Für viele Unternehmen war der Jahrtausendwechsel Anlass, sich nach einer neuen Software umzusehen. Auch die Heinrich Kuper GmbH & Co. KG, ein bekanntes Unternehmen aus der Holzindustrie, entschied sich damals für etwas Neues und zieht jetzt eine erste Bilanz. Manch einem Verantwortlichen in einem Unternehmen wird es flau in der Magengegend, geht es an die Einführung einer neuen Software: Produktionsstillstände, Datenverluste, gestresste Mitarbeiter, um nur drei der schlimmsten Befürchtungen zu nennen. Dass es auch anders laufen kann, zeigen der Holzverarbeitungsspezialist Kuper aus Rietberg und die Ettlinger command ag. Die Einführung der neuen ERP-Software FRIDA wurde auf zwei Jahre verteilt. „Wir haben uns für die Implementierungsvariante in kleinen Schritten entschieden“, meint Bernd Westhoff, EDV-Leiter im Hause Kuper, „so konnten sich die Mitarbeiter gut auf die neue, integrierte Software umstellen.“

Mit weit gefächerten Geschäftsprozessen stellt der Händler und Maschinenbauer für Holzverarbeitungsmaschinen hohe Anforderungen an die ERP-Umgebung. Insgesamt müssen drei Geschäftsbereiche abgebildet werden: Einzelmaschinenbau, Anlagenbau und der Maschinenhandel für Neu- und Gebrauchtmaschinen. Das Angebot reicht vom Werkzeug bis zur kompletten Fabrik. Hinzu kommen noch spezielle Prozesse für Service und Dienstleistungen sowie Finanzierungsangebote. Demzufolge schwankt die Komplexität der Abläufe stark.

Die Entscheidungsträger bei Kuper haben sich für das bekannte Mittelstands-ERP-System aus Ettlingen entschieden. Seit vielen Jahren leistet eine IBM iSeries (vormals AS/400) ihren Dienst in Rietberg. Die Vorzüge dieser Maschine wollte man auf jeden Fall weiter nutzen. „Wir fanden, dass Frida rund 70 Prozent unserer Anforderungen im Standard abdecken konnte, das war verglichen mit den Mitbewerbern ein hoher Wert und damit die beste Ausgangsbasis“, erinnert sich der EDV-Leiter.
Das neue System löste eine Fülle von Einzelprogrammen ab, die teilweise mit selbst-erstellten Schnittstellen verbunden waren. Angefangen von der Buchhaltung, über mehrere Vertriebszweige bis zuletzt zur Produktion, führte man in den einzelnen Abteilungen nacheinander das neue System ein. „Die Datenübernahmen verliefen alle problemlos“, betont EDV-Chef Westhoff. „Die Tatsache, dass gleich zu Beginn des Projekts die Übernahme der Buchhaltung reibungslos vonstatten ging, hat uns imponiert. Der command-Mitarbeiter hatte alles im Griff, so dass es keine einzige Fehlbuchung gab.“

Mit dem neuen ERP-Standard entschied sich das Unternehmen auch für den Variantengenerator FRIDAflex. „Im alten System hatten wir keine Sachmerkmale für Varianten angelegt. Die Variantensoftware ist etwas ganz Neues für uns“, erläutert der EDV-Fachmann. Varianten sind bei Kuper einzelne Baugruppen, aus denen die Holzverarbeitungsmaschinen zusammengestellt werden. Teilweise werden die Baugruppen auch separat von den Kunden nachgefragt. Die unterschiedlichen Sachmerkmale betreffen zum Beispiel die Motoren oder Stromversorgungen mit länderspezifischen Anschlussspannungen. Arbeitsvorbereitung, Konstruktion und EDV-Abteilung erarbeiteten aus den alten Daten und Unterlagen gemeinsam eine Sachmerkmalsliste für künftig anzubietende Varianten. „Das war nicht einfach“, so Bernd Westhoff weiter, „aber die Mühe hat sich gelohnt. Der Vertrieb kann jetzt ohne Umschweife Auskunft darüber geben, ob eine Wunsch-Maschine gebaut werden kann oder nicht.“

Keine Probleme mit Rucksackprogrammen

Deckte der Frida-Standard auch nicht alle Anforderungen auf Anhieb ab, so brachte er doch eine Erweiterung des Funktionsumfangs ohne Zusatzprogrammierung mit: dem Variantengenerator. Was noch an Funktionalitäten fehlte, wurde individuell programmiert. „command hat uns bei allen Anpassungen intensiv unterstützt“, erklärt Westhoff, „nur einige Rucksackprogramme haben wir selbst gemacht.“ Da diese Ergänzungsprogramme unter der selben Entwicklungsumgebung wie das Hauptsystem geschrieben sind, gibt es keine Probleme bei künftigen Release-Wechseln.

Einige der nicht standardisierten Funktionen, welche der Anforderungskatalog notwendig machte, betrafen den Vertrieb. Das Rietberger Unternehmen verkauft unter anderem komplette Fertigungsstraßen, bei denen entsprechende Datenmengen anfallen. Der Umfang der Angebote kann 1.000 Seiten betragen. Um die Offerten handhaben zu können, wurde beispielsweise die Zahl der Produkt-/Vertriebs-Optionen erhöht. In der Finanzbuchhaltung musste vertriebsseitig auf die vielfältigen Möglichkeiten der Finanzierung eingegangen werden.

Jetzt, nachdem die ERP-Implementierung vollständig abgeschlossen ist, werden noch einige Features nachgezogen, welche die IT-Landschaft rund um die iSeries und Frida optimieren sollen. Die Komplettvernetzung der einzelnen Standorte hat oberste Priorität. In der Endstufe werden 200 Anwender im Firmennetz arbeiten und einen gemeinsamem Internet-Zugang nutzen.

Die 30 weltweit tätigen Außendienstmitarbeiter will Kuper alsbald mit Laptops ausstatten. „Wir möchten den Mitarbeitern draußen einen Zugriff auf das System übers Internet einrichten. Das werden wir mit FRIDAweb realisieren“, erklärt der EDV-Leiter. Das integrierte Web-Modul erlaubt den Zugriff auf alle Funktionen des ERP-Systems über das Internet. Neben dem Modul FRIDAcrm zur Vertriebsunterstützung ist die optische Archivierung mit Visual EASY 400 in der weiteren Planung.

command ag

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Telefon: (+49) 07243/590-264

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