In vielen Firmen ist MS Excel das Standard-Werkzeug für die Darstellung von Zahlenmaterial. Es gibt kaum einen Controller, der diese Software nicht im Einsatz hat. Auch Mitarbeiter in anderen Abteilungen beschäftigen sich vielfach und mühsam mit eigenen Tabellen. Deshalb sind viele Controller gleichzeitig fast Systemprogrammierer. Sie stoßen jedoch im Auswertungsbereich schnell an Grenzen. Vor allem dann, wenn sich Anforderungen, Sichten oder Datenkombinationen seitens des Empfängers permanent ändern – also, wenn die Tabellen angepasst werden müssen. Das Ergebnis: nur wer sein Excel gut kennt (und ständig benutzt) kommt zu einer fehlerfreien Auswertung. Aber wehe, der Autor ist nicht da! Dann heißt es, sich in die Gedanken des Autors hineinzuversetzen, die Vorgehensweise zu studieren und alle Verknüpfungen nachzuvollziehen, um dann gegebenenfalls eine Änderung durchzuführen. Das versteht man heute nicht mehr unter Anwenderfreundlichkeit.
Typisches Auswertungs-Problem
Jeder von uns war schon mal in einer ähnlichen Situation: der Verkaufsleiter benötigt „mal eben“ die Absatz- und Umsatzzahlen aller Kunden für einen bestimmten Außendienst-Mitarbeiter mit VJ- und Plan-Vergleich für das erste Halbjahr, sortiert nach Artikeln – und zusätzlich die aktuellen Lagerbestände und deren Entwicklung. Das Ganze soll dabei schön übersichtlich und auf nur wenigen Seiten präsentiert werden.
Diese Auswertung wird in Excel kaum oder nur mit viel Aufwand machbar sein, vor allem, wenn anschließend ein anderer Außendienstler selektiert werden soll. Selbst wenn die Auswertung fertig ist, kann nicht dynamisch damit gearbeitet werden. Darüber hinaus führen nachträgliche Erweiterungen (Zeilen/Spalten) bei verknüpften Arbeitsblättern oftmals zu Fehlern. Das kostet Zeit. Stundenlange Aufbereitungszeiten für Berichte und Abfragen sind aber heute nicht mehr tolerierbar.
Wie kommt man nun aber schnell und jederzeit an die gewünschten Informationen? Mit Business Intelligence Tools – der Markt bietet dazu verschiedene Software-Produkte.
Diese leisten in der Regel Folgendes an Grundfunktionalitäten:
Aber dann geht die Arbeit erst richtig los: Ein Würfel muss definiert (aufgepasst – jetzt nur nichts vergessen) bzw. die Datenstruktur aufgebaut werden. Also wird ein Spezialist beauftragt oder ausgebildet. Das heißt: Bevor die ersten Auswertungen verfügbar sind, ist mit „Entwicklungszeit“ und nicht unerheblichen zusätzlichen Kosten zu rechnen. Der Vorteil: man ist flexibel.
Die Alternative wäre eine vorgefertigte bzw. standardisierte und dennoch flexible Business-Intelligence-Lösung. Dazu haben sich Spezialisten aus den Bereichen Controlling, Betriebswirtschaft, Software-Entwicklung, Logistik, Zeitmanagement, Fertigungssteuerung, Organisation, QM, QS, Einkauf und Vertrieb seit einigen Jahren viele Gedanken gemacht und eine Entwicklung betrieben mit dem Ziel, möglichst alles Notwendige und Wünschenswerte vorzudenken.
Wichtig ist, dass jede Aussage über den Ist-Zustand im Unternehmen – egal aus welchem Bereich – an variablen Vorgaben, Schwellenwerten, Zielen, also Scorecards oder Planungen gemessen werden kann. Weiterhin sind Zeiträume (auch Jahresende übergreifend) frei definierbar zu halten und – ganz wichtig – jede Information auf hoher Ebene kann mittels Drill Down bis auf die kleinste Ebene analysiert werden, um Ursachenforschung für unerwünschte Abweichungen zu betreiben. Dabei darf die Datenquelle kein Hindernis sein. Also muss das Programm in der Lage sein, auf jedwede Datenbank zuzugreifen.
Das Ergebnis – die Vorteile
Je nach ERP-Vorsystem werden alle nur möglichen Ergebnisse des Unternehmens in einer DV-Anwendung dargestellt, egal ob es sich um Informationen aus der Fertigung, der Warenlogistik, dem Einkauf oder dem Vertrieb handelt.
Hinzu kommt die ständige Aktualität der Daten durch täglichen Datenabgleich und der Zugriff auf mehrere Jahre – beliebig aufgeteilt in Quartals- oder Monats-Darstellung. Für den Anwender sind die Rechenweisen bei Kennzahlen erkennbar und können auf Wunsch durch kleine Eingriffe geändert werden. Natürlich darf ein Zugriffsberechtigungskonzept nicht fehlen, sodass auf jeder Entscheider-Ebene die richtigen Zahlen (und nur diese) geliefert werden. Und das alles ist in einer schnellen und intuitiv handelbaren Arbeitsoberfläche verfügbar.
Was bleibt an Vorbereitung?
Es bleibt die Klärung der benötigten Module sowie der Datenherkunft (kurze Einarbeitung) sowie eventuell die Einrichtung zusätzlicher Rechenfelder – entweder durch die hauseigene DV oder mit Unterstützung eines erfahrenen Dienstleisters.
Nach Erfassung der Vorgaben, der Messgrößen mit Ihren Zielen und Warngrenzen geht’s auch schon los mit der Auswertung – und selbst wenn Mitarbeiter wechseln, die Informationsmethode bleibt.
Entscheidung
Das Unternehmen Comcon hat sich für die Entwicklung und den Vertrieb solcher Lösungen entschieden, weil man den Kunden standardisierte und dennoch variable Lösungen bieten will und somit die Anwender nicht mit einem „nackten“ Tool alleine lässt.
Mit vorgefertigten BI- oder MIS-Anwendungen ist eine schnelle Inbetriebnahme von Controlling möglich und die betriebswirtschaftlichen Erfahrungen sowie Jahrzehnte an DV-Erfahrungen konnten gezielt eingebracht werden.
Fazit
MS Excel wird durch den Einsatz von BI-Tools nicht aus den Unternehmen verschwinden, aber im Controlling nur auf dieses Werkzeug zu setzen, sollte überdacht werden. Das Absicht muss lauten: „Ziele definieren, dezentral analysieren, flexibel auf Fragestellungen reagieren können, vorhandene Daten aus den operativen Anwendungen nutzen, unternehmensweit berichten“.
Kommentar eines Kunden:
Detlev Eichler (Kaufm. Leiter, Kappa, Lübeck, 1.000 Mitarbeiter)
„Seit wir die Business Intelligence Suite von Comcon nutzen, steuern wir die wesentlichen Einflussgrößen für unseren Unternehmenserfolg – insbesondere den Vertrieb und die Produktion. Wir sind wesentlich genauer, zeitnaher und dennoch flexibel. Vom Kosten-/Nutzen-Gesichtspunkt her ist der Einsatz einer vorgefertigten Lösung – angepasst auf unsere Anforderungen – eine wirklich erfolgreiche Story. Da alle wichtigen Eckdaten geliefert werden, benötigen wir keine weiteren Auswertungssysteme mehr“.
Fachautor: Wolfgang Schreiter
