Immer mehr Beschäftige legen Wert auf einen Digital Workplace, an dem ihnen digitale Prozesse flexibel und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Mobiles Arbeiten liegt dabei hoch im Kurs: Per Laptop, Smartphone und Tablet unkompliziert auf Dokumente und Informationen zugreifen zu können, wird immer wichtiger. Laut Statistischem Bundesamt greifen Mitarbeiter dabei außer auf E-Mails vor allem auch auf Firmendokumente zu.

„Aus diesem Grund muss auch ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS) mobil sein. Verträge, Angebote oder Projektunterlagen immer dabei zu haben, ist ja vor allem dann sinnvoll, wenn der Kundendienst oder Vertrieb die Vorgeschichte zum Kunden oder zu dessen Anliegen kennen sollte. Auf der anderen Seite werden auch viele Unterlagen, Notizen oder Skizzen unterwegs erstellt – ich denke hier beispielsweise an Vermieter, die bei der Übergabe einer Mietwohnung häufig Protokolle mit seitenlanger Mängelauflistung erstellen oder Bauleiter, die auf der Baustelle die Baufortschrittskontrolle dokumentieren müssen“, verdeutlicht Harald Krekeler, Entwickler der Dokumenten-Managementsoftware „Office Manager“.

App: Mobile-Client Konfigurierbare Suchmaske


Office Manager ist eine Client-Server-Software für die Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten und auch als App für Android und iOS verfügbar. Anwender der Software erhalten mit der mobilen Version Zugriff auf das Dokumenten-Management-System ihres Unternehmens. So können sie unterwegs Dokumente aus dem Office Manager-Archiv ansehen und herunterladen. E-Mails samt Anhängen, wie Verträgen und Rechnungen oder auch Notizen, Bildern und Zeichnungen, lassen sich im DMS per Drag & Drop einem Geschäftsfall zuordnen und mit diesem archivieren. Dank mobiler App sind sie auch unterwegs stets dabei. Bequem über das Smartphone greifen Anwender per Volltextsuche auf ihr elektronisches Dokumentenarchiv zu, öffnen Dokumente per Fingertipp und können ihnen Aufgaben zur späteren Erledigung am Arbeitsplatz hinzufügen. Dabei ermöglicht die Lösung die revisionssichere Archivierung aller Dokumente entsprechend den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Office Manager: Manuelle Dokumententrennung beim Stapelscan

„Wenn Papier mit wenig Aufwand in ein digitales Format umgewandelt werden kann, ist die mobile Verfügbarkeit dieser digitalen Unterlagen eine logische Konsequenz. Und wenn relevante Geschäftsunterlagen in kürzester Zeit verfügbar sind, laufen Geschäftsprozesse schneller und reibungsloser ab“, betont Harald Krekeler. Entscheidenden Mehrwert bringt dabei nicht nur die verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten dank des orts- und zeitunabhängigen Dokumentenzugriffs. Anwender der Office Manager App können darüber hinaus vor Ort Informationen abrufen und diese umgehend per E-Mail Kunden, Sachbearbeitern oder andere Kollegen zur Verfügung stellen.

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