Effizienteres Warenwirtschaftssystem gewinnt Neukunden: Münchener Werkstattbetrieb setzt auf Global Eagle

Seit November 2018 begleitet die webbasierte Digitalisierungsplattform Global Eagle alle Prozessschritte beim Münchener Werkstattbetrieb Beissbarth u. Müller. Das von Eagle Peak entwickelte Programm bietet ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem, integriert aber auch Funktionen von CRM-, MES- oder PIM-Systemen in einer durchgängigen Anwendung. Nach rund sechs Monaten im Einsatz zieht der mittelständische Münchener Werkstattbetrieb eine erste Bilanz.
„Dank der Umstellung unserer Software auf die Digitalisierungsplattform Global Eagle haben wir bereits einige Aufträge von Großkunden gewonnen“, so Marcel Gamer, Mitglied der Geschäftsleitung bei Beissbarth u. Müller. Das Münchener Unternehmen hat sich auf Wartung und Instandhaltung von Getrieben spezialisiert. Unter anderem gehören Busbetreiber aus ganz Südbayern zum Kundenstamm des ZF-Service-Partners.
Beissbarth u. Müller übernimmt aber auch Aufträge für Pkw. Zudem nutzen viele Werkstätten im Umfeld die Getriebekompetenz von Beissbarth u. Müller für Reparaturen. Darüber hinaus bietet die Firma mit rund 25 Mitarbeitern Service für Achsen, Getriebe und Lenkungen. „Unser Team hat es mit einem Spektrum zu tun, das vom Oldtimer bis zum hochmodernen 50-Tonnen-Kran reicht“, fasst Gamer zusammen.

Exakt auf die Kundenbedürfnisse zugeschnitten

Als Warenwirtschaftssystem nutzte das Unternehmen bislang eine Software auf AS/400-Basis. „Das System war zweckmäßig, konnte aber unsere Prozesskette nicht vollständig abbilden. Daher begleitete viel Handarbeit jeden Auftrag“, beschreibt Gamer. Dieser Aufwand verlangsamte die Prozesse, senkte die Effizienz und verursachte unnötige Kosten. Bei der Suche nach einem neuen leistungsfähigen ERP-System stieß das Team um Marcel Gamer auf Global Eagle von Eagle Peak. Das Schwäbisch-Gmünder Unternehmen hat sich auf die Digitalisierung von Unternehmen spezialisiert.

Das Besondere dabei: Der Aufbau von Global Eagle ist exakt den Bedürfnissen der Kunden angepasst. Für Eagle-Peak-Geschäftsführer Dr. Reinhold Bareiß ist dies der logische Weg: „Wenn Sie ein neues Haus bauen, lassen Sie sich zunächst von einem Architekten einen Entwurf machen. Erst dann wird das Haus zum Bau ausgeschrieben.“
Daher startet die Zusammenarbeit mit Eagle Peak mit einem Workshop, bei dem Schritt für Schritt die Prozesskette auf ihr Optimierungspotenzial hinterfragt wird. Auf dieser Basis entsteht eine individuelle Digitalisierungsstrategie. Erst dann beginnt die IT-Arbeit, bei der Global Eagle der Prozesskette angepasst wird. Global Eagle ist daher einfacher bedienbar als Standardsysteme, die Funktionalitäten enthalten, die weit über das tatsächliche Bedürfnis hinausgehen. Dies macht Standardsysteme nicht nur hochkomplex, sondern erhöht die Investitionskosten.

Durchgängiges System ohne Schnittstellenprobleme

Bei Beissbarth u. Müller fand der initiierende Workshop Ende 2017 statt. „Das Feedback der Teilnehmer auf die Vielseitigkeit von Global Eagle war sehr gut“, so Gamer. Denn die Plattform integriert die Funktionalitäten klassischer ERP-, CRM-, MES- oder PIM-Systeme. Damit ersetzt Global Eagle viele Einzelsysteme, die oftmals nur über behelfsmäßige Schnittstellen miteinander verbunden sind. Das macht Global Eagle auch kostengünstig.
Zum einen muss ein Unternehmen nur ein Programm erwerben, zum anderen entsteht logischerweise nur für dieses eine Programm Wartungsbedarf. Da Global Eagle webbasiert arbeitet, lassen sich Wartungen und Updates auch schnell und einfach erledigen.

