Obwohl ein stetig steigender Anteil der Geschäftskorrespondenz per E‑Mail abgewickelt wird, hat das Telefax noch immer seinen festen Platz im Kommunikationsmix großer Unternehmen. Von einer Verdrängung des Telefaxes kann daher kaum die Rede sein.

Dass Totgesagte länger leben, ist eine Binsenweisheit, die man guten Gewissens kaum noch erwähnen mag. Dennoch haben Binsenweisheiten die irritierende Eigenschaft, sich immer wieder zu bewahrheiten: Zwar ist es erst 35 Jahre her, dass mit dem „Fernkopierer 6000“ der Firma Infotec der Telefax-Standard G3 in Europa eingeführt wurde, doch seit gut zehn Jahren wird das Telefax totgesagt: Es gilt als ausgemacht, dass das „gute alte Fax“ zunehmend durch E‑Mails verdrängt wird. Empirische Zahlen belegen einen Trend, der der „gefühlten Verdrängung“ des Faxes deutlich widerspricht. Allein im Jahr 2008 wurden über die verschiedenen Telefax-Dienste des Messaging-Spezialisten Retarus über 140 Millionen Telefax-Seiten verschickt. Tendenz: stark steigend – im laufenden Jahr dürften es über 200 Millionen werden.

Klar definierte Rolle

Auch wenn ein immer größerer Teil der geschäftlichen Kommunikation mittlerweile tatsächlich per E‑Mail abgewickelt wird, kann also von einer Verdrängung des Telefaxes kaum die Rede sein. Im Gegenteil: Im professionellen Kommunikationsmix spielt das Telefax eine klar definierte Rolle, die durch andere Kommunikationskanäle nicht oder nur unzureichend übernommen werden kann.

Dafür sind im Wesentlichen drei Gründe zu nennen: Das Telefax erreicht auch Empfänger, die per E‑Mail – wenn überhaupt – nur schwer zu erreichen sind. Telefaxe bieten zudem für viele Geschäftsvorgänge Rechtssicherheit, da es im Gegensatz zur E‑Mail verbindliche Zustellmeldungen gibt und somit davon ausgegangen werden kann, dass die Nachricht erfolgreich übermittelt wurde. Last but not least laufen Tele­faxe nicht Gefahr, von Spamfiltern aussortiert oder gar vernichtet zu werden.

Zielgruppen punktgenau erreichen

Bleiben wir zunächst beim ersten Grund: Natürlich kann heute davon ausgegangen werden, dass die überwiegende Mehrzahl aller Haushalte und nahezu einhundert Prozent aller gewerblichen Betriebe über Internet verfügen und damit auch per E‑Mail zu erreichen sind. Dies bedeutet aber entgegen landläufiger Meinung nicht, dass alle, die per E‑Mail erreichbar sind, tatsächlich auch zum richtigen Zeitpunkt erreicht werden können.

Ein Hersteller von Dünge- und Pflanzenschutzmitteln liefert dazu ein interessantes Beispiel: Dieses Unternehmen belässt es nicht dabei, seine Produkte zu vertreiben, darüber hinaus will es der Kundschaft auch einen Zusatznutzen bieten, indem es regelmäßig mitteilt, wie seine Produkte optimal eingesetzt werden können. Da der optimale Einsatz von Düngemitteln stark von der aktuellen Witterung abhängt, müssen Hinweise zeitnah übermittelt werden und müssen den Kunden – hier die Landwirte – rechtzeitig erreichen. Da der Arbeitstag eines Landwirts bekanntlich früh beginnt und wohl kaum ein Bauer seine e‑Mails durchsieht, ehe er morgens auf den Traktor steigt, ist das Fax hier das optimale Kommunikationsmedium: Das Schreiben liegt im Faxgerät, ehe der Tag beginnt, kann kurz überflogen werden und hat so seinen Zweck erfüllt.

Die nötige Rechtsverbindlichkeit

Der zweite Grund, weshalb das Telefax oftmals nach wie vor ohne Alternative ist, besteht – salopp gesagt – darin, dass man eine E‑Mail nur schwer abheften kann. Natürlich kann man auch eine E‑Mail ausdrucken und abheften, doch selbst dann fehlt der E‑Mail das Übertragungsprotokoll, das dem Fax eine rechtliche Verbindlichkeit gibt, die es schwer ersetzbar macht.

Effizienter durch Outsourcing

Fazit: Das Telefax ist aus der modernen Unternehmenskommunikation nicht wegzudenken – und das dürfte sich auch auf absehbare Zeit nicht ändern. Allerdings muss die Frage gestellt werden, wie sich der Faxversand – gerade in größeren Volumina – effizient gestalten lässt. Noch immer nämlich übersehen viele Unternehmen, dass eine eigene Telefaxinfrastruktur mit einigem Aufwand verbunden ist. Eigene Server müssen vorgehalten werden, diese bedürfen geeigneter Software, müssen gewartet und aktualisiert werden und machen nicht zuletzt auch eine gewisse Leitungskapazität erforderlich, denn schließlich soll der Faxversand zeitnah erfolgen. Das alles im eigenen Hause vorzuhalten, bindet Kapital und Personal, denn derartige Kosten fallen auch an, wenn keine Telefaxe verschickt werden.

„Pay-per-Use“-Modell

Daher entscheiden sich immer mehr Firmen, den Faxversand an Spezialisten auszulagern. Kosten, die bei einem Fax-Provider wie Retarus anfallen, werden transaktionsbasiert, sprich nach einem „Pay-per-Use“-Modell berechnet: Man zahlt nur für die Fax-Seiten, die tatsächlich gesendet wurden. Darüber hinaus werden keinerlei eigene Ressourcen gebunden, denn der Faxversand erfolgt über entsprechend standardisierte Schnittstellen, die von jedem System mit Internet-Anschluss angesprochen werden können.

retarus GmbH, München
www.retarus.de