarbeitern pro Jahr zu bewältigen. Die sehr individuellen Anforderungen ihrer 13 Geschäftsbereiche, mehrere in das Antragsverfahren involvierte Personen und historisch gewachsene Prozesse gestalteten den Einstieg für neue Mitarbeiter in der Vergangenheit mitunter zeitaufwendig. Durch den Einsatz des apm identifier der valantic ERP Services AG (ehemals realtime AG), Lösung für den Benutzerantrag in SAP, hat die Genossenschaft den Onboarding-Prozess deutlich vereinfacht und beschleunigt. Die Berechtigungsvergabe in SAP sowie die Ausstattung mit Arbeitsmitteln wurde in einen transparenten Workflow integriert.

Die RWZ ist die drittgrößte unter den in Deutschland im Agrarhandel tätigen Hauptgenossenschaften. Rund 3.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind deutschlandweit an über 200 Standorten tätig. Aktiv ist sie für über 150 Mitgliedsgenossenschaften, 70.000 Landwirte, Winzer und Gartenbauer sowie tausende gewerbliche und hunderttausende Privatkunden.

„Die GRC-Lösung apm atlantis von valantic haben wir bereits in unserem SAP ERP und im SAP CRM erfolgreich im Einsatz. Der Prozess des Benutzerantrags war im Laufe der Zeit bei uns historisch gewachsen, aber nie standardisiert worden“, erklärt Nils Meißner, Gruppenleiter Anwendungsberatung bei der RWZ. Die 13 Geschäftsbereiche mit sehr unterschiedlichen Anforderungen und eine entsprechende Auswahl an Rollen und Berechtigungen stellten zudem hohe Anforderungen an die Sachkenntnisse der Antragsteller und gestalteten das Ein- und Ausphasen von Mitarbeitern mitunter sehr zeitaufwendig. Eine komplexe und kostenintensive Identity-Management-Software kam für die RWZ jedoch nicht in Frage. Die Genossenschaft wünschte sich eine schlanke Lösung, die den bestehenden Prozess weniger fehleranfällig machen, beschleunigen und für umfassende Transparenz sorgen sollte. Da bei der RWZ die GRC-Lösung apm atlantis von valantic bereits sowohl im SAP ERP und im SAP CRM erfolgreich im Einsatz ist, wurde man auf die neue Erweiterung apm identifier für den Benutzerantrag in SAP aufmerksam.

Standardisierte und transparente Prozesse

„Mit der Möglichkeit, SAP-Rollen und -Arbeitsmittel workflowbasiert zuzuweisen und das Onboarding durch vorkonfigurierte Benutzergruppen deutlich zu vereinfachen, bot uns der apm identifier genau das Optimierungspotenzial, das wir uns gewünscht hatten“, erklärt Nils Meißner, Gruppenleiter Anwendungsberatung bei der RWZ.

Die RWZ Rhein-Main eG (RWZ) ist die drittgrößte unter den in Deutschland im Agrarhandel tätigen Hauptgenossenschaften. Quelle: RWZ Rhein-Main eG

Deutliche Vereinfachung und mehr Transparenz

Mit dem Rollout wurde zunächst bei den Vertriebsgruppen begonnen, die jeweils zwischen 100 und 150 Mitarbeitern betreuen. Durch die Definition von zwei Keyusern, die sich um den Benutzerantrag eines Mitarbeiters kümmern, sowie zwei Genehmigern wurde die Anzahl der in den Prozess involvierten Personen bereits deutlich reduziert.

Die Keyuser erhalten die Zuweisung zu einer Benutzergruppe, die den Filter dafür setzt, was für den jeweiligen Bereich an Berechtigungen und Arbeitsmitteln relevant ist.

Durch den Einsatz des SAP Add-on apm identifier von valantic konnte die RWZ den Onboarding-Prozess deutlich vereinfachen und beschleunigen. Quelle: RWZ Rhein-Main eG

Durch die so erreichte Vereinfachung ist der Prozess weniger fehleranfällig und eine Falschauswahl praktisch ausgeschlossen. Der Benutzerantrag lässt sich durch die Überführung in einen Workflow nun vollautomatisiert umsetzen. Prozessfortschritt und Bearbeitungsstand sind jederzeit einsehbar, lästiges Nachfragen nicht mehr erforderlich. Selbst Funktionstrennungskonflikte und kritische Berechtigungen in SAP können im Voraus vermieden werden.

„Die Transparenz sorgt für eine sensiblere Betrachtung und Pflege der Benutzerkonten durch den Geschäftsbereich. Zusätzlich erhöht sich die Datenqualität, denn dank des einfachen und komfortablen Umgangs mit dem Benutzerantrag werden Aktualisierungen jetzt schneller angegangen und umgesetzt“, resümiert Meißner.

Nach den positiven Erfahrungen bei den Vertriebsgruppen wird der Rollout nun sukzessive auch in den anderen Geschäftsbereichen fortgesetzt.

valantic ist die Nr. 1 in punkto Digitale Transformation und zählt zu den führenden Digital Solutions-, Consulting- und Software-Gesellschaften am Markt. Dabei verbindet valantic technologische Kompetenz mit Branchenkenntnis und Menschlichkeit. Über 800 Kunden vertrauen auf die Expertise und das hochqualitative Beratungs-, Lösungs-, Produkt- und Dienstleistungsportfolio – darunter 19 von 30 DAX-Konzernen und ebenso viele der führenden Schweizer und österreichischen Unternehmen. Entstanden ist valantic durch den partnerschaftlichen Zusammenschluss von Unternehmen, die in ihren Segmenten marktführend sind. Das Leistungsspektrum umfasst erfahrene Prozess- und IT-Expertenteams aus den Bereichen Banking, Business und Predictive Analytics, SAP-/ERP-Beratung, Enterprise Software, E-Commerce, Supply Chain Management und CRM. Über die valantic ERP Services AG Die valantic ERP Services AG verbindet als SAP Gold Partner Beratung und Implementierung rund um die SAP Business Suite mit exzellenten Support Services. Der Logistikexperte ist vor allem in der Prozessindustrie führend. Selbst entwickelte SAP Add-ons für die Bereiche Stammdaten, GRC, Berechtigungen und Biometrie ergänzen das Portfolio.