Bei komplexen IT-Ablösungsprojekten ist die Ausgangslage für jedes Unternehmen eine andere. Doch wer sich konsequent an die sieben goldenen Vorgehensschritte hält, sollte vor bösen Überraschungen sicher sein. Mit einer Wegstrategie hat Bison eine neue Richtung aufgezeigt, wie IT-Projekte geplant und umgesetzt werden können. Die so genannte „Business Process Integration” erlaubt eine schrittweise Ablösung einzelner IT-Bereiche. Eine maßgebende Rolle spielt dabei das Vorgehen. Wie kann ein Unternehmen seine bestehenden Investitionen schützen und gleichzeitig eine vorwärts gerichtete Informatik betreiben, die dem Unternehmen echte Wettbewerbsvorteile bringt?

Weg vom Big Bang

Noch vor kurzer Zeit war der Big Bang üblich, also die Umstellung der ganzen Informatik auf einen Schlag. Die historisch gewachsenen, heterogenen IT-Umgebungen sowie die immer rascher steigenden Anforderungen an die IT machen ein solches Vorgehen immer öfter unmöglich. Auch sind die Risiken sowie die Beanspruchung der Ressourcen bei der Big-Bang-Methode ungemein höher. Wie kann also die Planung und die Realisierung der IT in Übereinstimmung gebracht werden? Jedes Unternehmen ist mit einer anderen Ausgangslage konfrontiert. Deshalb muss die Situation differenziert analysiert werden. Das Vorgehen bleibt jedoch gleich. Es lässt sich in sieben Schritte zusammenfassen:

Erstens, die IST-Analyse

Am Anfang steht eine saubere IST-Analyse, die folgende Fragen beantwortet: Wo stehen wir? Welches sind die Stärken, welches die Schwächen? Wie sieht die IT-Umgebung grundsätzlich aus, bezogen auf Hardware, Netzwerk, Um-Systeme, Software, Applikationen, Schnittstellen etc.? Erst wenn ein Überblick möglich ist, werden die Abhängigkeiten sichtbar.

Zweitens, die IT-Strategie

Im zweiten Schritt wird anhand der Unternehmensstrategie die IT-Strategie abgeleitet. Hier stehen Grundsatzentscheide an – zum Beispiel Individualentwicklung contra Standardsoftware, eigene IT contra Outsourcing/ASP oder auch die Wahl der Plattformen. Ferner geht es darum, die kritischen Erfolgsfaktoren der IT zu bestimmen. Wo besteht der größte Handlungsbedarf bzw. wo steckt das größte Potential? Wo kann gegenüber der Konkurrenz ein Vorteil erarbeitet werden?

Drittens, der Multi-Projektplan

Der Multi-Projektplan gibt einen Überblick über die einzelnen Projekte – gewichtet nach Priorität, Dringlichkeit und Abhängigkeit. Dank neuer Technologien – wie dem Business Process Integrator von BISON – können einzelne Bereiche schrittweise abgelöst werden. Dazu liegen die Projekte mit Vorteil als Grobkonzepte bereits vor.

Viertens, die Evaluation von Partnern

Die Evaluation des richtigen Partners hängt von verschiedenen Faktoren ab. Gibt es überhaupt den Partner, der alle Ansprüche abdecken kann, oder braucht man dazu mehrere? Hat der Partner Erfahrung aus ähnlichen Projekten, sind seine Produkte zukunftsgerichtet? Kann er die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stellen?

Fünftens, das Detailkonzept

Für jedes Projekt ist eine Detailanalyse zu erstellen. Darin werden die Ziele, die Anforderungen und der genaue Vorgehensplan beschrieben. Dazu gehören neben dem Kostenbudget auch eine Ressourcen- und Zeitplanung. Am besten wird dies gemeinsam mit dem IT-Partner erstellt. Das verursacht zwar etwas höhere Anfangskosten, bewahrt aber vor unangenehmen Überraschungen bei der Projektrealisierung.

Sechstens, die Projektrealisation

Bei der Projektrealisation ist das Projektmanagement absolut entscheidend. Es muss eine klare Projektorganisation definiert werden, die über ein Controlling-Organ sowie einen Lenkungsausschuss verfügt, der schnell entscheiden kann. Weiter sind neben dem Projektfortschritt auch die Kosten laufend zu führen. Ein ganz wichtiger Punkt ist das „interne Projektmarketing”, dass heißt die Information an die Mitarbeiter.

Siebtens, die Erfolgskontrolle

Die eiserne Regel: kein Projekt ohne Erfolgskontrolle. Die Resultate halten nämlich wertvolle Lektionen bereit. Entsprechende Fragen helfen: Was war gut, was weniger? Wo muss der Hebel angesetzt werden? Konnten die gesetzten Ziele erreicht werden?

Unendliche Schlaufe

Bevor das nächste Projekt in Angriff genommen wird, sollte immer überprüft werden, ob die Prioritäten der Projekte noch stimmen, oder ob der Multi-Projektplan geändert werden muss. So wird eine „unendliche Schlaufe“ kreiert, wobei alle drei Jahre die IST-Situation sowie die IT-Strategie überprüft werden muss, also die große Schlaufe gefahren wird

Ein Unternehmen, welches ein Vorgehen in sieben Schritten konsequent beherzigt, schafft sich ein verlässliches Instrument, das drei Aufgaben erfüllt: Einerseits hält es die IT-Kosten unter Kontrolle. Andererseits hilft es, erfolgreich Projekte zu realisieren, und schließlich trägt es dazu bei, die Informatik als echten Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz einzusetzen.

BISON Schweiz AG

CH-6210 Sursee

Telefon: (+41) 041/4696302

www.bison-group.com