Zur Optimierung der Geschäftsprozesse trägt bei dem Wellness-Spezialisten repaBAD wesentlich die eingesetzte Mittelstandslösung SoftM Suite bei. Der außerordentlich hohe Integrationsgrad der Unternehmens-Software spart vor allem kostbare Zeit, die repaBAD zur Kundenpflege einsetzt. „Wir sind mit 40 Mitarbeitern und 20 Mio. EUR Jahresumsatz eine kleine Firma. Im Wettbewerb haben wir es mit echten Größen zu tun. Denen widerstehen wir, wenn wir besser sind: mit attraktiven Produkten in bester Qualität, beim Preis-Leistungsverhältnis und vor allem mit unserem Kundenservice“, erklärt Harald Ege, Leiter EDV und Organisation der repaBAD GmbH.

repaBAD bietet Fachhändlern und Bad-Studios mit 240 Bade- und Duschwannen-, Pool- und Dampfbad-Modellen in diversen Ausstattungsvarianten eine komplette Produktpalette. Neben der Produktvielfalt will das Unternehmen seine Kunden mit einem exzellenten Lieferservice binden. Vormittags eingehende Bestellungen von Standardprodukten etwa werden am selben Tag versandt.

Die hochgesteckten Ziele erfordern vor allem entsprechend optimierte, auf den Kunden ausgerichtete Geschäftsprozesse. Das unternehmensweite IT-Rückgrat dafür bildet die ERP-Software SoftM Suite. Mit dieser Lösung lassen sich die betriebswirtschaftlichen Abläufe in einem durchgängigen System abbilden. Standardmäßig werden in der Suite Anwendungen für Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Financials, Human Resources, Business Intelligence und e-Business angeboten. „Wir zählen uns zu den Anwendern, die SoftM Suite am umfassendsten nutzen: Angefangen vom Kontaktmanagement, von Einkauf und Beschaffung über Disposition, Lager und Logistik, Produktion bis zum Vertrieb und Rechnungswesen – mit allem, was dazu gehört“, schildert Harald Ege.

„Sämtliche Unterlagen an den Artikel gekoppelt“

Das Lieferkettenmanagement unterstützen bei repaBAD die SCM-Module. Die Lieferzeit von Lagerware beispielsweise konnte von durchschnittlich zwei Tagen auf einen Tag verkürzt werden. Im Bereich Materialwirtschaft/Logistik wickelt die SCM-Lösung alle mit der Materialbeschaffung und -lagerung zusammenhängenden Prozesse ab. Im Bereich Produktion unterstützt diese die Planung und Steuerung aller Vorgänge, wobei die Anforderungen einer lagerbestands-, planorientierten oder kundenauftragsbezogenen Disposition und Produktion berücksichtigt werden.

Im Wellness-Bereich steht zudem ein integrierter „Produktkonfigurator“ für die „Whirlpool- und Dampfbadsparte“ zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter, der Bestellungen aufnimmt, kann per Mausklick zu den Grundmodellen aus Listen verschiedene Ausstattungen bzw. Ausprägungen hinzufügen um kundenindividuelle Whirlpools oder Dampfbäder zu konfigurieren. Bei den diversen Wahlmöglichkeiten sind jeweils Bedingungen für Plausibilitätsprüfungen hinterlegt. Automatisch wird die Stückliste für das Produkt generiert – ebenso der entsprechende Auftrag, der die Fertigung im 10 km entfernten Werk auslöst. „Problematisch war hier in der Vergangenheit immer die Übermittlung der unzähligen, zu einem Dampfbad gehörenden Papiere wie Produktionsaufträge, technische Baupläne, Produktunterlagen, Bedienungsanleitungen etc. an die Fertigung“, so Harald Ege. „Da heute sämtliche Unterlagen an den Artikel gekoppelt sind, haben wir keinen Zeitverlust bei der Übergabe an die Produktion.“

Im System werden zugleich die entsprechenden Preise berechnet. Ein „Best-Preis-Finder“ berücksichtigt dabei Konditionen, eine bei repaBAD bestehende „Schnäppchenliste“ ebenfalls Sonderpreise, so dass Kunden stets der günstigste Preis angeboten wird. Immer wird auch der reguläre Listenpreis generiert, aus dem entsprechend der rabattabhängigen Provisionsabrechnung die Provision für den entsprechenden Außendienstmitarbeiter ermittelt wird.

Ist das Produkt schließlich gefertigt, erfolgt mit der Rückmeldung im Fertigungswerk die Zubuchung am Lager. Mit den entsprechenden Informationen wird dann in der Regel die Lieferung mit dem Auftraggeber abgestimmt. Dann erfolgt die automatische Erstellung von Lieferschein und Frachtbrief sowie von der Rechnung. Die versandfertigen Sendungen werden per DFÜ direkt den Spediteuren avisiert.

„Auch bei dem ausgefallensten Kundenwunsch gibt es mit dieser durchgängigen Lösung keine technisch unmöglichen Aufträge mehr und ebenso wenig falsch berechnete Preise“, lobt Harald Ege. „Ein nahezu fehlersicheres, abgesichertes System.“

Schluss mit der „höllischen Zettelwirtschaft“

Kundenorientierung als wesentlicher Erfolgsfaktor – vom ersten Interessentenkontakt bis zur langjährigen Kundenbetreuung – findet bei repaBAD spezielle IT-Unterstützung vor allem mit den CRM-Modulen. „Heute wird jeglicher Schriftverkehr mit unseren Kunden und Lieferanten aus der Lösung heraus gestartet und verfolgt“, so Ege. Basis hierfür ist die Adress- und Ansprechpartner-Verwaltung. Mit den weiteren CRM-Funktionalitäten wie dem Kontaktmanagement und der Terminverwaltung werden diese Prozesse unterstützt.

