Lebkuchenherzen aus Nürnberg sind in der ganzen Welt bekannt. Ihre Herstellung und der Verkauf sind produktbedingt mit enormen saisonalen Schwankungen verbunden und stellen große Herausforderungen an das Arbeitszeitmanagement. In der Vorweihnachtszeit backt die E. Otto Schmidt GmbH & Co. KG aus Nürnberg täglich bis zu drei Millionen Lebkuchen. Neben den rund 250 Stammbeschäftigten hat das Unternehmen in der Hochsaison zwischen September und Weihnachten bis zu 600 zusätzliche Mitarbeiter im Einsatz. Die Arbeitszeitverwaltung dieser Saisonkräfte war bisher mit einem hohen administrativen Mehraufwand verbunden. Daher entschied sich Lebkuchen Schmidt für eine Neuorganisation der Arbeitszeiten mit Hilfe einer modernen Softwarelösung.

Branchenspezifische Anforderungen

In einem ersten Schritt definierte das Unternehmen die Anforderungen an die neue Software: Das Zeitmanagementsystem sollte die branchenspezifischen, tariflichen und gesetzlichen Anforderungen ohne Mehraufwand beherrschen und die Planung flexibler Arbeitszeiten unterstützen. Außerdem musste es möglich sein, die Einsatzarten und -zeiten der verschiedenen Arbeitszeitmodelle zu analysieren.

Offene Schnittstellen

Lebkuchen Schmidt hat sich für die Atoss Time Solution aus der Softwarefamilie der Atoss Staff Efficiency Suite entschieden. Ausschlaggebend dafür war insbesondere die Anbindungsmöglichkeit zum bestehenden Lohn- und Gehaltssystem. Die offenen Schnittstellen ermöglichen eine Pflege der Stammdaten in nur einem System. Zudem sprach für die neue Lösung, dass die vorhandenen Zeiterfassungsterminals von Kaba Benzing auch weiterhin im Einsatz bleiben konnten.

Flexible Lösung

Neben dem reduzierten Verwaltungsaufwand beim Arbeitszeitmanagement profitiert Lebkuchen Schmidt vor allem von der neuen Benutzerfreundlichkeit bei kleinen Änderungen. So muss beispielsweise bei einer Anpassung im Lohnsystem (z. B. dem Hinzufügen einer neuen Lohnart) keine externe Unterstützung durch das Softwarehaus hinzugezogen werden, da Neuprogrammierungen nicht notwendig sind. Die Mitarbeiter können die jeweiligen Parameter selbsttätig einstellen. Mit geringem Schulungsaufwand kann jeder Zeitbeauftragte die Übergabe der Zeitdaten an das Lohnsystem anstoßen. Damit ist eine schnelle Reaktion, insbesondere im Hinblick auf saisonbedingte Schwankungen und Veränderungen, gewährleistet.

Kurze Projektlaufzeit

Für die Ablösung der alten durch die neue Softwarelösung fixierten die Projektverantwortlichen im März 1998 einen engen Terminplan. Das neue System sollte zu Beginn der Saison im Juni einsatzbereit sein, da ab diesem Zeitpunkt der Zweischichtbetrieb mit Aushilfskräften beginnt. Damit blieben der Atoss Software AG zur Implementierung nur knappe drei Monate. Nach Mitarbeiterschulungen im Mai wurden im Juni die Arbeitszeitmodelle und die Saldenregeln für die verschiedenen Personalgruppen überarbeitet. Aufgrund der Vielfalt der Mitarbeiter aus Saisonkräften, Leiharbeitern und Festangestellten, mussten viele unterschiedliche Faktoren und Zeitmodelle in das System integriert werden. Auch der Mitarbeiterstamm für die Datenübernahme aus dem bisher genutzten Lohnprogramm wurde für die Atoss Time Solution angepasst. In den folgenden Monaten arbeiteten beide Unternehmen Hand in Hand an einer Verfeinerung des Zeitkonzepts und an der Einführung des Berechtigungssystems. Schon im Oktober konnten alle alten Bewegungsdaten gelöscht werden.

Effizienter Personaleinsatz

Bereits in der ersten Saison zeigte sich, dass die neue Softwarelösung die definierten Anforderungen an Transparenz, effektivere und effizientere Zeitplanung und die Fähigkeit zur schnelleren Reaktion erfüllt. Seit das System läuft, hat sich der Aufwand im Personalwesen bei Lebkuchen Schmidt um zwei Drittel verringert. Da alle Produkte aus der Atoss Staff Efficiency Suite untereinander kompatibel sind und ein umfassendes Staff Efficiency Management ermöglichen, plant das Unternehmen weitere Erweiterungen innerhalb des Systems. So beabsichtigt man beispielsweise die Anbindung des Außendienstes. Das Verkaufspersonal in ganz Deutschland soll sich künftig über Modem direkt im Zeitwirtschaftssystem an- und abmelden können. Auch eine Zutrittskontrolle über das Zeitwirtschaftssystem ist bereits vorgesehen.

E. Otto Schmidt GmbH & Co. KG

D–90469 Nürnberg

www.lebkuchen-schmidt.com

Atoss Software AG

D–81829 München

Telefon: (+49) 089/42771-0

www.atoss.com