Niedrigere Wareneingangskosten

Anfang 2018 gab Beissbarth u. Müller das „Go“ für die Umsetzung des Projekts. Die Implementierung von Global Eagle begann im November 2018. Nach rund sechs Monaten kann Gamer eine erste Bilanz ziehen: „Das passgenaue und durchgängige System hat die Effizienz der meisten Prozesse deutlich gesteigert.“
Beispielsweise sind dank der integrierten Bestandsberatung von Global Eagle einige freie Lagerplätze entstanden, ohne dass es zu Engpässen bei der Teileversorgung kommt. Denn anhand von Statistiken erkennt die Plattform den tatsächlichen Bedarf für jedes Ersatzteil und zeigt sich dabei höchst flexibel. „Unser Wunsch war es, dass wir stets ausreichend Lagerbestand für 60 Kalendertage haben“, erklärt Gamer. Global Eagle berechnet über einen Algorithmus aus den Verkaufsdaten zum Ersatzteilversand und zur Werkstatt sowie aus dem aktuellen Lagerbestand selbstständig den Bedarf und meldet den Einkäufern rechtzeitig, wann eine Nachbestellung nötig ist. Dabei überprüft Global Eagle den Bedarf immer wieder und passt die Bestellmengen automatisch an.
Solche Statistiken hat Beissbarth u. Müller bisher auch erstellt, aufwendig erfasst von einem Mitarbeiter. Global Eagle beschleunigt diesen Prozess und macht ihn für alle Beteiligten transparent verfügbar. Aufgrund dieser Funktionalität hat das Unternehmen beschlossen, künftig auf Mindestlagermengen zu verzichten. Denn die Digitalisierungsplattform hat die Lagerbestände zuverlässiger und aktueller im Blick als es ein Mensch je könnte. Dadurch sind die Warenbestände gesunken. Im Lager ist Platz entstanden. „Die sinkenden Wareneingangskosten sind messbar“, betont Gamer. Auf rund zehn Prozent schätzt er die Einsparungen bislang. Eine weitere Reduzierung um fünf bis zehn Prozent ist für ihn realistisch.
Aufgrund des kleineren Warenbestands sowie der gewonnenen Lagerfläche hat die Geschäftsleitung des Münchener Unternehmens vor kurzem die Abkehr von der numerischen Lagerhaltung mit einem Festplatzsystem hin zu einer dynamischen Lagerhaltung beschlossen. Jedes einzulagernde Teil bekommt eine beliebige, gerade nicht belegte Stelle im Lager zugewiesen. Das sorgt für eine bessere Nutzung vorhandener Flächen und erleichtert das Einlagern bei Sortimentswechseln. Basis für das Funktionieren dieser dynamischen Lagerhaltung ist ein leistungsfähiges Warenwirtschaftssystem, wie es in Global Eagle integriert ist.

Höhere Effizienz bei der Auftragsbearbeitung

Gesunken ist auch der bürokratische Aufwand bei der Bearbeitung eines Auftrags. Global Eagle begleitet jeden Auftrag kontinuierlich vom Eingang bis zur Auslieferung an den Kunden. In dem Augenblick, in dem eine Anfrage bei Beissbarth u. Müller eingeht, stehen alle für einen qualifizierten Kostenvoranschlag notwendigen Informationen zu Verfügung. Global Eagle kennt die für den Auftrag benötigen Teile ebenso wie deren Kosten und den typischen Arbeitsaufwand in der Werkstatt. Auf Knopfdruck erstellt die Plattform daraus einen Kostenvoranschlag, der als E-Mail direkt aus Global Eagle heraus an den Kunden versendet werden kann. Umwege über ein externes Office- oder E-Mail-Programm sind nicht notwendig. Solche qualifizierten und detaillierten Kostenvoranschläge, die große Unternehmen und Konzerne als Standard voraussetzen, konnte Beissbarth u. Müller bisher nicht erstellen. Dank Global Eagle kann der Werkstattbetrieb nun solche qualifizierten Kostenvoranschläge erstellen und daher neue Großaufträge generieren.
Nach Freigabe des Kundenauftrags gibt Global Eagle die notwendigen Informationen an Lager und Werkstatt weiter. Im gleichen Augenblick, in dem die für den Auftrag notwendigen Ersatzteile aus dem Lager ausgebucht werden, aktualisiert Global Eagle die Bestände und informiert – wie beschrieben – ggf. den zuständigen Einkäufer. Die Mitarbeiter in der Werkstatt erhalten ebenfalls eine Information, die eine Teileliste sowie eine Sollzeit für den anstehenden Auftrag enthält. Um diese Sollzeit zu ermitteln, nutzen die Mitarbeiter Aufträge mit vergleichbarem Aufwand, die in Global Eagle erfasst sind. Die Plattform dient dabei als Nachschlagewerk.
Die frühzeitige Information erleichtert dem Werkstatt-Team die Disposition der Arbeitskräfte und reduziert den Leerlauf. Mittelfristig kann so eine Kapazitätssteigerung erzielt werden, ohne dass Beissbarth u. Müller in neue Maschinen oder Mitarbeiter investieren muss. Bislang repariert das Team insgesamt rund 1.000 Getriebe im Jahr. 70 Prozent der Aufträge sind Nutzfahrzeuge, der Rest Pkw. Nach dem ersten halben Jahr Arbeit mit Global Eagle erkennt Gamer erste Tendenzen einer Umsatzsteigerung, doch sei es zu früh, um dies mit Zahlen zu belegen.
Noch begleiten Papierausdrucke einen Teil der Prozesse. Doch machen sich bereits jetzt Zeiteinsparungen und geringere administrative Kosten bemerkbar. Für Gamer ist ein Ziel, dass mittelfristig alle Aufträge weitgehend papierlos ablaufen – im Idealfall sogar komplett digitalisiert.