Den Einsatz der SoftM Suite hat der Wendlinger Wellness-Spezialist als Anlass genommen, seine kaufmännischen Lösungen mit der MS-Office-Umgebung zu integrieren. Alle 34 Benutzer arbeiten mit Windows-Clients. e-Mail-Kommunikation ist damit ebenso Alltag geworden wie der Umgang mit MS Word oder anderen Office-Produkten. Da mit der Suite eine identische Basis für alle Mitarbeiter geschaffen wurde und die Software all diese Funktionen unterstützt, lag es für repaBAD nahe, hier den Weg konsequent weiterzugehen.

Darüber hinaus bietet die Lösung ein Modul für die Computer Telephone Integration, mit dem sich direkt aus der Anwendung etwa Ansprechpartner anwählen bzw. bei eingehenden Anrufen automatisch die wichtigsten Informationen zum betreffenden Kunden/Interessenten einblenden lassen. repaBAD nutzt dieses CTI-Modul individuell angepasst als eine Art verlängerte Anrufliste. Aufgelaufene Kundenkontakte werden mittels dieser Anrufliste abgearbeitet. Durch die Integration in die SoftM Suite stehen den Mitarbeitern wichtige Kundeninformationen wie z.B. der Status der laufenden Aufträge, die letzten Lieferungen, offene Posten in der FiBu als Gesprächsgrundlage zur Verfügung.

„Auch die innerbetriebliche Kommunikation wurde mit dem Projekt erheblich verbessert. Vor zwei Jahren hatten wir noch eine höllische Zettelwirtschaft. Überall lagen und klebten Notizen: ‚Ruf mal den zurück!’, ‚Mach mal das!’“, erinnert sich Organisations-Chef Ege. „Das ist vorbei. Das Meiste geht nun über Outlook. Für elektronische Post, wie auch für Briefe und Mailings holen wir die Adressen aus der SoftM Suite. Auch der Faxbetrieb geht über Outlook; im System erfasste Aufträge z.B. werden als Bestätigungen direkt an den Kunden gefaxt.“

Seit Dezember wird in einem weiterführenden Projekt von repaBAD und SoftM der Internet-Auftritt (www.repabad.com) neu gestaltet, der von den Anwendern selbständig gewartet werden kann und somit die notwendige Aktualität und Flexibilität bietet. Ein Produktkatalog mit über 400 Produkten bietet hier detaillierte Informationen zu jedem Produkt, auch Maßzeichnungen können heruntergeladen werden.

Als nächster Schritt soll mit dem Portal-Modul Handelsvertretern und Kunden Einblick z.B. in Auftragsstatus, aktuelle Lagerbestände usw. gegeben werden; weiterhin ist die Schaffung eines Web-Shops für Vertragsmonteure sowie die Web-Integration des Produktkonfigurators für Vertreter und Kunden geplant.

Den Arbeitsaufwand drastisch reduziert

Den Umstieg auf die SoftM Suite resümiert Harald Ege als „gewaltigen Sprung aus dem IT-Mittelalter in die Zukunft“. Das alte, DOS-basierte System hatte repaBAD die Teilhabe an den enormen Möglichkeiten moderner Informationstechnologie verwehrt. Die inzwischen durchgängigen, automatisierten Prozesse haben den Arbeitsaufwand für den Mittelständler drastisch reduziert. „Wir kriegen mit derselben Anzahl Personal nun wesentlich mehr bewegt. Hätten wir unser heutiges Pensum mit dem alten System zu leisten, würden wir sicher allein für die Auftragsbearbeitung zwei, drei Mitarbeiter mehr brauchen – wenn wir es überhaupt mit den damaligen Methoden bewältigen könnten.“

Ein ganz neues Beispiel für erhebliche Personaleinsparungen liefert die Anfang des Jahres eingeführte Archivierungslösung. Mit dieser werden nun die erzeugten Dokumente (Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen) automatisiert archiviert. Über die Koppelung der Suite an das Archiv kann auf die bestehenden Dokumente direkt zugegriffen werden, ohne die Anwendung zu verlassen. „Bisher beschäftigten wir zwei Mitarbeiter, die das Archiv verwalteten“, so Ege. „Heute schafft das eine Person innerhalb eines halben Tages.“

In den im Vergleich zu vor drei Jahren völlig veränderten Abläufen sieht Harald Ege den Hauptgewinn: „Unsere Mitarbeiter waren damals hauptsächlich mit der Auftragserfassung und -bearbeitung befasst. Heute machen sie das fast nebenbei und sind viel mehr mit Kundenkontakten beschäftigt. Arbeitszeiteinsparungen setzen wir in die Verbesserung unserer Kundenbetreuung ein. Die Mitarbeiter haben mehr Zeit, am Telefon auf den Kunden einzugehen, weil im System alles andere gut automatisch und abgesichert durchläuft.“

Fachautor: Friedrich Koopmann

Lösungsanbieter: SoftM Software und Beratung AG
Anwender: repaBAD GmbH