In vielen mittelständischen Unternehmen stellt sich die Frage, wie die Informationen und Daten, die als Spool von der iSeries kommen, verteilt, aufbereitet und gesammelt werden können – von der Printausgabe in allen Abteilungen und an allen nationalen oder internationalen Standorten bis hin zur digitalen Weiterverarbeitung, in der Spools für e-Mail, Fax, WWW und für die Archivierung zur Verfügung gestellt werden. Die auf der iSeries laufenden ERP-Systeme erzeugen eine beträchtliche Menge an Druckausgaben, die es weiterzuverarbeiten gilt und das möglichst reibungslos über die Systemgrenzen hinweg. Schließlich sollen alle Arbeitsprozesse unterstützt werden und der Informationsfluss schnell und sicher erfolgen, ohne großen manuellen Aufwand.
Ein Spool macht die Runde
Beim elektronischen Datenaustausch ist für einen optimalen Workflow ein zentrales Spool-Management erforderlich. Gefragt sind hier Lösungen für die Spool-Verarbeitung, die nicht in laufende ERP-Anwendungen eingreifen und somit im bestehenden System keine Änderungen erforderlich machen. Eine solche Lösung ist SpoolMaster von der Firma Roha Software Support GmbH: SpoolMaster managt den Weg des Spools aus jeder ERP-Anwendung heraus, sowohl für die Printausgabe als auch für die elektronische Weiterverarbeitung von Spools. Eingelesen werden von der iSeries Spools aller Datenströme, wie SCS, IPDS, AFP, der Kyocera-Druckerdatenstrom Prescribe sowie AS/400-Datenbankdateien. Für die Ausgabe werden die Formate PCL und Postscript unterstützt. Somit gelingt die Druckausgabe auf nahezu allen Printern und die Konvertierung in andere Formate ganz einfach.
Das Verteilen der Spools …
Die Leistungsfähigkeit von Workflow-Prozessen steht und fällt mit der Möglichkeit, zur Arbeitserleichterung bestimmte Prozesse zu automatisieren und dabei gleichzeitig stets offen für individuelle Änderungen in der Spoolverarbeitung zu sein.
Um diesem Anspruch bei der Informationsverteilung und der Ausgabe bzw. Weiterverarbeitung von AS/400-Daten gerecht zu werden, werden im SpoolMaster die Ausgabeprozesse zum einen zentral in der Ablaufsteuerung definiert; es können aber auch vom Benutzer interaktiv nach Bedarf andere Wege im Workflow angesprochen werden.
Es wird also zentral definiert, an welchem Standort welche Dokumente ausgegeben werden sollen oder unter welchen Bedingungen für welche anderen elektronischen Systeme, wie Archivlösungen, die Spools gefiltert oder gesammelt und anschließend konvertiert und weiterverarbeitet werden sollen. Zum Beispiel können sortierte Kopien von ein und derselben Rechnung einmal in der Buchhaltung und einmal im Versand gedruckt werden oder die Rechnungskopien können an andere Office- und AS/400-Systeme übergeben werden. Dabei bietet SpoolMaster die Auswahl der verschiedenen elektronischen Formulare für Vorderseite, Rückseite, Folgeseite usw. unter Berücksichtigung von einseitigem und doppelseitigem Druck selbsterklärend an.
… und ab ins Office oder Archiv
Für den elektronischen Datenaustausch erlaubt SpoolMaster die Ausgabe von modernen Datenströmen: HTML für Webseiten, PDF für e-Mail-Versand, RTF für Dokumentenverarbeitung oder DIF zum Export in Tabellen und Datenbanken. Möchte der Anwender seinen Spool direkt von der iSeries faxen oder per e-Mail verschicken – SpoolMaster kümmert sich darum.
Für die Archivierung von Spools stellt SpoolMaster schnell und einfach PDF-Dateien zur Verfügung und erfüllt alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Ablage. Dank Softfont-Einbettung erstellt SpoolMaster ein originalgetreues PDF mit dem Spoolinhalt und dem zugesteuerten elektronischen Formular. Die Spools können gesammelt, zusammengefasst und sortiert werden: SpoolMaster sammelt alle Spools in einer Datenbank und kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt ein gesamtes PDF-Dokument erzeugen. Wenn also jede Rechnung als einzelnes Spool erzeugt wird, ist trotzdem die Archivierung aller Rechnungen zum Monatsende in einem einzigen PDF möglich. Wenn ein großes Spoolfile mit mehreren Rechnungen vorliegt, so kann SpoolMaster das File in Einzeldokumente splitten. Hierbei ist außerdem möglich, Seiten, die vielleicht als Buchhaltungskopie ausgegeben wurden, für die Archivierung zu löschen.
Somit existiert eine Lösung, mit der iSeries-Inhalte für den Workflow konvertiert werden und die das Verteilen, Ausgeben und Sammeln der Spools aller Datenströme schnell realisiert – egal ob für die Druckausgabe, für die elektronische Verarbeitung mit anderen Systemen oder für die Ablage in Archivsystemen.
ROHA Software Support GmbH
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