Unternehmen mit mehreren Standorten, die zudem über mehrere Länder verteilt sein können, benötigen für ein professionelles Compensation Management eine geeignete IT-Lösung, mit deren Hilfe die Transparenz und Qualität ihrer HR-Daten für den Bereich Compensation & Benefits (Comp & Ben) sowie die Effizienz der damit verbundenen HR-Prozesse konzernweit sichergestellt werden kann. Dabei gilt: Je größer das Unternehmen, desto komplexer die Anforderungen an das HR-Management – dies gilt insbesondere für international aufgestellte Unternehmen. Der Industriekonzern Benteler International AG aus Salzburg, mit Niederlassungen in 40 Ländern, hat sich diesen Herausforderungen gestellt.

Seit 140 Jahren steht der Name Benteler für Material-, Fertigungs- und Technologiekompetenz in den Bereichen Automobiltechnik, Stahl- und Rohrproduktion sowie Maschinenbau. Die eigentümergeführte Unternehmensgruppe mit einem Jahresumsatz von rund acht Milliarden Euro beschäftigt 30.000 Mitarbeiter an über 150 Standorten. Unter dem Dach der Benteler International AG sind die drei Geschäftsbereiche Automobiltechnik, Steel/Tube und Distribution zusammengefasst. Angesichts der Unternehmensgröße legt Benteler viel Wert auf kurze Entscheidungswege, optimale Entwicklungsperspektiven für die eigenen Mitarbeiter sowie ein Höchstmaß an Kundenorientierung in allen Geschäftsbereichen. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, suchte Benteler nach einer geschäftsbereichsübergreifenden IT-Lösung im Bereich Vergütungsmanagement (Compensation & Benefits), um alte und aufwendige Prozesse abzulösen.

Bislang wurde die Bonusadministration für jeden Geschäftsbereich separat und manuell bearbeitet, was mit einem hohen Fehlerrisiko einherging. Zudem fehlte es an einer Schnittstelle zur Payroll (SAP ERP HCM-Personalabrechnung) wodurch ein enormer Arbeits- und Zeitaufwand entstand, insbesondere bei Mitarbeiterein- und -austritten sowie -wechseln zwischen oder innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche. „Auch bei der Rückstellungsberechnung, die wir mindestens einmal im Quartal vornehmen, ergab sich ein sehr hoher Workload“, ergänzt Andreas Kopejsko, Head of Corporate Compensation & Benefits bei Benteler.

Planung, Berechnung und Reporting für 40 Länder

Kopejsko und sein Team suchten eine ECM-Lösung für die Planung und Umsetzung des 2014 eingeführten Vergütungsmodells mit den Komponenten Bonus, Merit Increase und Individual Salary Increase (ISI). Mit Hilfe der Lösung sollten die systemgestützte Planung, die Berechnung und das Reporting gesellschaftsübergreifend für alle 40 Länder standardisiert werden. Letztendlich ging es Benteler auch darum, Skaleneffekte zu nutzen, also Transparenz zu schaffen, um den administrativen Aufwand zu reduzieren sowie die Datenqualität zu verbessern und um schneller reagieren zu können. Da bereits in anderen Unternehmensbereichen SAP ERP HCM zum Einsatz kommt, wurde das Vergütungsmanagement auf Basis von SAP präferiert. „Es war schwer, am Markt jemanden zu finden, der sowohl das entsprechende SAP ECM Know-how besitzt als auch die internationale Erfahrung, die man für ein Projekt wie das unsere benötigt“, erklärt Ralf Landgraf, der als IT Business Application Architect für die IT-Koordination verantwortlich war. Benteler wandte sich daher direkt an SAP, um eine kompetente Unterstützung für das Vorhaben zu finden. Aufgrund einer Empfehlung des Software-Entwicklers und eines anschließenden Auswahlverfahrens fand Benteler in projekt0708 den Partner, der den Vorstellungen des Industriekonzerns am besten entsprach.

Die Herausforderung bestand darin, dass die SAP ECM-Lösung mit den Prozessen Bonus, Merit und ISI von Anfang an global in einem „Big-Bang-Verfahren“ zum Einsatz kommen und nicht, wie häufig üblich, sukzessive Land für Land ausgerollt werden sollte. Daher bezog Benteler die Stakeholder aus den einzelnen Regionen früh mit ein und legte zum Beispiel vorab Testtage in der Zentrale in Paderborn fest, zu denen die Projektteilnehmer aus den 40 Ländern, in denen Benteler aktiv ist, eingeladen wurden. „Da das Projektdesign global ausgelegt wurde, mussten unterschiedliche Währungen und deren Umrechnungskurse berücksichtigt werden“, nennt Dirk Jäckel, Geschäftsführer des SAP HCM-Spezialisten projekt0708, eine Kernanforderung des Projekts. Darüber hinaus bildet Benteler den kompletten Bonus-Prozess von der dem Bonus zugrundeliegenden Berechnungsformel bis hin zur Berechnung der Total Target Achievements mit SAP ECM ab. „Dadurch erreichen wir sowohl für die Mitarbeiter als auch für die Kollegen in der HR-Abteilung mehr Transparenz“, erklärt Birgit Baertels aus dem Comp & Ben-Bereich der Benteler Automobiltechnik.

Zusammen mit projekt0708 gelang es Benteler dank der zentralisierten Konzernstruktur innerhalb eines Jahres, die SAP ECM-Lösung in allen 40 Ländern zu implementieren. „Ein sportlicher Ansatz, für den andere Unternehmen etliche Jahre brauchen“, so projekt0708-Geschäftsführer Jäckel. Das Kompliment gibt Kopejsko zurück: „Die Mitarbeiter von projekt0708 waren motiviert, unsere Prozesse bis ins Detail zu verstehen.“ Kopejsko betont außerdem das positive Feedback aus den ausländischen Niederlassungen. „Tatsächlich empfanden die Kollegen viel Freude, an dem Projekt mitzuwirken, obwohl sie es on top zu ihrer täglichen Arbeit erledigen mussten“, ergänzt der Leiter des Bereichs Corporate Compensation & Benefits.

Benteler hat schließlich aus dem Projekt bedeutende Vorteile gezogen: Abgesehen von einer erhöhten Transparenz und Datenqualität innerhalb der Prozesse, die nun geschäftsbereichsübergreifend in SAP ECM betrieben werden, hat sich der Workload der HR-Mitarbeiter, die bislang in diese Prozesse involviert waren, auf ein Fünftel reduziert.

www.projekt0708.com