Das Potenzial elektronischer Rechnungen ist in Deutschland noch lange nicht ausgeschöpft. Eine Studie der Europäischen Kommission ermittelte Einsparpotenziale von 200 Milliarden Euro. Speziell im Business-to-Business-Bereich sind Zeit- und Kosteneinsparungen in großem Umfang möglich, aber viele Unternehmen in Deutschland zögern noch.

Vier bis fünf Werktage benötigt eine papierbasierte Rechnung durchschnittlich bis sie ihren Empfänger erreicht. Ist sie ins Ausland unterwegs, benötigt sie fast doppelt so lange. Eine Zeitspanne, die Firmen Geld kostet. „Unternehmen, die Rechnungen auf dem digitalen Weg versenden, reduzieren diesen Zeitraum und verbessern somit ihren Liquiditätsfluss. Bezogen auf die Gesamtwirtschaft können durch den schnelleren Zahlungseingang Zinsen in Millionenhöhe erzielt werden“, so Stephan Vanberg, VP Sales & Services bei StreamServe.

Aber auch die Empfängerseite profitiert: Eine papierbasierte Rechnung muss im Unternehmen verteilt, geprüft, abgestempelt, eingepflegt und archiviert werden. Die elektronische Rechnung bekommt der Empfänger als PDF direkt ins E‑Mail-Postfach. „Indem Unternehmen die Prozessschritte auf ein Minimum reduzieren, können sie bis zu sieben Euro pro Rechnung einsparen“, weiß Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Bonpago GmbH und Vorstand der Gesellschaft zur Förderung des automatisierten Rechnungswesen e.V. (GFaR e.V.). „Auch Unternehmen mit einem kleinen Volumen von 200 bis 500 Rechnungen pro Jahr profitieren von den Vorteilen des elektronischen Versands.“ Ein Forschungsprojekt der Universität Hannover ergab, dass die deutsche Wirtschaft Einsparpotenzial von jährlich bis zu 54 Milliarden Euro verschenkt.

Warum scheuen sich trotzdem viele deutsche Firmen E‑Invoicing einzuführen? „Auch wenn Kunden bereit sind, elektronische Rechnungen per E‑Mail zu empfangen, bringt es ihnen wenig, wenn sie die Daten nicht direkt ins System einlesen können“, so Stephan Vanberg. Dafür notwendig sind Übertragungsformate wie XML, Idoc oder CSV. Diese in die vielen unterschiedlichen System- und Inhaltsstandards zu implementieren, stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen.

Ein weiterer Grund ist, dass das E‑Mail-Protokoll keine sichere Übertragung ist. 2004 führte die EU-Kommission zwar die qualifizierte digitale Signatur ein. Das Problem dabei ist jedoch, dass im europäischen und außereuropäischen Ausland unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen herrschen. „Um diese Vielfalt zu managen, bedarf es einer Output-Management-Lösung. Mit StreamServe ist das kein Problem“, so Vanberg. Je nach Rechnungsadresse ordnet das System die rechtlich passende digitale Signatur zu. Die Rechnungserstellung und der Versand sind dabei in jedem Format und über jeden Kanal möglich.

In Dänemark dürfen Rechnungen an staatliche Institutionen nur noch in elektronischer Form versandt werden. Aber auch in Deutschland bewegt sich der Markt, wie Dr. Donovan Pfaff feststellt. „Über 50 Prozent der Unternehmen beschäftigen sich bereits heute mit konkreten E‑Invoicing-Projekten. Bis zum Jahr 2015 wollen wir gemeinsam mit anderen Initiativen den Anteil an elektronischen Rechnungen auf 45 Prozent bringen.“

StreamServe Deutschland GmbH, Hannover
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