Wildwachsende Pilze, Waldfrüchte und Suppeneinlagen sind das tägliche „Brot“ der Valenzi GmbH & Co. KG. Die 2002 verabschiedete EU-Basisverordnung 178/2002, die u. a. die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln über die Lieferkette hinweg vorschreibt, gab für Valenzi den Ausschlag, sich für eine prozessorientierte Unternehmenslösung zu entscheiden. Seit 55 Jahren hat sich die Firma Valenzi im niedersächsischen Suderburg auf die Produktion von Konserven und Tiefkühlprodukten von wildwachsenden Pilzen, Waldfrüchten und Suppeneinlagen spezialisiert. Gerade bei der Beschaffung ist Kreativität und Flexibilität gefragt. In manchen Jahren sind wildwachsende Pilze rar und die Einkäufer reisen bis nach China, um die Produktion zu sichern. Ganz schlechte „Pilzjahre“ brachten die Gründer auf die Idee das Sortiment um Suppeneinlagen – wie Eierstich, Fleisch- und Markklöße – zu erweitern. Inzwischen erweitern auch Convenience-Produkte – vor allem für den Einsatz in Großküchen – das Angebot.

Mit der Einführung der EU-Basisverordnung wurde der Geschäftsführung von Valenzi klar, dass die bis dahin genutzte Individualsoftware den Anforderungen der Verordnung und des täglichen Geschäftes nicht genügen wird. Zudem gab es einige Bereiche im Unternehmen, in denen gar keine Software eingesetzt wurde, was die Flexibilität und Transparenz dieser Bereiche deutlich einschränkte. Durch Besuche bei Unternehmen, die bereits GUS-OS ERP nutzten, wurde bald klar, dass die Lösung des auf die Prozessindustrie spezialisierten Kölner Softwarehauses besonders auf die Herausforderungen der Lebensmittelbranche zugeschnitten ist.

„Die Erfahrungen anderer Anwender waren ausschlaggebend für unsere Entscheidung. Die GUS hat ihr Branchen Know-how schon in einigen ähnlichen Projekten bewiesen“, urteilt Mathias Koeppen, Geschäftsführer der Valenzi GmbH & Co. KG.

Der Einkauf der „wildwachsenden Rohware“ ist für Valenzi jedes Jahr eine große Herausforderung und setzt hohe Flexibilität bei Mitarbeitern und Unternehmenssoftware voraus. Mit GUS-OS ERP sind Bestände jederzeit und sicher abrufbar. Die Bestellabwicklung ist komfortabel gestaltet und auf die Bedürfnisse der Nahrungs- und Genussmittelbranche genauestens ausgerichtet. Mehr Transparenz und weniger Kosten, z. B. auch durch geringere Papierablage, sind die direkten Nutzen für Mitarbeiter und Unternehmen. Im Verkauf wird die gesamte Auftragsabwicklung mit GUS-OS ERP durchgeführt. Lieferscheinerstellung, Fakturierung und Stammdatenpflege sind seit Einführung der Software deutlich vereinfacht worden.

Janine Schulz aus dem Verkauf der Valenzi GmbH & Co. KG empfindet das Regiezentrum „Kunde“ dabei als besonders komfortabel. Hier können alle relevanten Daten zu jedem Vorgang eines jeden Kunden hinterlegt, verwaltet und jederzeit abgefragt werden. „Auf Kundenanfragen können wir schnell und flexibel reagieren. Das erleichtert die vertriebliche Arbeit und Kommunikation mit den Kunden ungemein“, sagt Janine Schulz. Nachdem sich die Mitarbeiter mit GUS-OS ERP vertraut gemacht haben, möchte man sich in Zukunft der Anpassung an Valenzi-spezifische Features widmen. Hierzu gehören beispielsweise die Bearbeitung von Rückvergütungen und die Provisionsabrechnung für Handelsvertreter.

In der Produktion wurde vor der Einführung von GUS-OS ERP keine Software eingesetzt. Durch den Einsatz der neuen Lösung ist die Kon­trolle über die Lagerbestände deutlich besser geworden. Vergleiche z. B. zur Vorjahresproduktion, der Forecast sowie das Controlling sind wesentlich vereinfacht bzw. überhaupt erst möglich geworden. „Mit ,weniger Lauferei und mehr Struktur‘ könnte man die Veränderungen seit der Implementierung der Unternehmenssoftware für den Bereich Produktion zusammenfassen“, resümiert Mathias Koeppen. „Wir haben Effizienzsteigerungen und eine viel höhere Transparenz erreicht.“ Die benutzerfreundliche, selbsterklärende Oberfläche hat den Beteiligten gerade in diesem Bereich den Einstieg in die neue Software sehr erleichtert.

Für den Qualitätsbeauftragten Martin Junior stand vor allem die Umsetzung der EU-Basisverordnung – insbesondere bezüglich der Chargenrückverfolgbarkeit und ihrem Verwendungsnachweis – im Mittelpunkt seiner Erwartungen an die neue ERP-Software. „Diese Erwartungen haben sich voll erfüllt. Mit GUS-OS ERP sind sämtliche Prozesse darstell- und nachvollziehbar. Das macht die Lösung zu einem umfassenden Managementinstrument, das alle nötigen Informationen zur Unternehmensführung liefert“, schildert er seine Erfahrungen mit GUS-OS ERP.

„Die Einführung der Software war ein gelebtes Projekt – auch mit menschlichen Höhen und Tiefen“, beschreibt Matthias Koeppen die Implementierungsphase. Die vorhandene Hard- und Software-Struktur musste grundlegend verändert werden. Dies allein ist schon eine Herausforderung für ein Unternehmen, zumal es bei Valenzi zu dieser Zeit keinen verantwortlichen IT-Mitarbeiter gab. Die Beteiligten setzten das Projekt also zusätzlich zu ihren täglichen Aufgaben um. „Heute leben wir sehr komfortabel mit GUS-OS ERP und sehen da auch noch gewaltiges Potenzial“, bestätigt Matthias Koeppen.

GUS Group AG & Co. KG, Köln
www.gus-group.com