Ein Trend zeichnet sich heute in der Arbeitswelt immer deutlicher ab: Um im Team erfolgreich zu arbeiten, müssen Kommunikationsprozesse schnell und dynamisch ablaufen. Ziel dabei ist der Informationsaustausch in Echtzeit. Technisch gesehen stützt sich der „intelligente Arbeitsplatz der Zukunft“ auf die Säulen: Portal, Collaboration und Content Management. Mit dem IBM Workplace-Konzept bieten sich so neue Lichtblicke in der täglichen Kommunikation: Virtuelle Teamräume, e-Learning, Instant Messaging, Workflow, e-Mail, Chat und e-Meetings auf einer Benutzeroberfläche kurbeln den Informationsaustausch an.

Virtueller Arbeitsplatz = intelligenter Arbeitsplatz

Collaboration Software fördert die effiziente Zusammenarbeit, da die Mitarbeiter in virtuellen Teamräumen gemeinsam an Dokumenten arbeiten oder via Instant Messaging und Suchmaschine nach einem Experten suchen können, der gerade im Büro ist und bei Fragen mit den richtigen Informationen weiterhilft. Früher musste oft stundenlang telefoniert und immer wieder nachgehakt werden, bevor man oft erst nach Tagen den richtigen Ansprechpartner ausfindig machen und persönlich sprechen konnte. Heute ist dank IBM Instant Messaging auf einen Blick sichtbar, welche Kollegen im Urlaub oder auf Geschäftsreise und welche aktuell an ihrem Platz erreichbar sind.

Web-Konferenz

Bequem vom Bürobildschirm kann das Team ortsunabhängig Präsentationen verfolgen und über Audiokonferenz oder am Telefon diskutieren. Und wenn es Sprachbarrieren zu überwinden gilt, bieten sich mehrsprachige IM-Konferenzen an: Jeder Teilnehmer erhält den Nachrichtentext in seiner Muttersprache. Multilinguale Simultanübersetzung macht es möglich und lässt die Reisekosten und Reisezeiten auf ein Minimum schrumpfen.

Dokumente aller Art gemeinsam nutzen

Weiter als der bloße Informationszugriff oder der schnelle Austausch mit einem Kollegen geht die zeitgleiche Zusammenarbeit an gemeinsamen Dokumenten. Dabei steht ein Dokumentmanager zur Verfügung, mit dem man Dokumente aller Art gemeinsam nutzen, organisieren und editieren kann. Egal ob Handbücher, Grafiken der Marketing-Abteilung oder Tabellenblätter mit Finanzdaten – der Dokumentenmanager koordiniert Freigabeprozesse, stellt Meta-Daten bereit und bietet eine integrierte Suchfunktionalität, die Verwaltung von Anzeigeberechtigungen sowie eine Versionssteuerung.

Speziell für Arbeitsgruppen sind die Team-Arbeitsbereiche – die so genannten Work Areas – konzipiert. Bislang waren meist zeit- und kostenaufwendige persönliche Treffen notwendig, wenn sich nicht alle Team-Kollegen an einem Standort befanden. Inzwischen muss der Mitarbeiter nicht einmal seinen Arbeitsplatz verlassen, wenn er beispielsweise mit dem Marketing-Verantwortlichen noch die letzten Eckpunkte einer Abschlusspräsentation für eine neue Versicherungs-Police durchgehen möchte. Die Team-Arbeitsbereiche werden vorher innerhalb des Portals implementiert und anschließend an die Anforderungen des jeweiligen Teams angepasst. Dokumente, Anwendungen und andere Informationen, kurzum alles was zum effizienten Arbeiten notwendig ist, kann von den Nutzern hinzugefügt werden. Nachdem sich alle registriert haben, steht der gemeinsamen Projektarbeit nichts mehr im Wege. Eine Kalenderfunktion sorgt dafür, dass alle Mitglieder ihre Termine planen und untereinander abstimmen können.

Fachautor: Peter Hantl, Marketing Manager Lotus Central Region