UMS – das neue Zauberwort? Unified Messaging-Systeme sind nicht nur für weltweit tätige Konzerne, sondern auch für den Mittelstand eine große Hilfe im Alltagsgeschehen. Allerdings sollten sie automatisiert mit der ERP-Software verknüpft sein und keiner separaten Pflege bedürfen. Der Client Framework des Koblenzer Software-Hauses OGS bietet hier für Lotus die besten Voraussetzungen und wurde deshalb in das Portfolio der eigenen ERP-Software integriert. Wer kennt die Situation nicht? Mitten hinein in den Lösungsansatz eines komplizierten Vorgangs klingelt das Telefon: Die Fragen des Anrufers sind nur anhand der Daten aus dem ERP-System zu beantworten. Gleichzeitig möchte ein Kollege einen Termin vereinbaren und ein Fax sollte sowieso schon seit zehn Minuten beim Kunden sein. In einer solchen Situation sind zwei Hände und zwei Augen zu wenig, um jetzt alle benötigten Systeme auf einmal zu bedienen und abzufragen. So manches Stoßgebet zum Himmel bittet nun nach mehr Organisation.

Groupware-Lösungen

Ein probates Einstiegsmedium sind e-Mail- und Gruppenkalender-Funktionen. Als „weiche“ Übergangslösungen, die nicht den organisatorisch verankerten Kommunikationskern des Unternehmens aushebeln, eignen sich Team-Mail und Terminmanagement hervorragend. Hier bietet Lotus Notes mit seinen einfachen Startoptionen die besten Voraussetzungen. Und nach der Gewöhnungsphase können ohne große Investitionen ERP-Kerndaten als Unternehmens-Informationssysteme in die Notes-Datenbanken integriert werden. Als „Programmiersprache“ gestattet Notes, nachträglich vollständige Applikationen in das Gesamtsystem zu integrieren.

Telefon, Fax und e-Mail

Mit CTI und seinen Inbound-Funktionen verliert auch die komplizierteste telefonische Rückfrage ihren Schrecken. Denn im Moment des Anrufes stellt die Software alle relevanten Daten aus dem ERP-System – wie Umsatz, offene Aufträge, aktuelle Angebote, Kreditlinie etc. – zur Verfügung, Und nur ein weiterer Knopfdruck führt in die Detail-Informationsebenen. Gerade diese Funktionen machen das Arbeiten dann doch erst leichter. Beispielsweise ist die Reklamation eines Kunden, die im CTI-System erfasst wurde, auch im ERP-System zu sehen.

Ähnliches gilt für e-mail- und Fax-Lösungen, bei denen drei Erfordernisse zu lösen sind: Mail und Fax von jedem und an jeden Arbeitsplatz, Mail und Fax aus den ERP-Systemen heraus und anschließende Integration der Dokumente in das übergreifende Kunden-Informationssystem.

Optische Aufbereitung von Formularen

Durch Word & Co ist der Anspruch an die Gestaltung von Formularen gestiegen; die Zeiten der SCS-basierenden AS/400-Formulare sind nicht mehr „State of the Art“. Ein Formularmanager muss jedem Endanwender eine einfache und schnelle Gestaltungsänderung auf Basis einer vorgegebenen Grundstruktur, zu der z.B. Rechnungskopf, Positionsteile und Dokumentenfuß gehören, erlauben. Durch die Verlagerung auf einen Windows-basierten Kern werden Aufgaben wie Barcode, Grafiken oder Tabellen auch zu keiner Hardware-Herausforderung. Schließlich kann alles, was einen Windows-Treiber hat, als Drucksystem verwendet werden.

Office Integration von Word und Excel

Was gibt es zum Beispiel langweiligeres, als eine Kundenadresse aus dem ERP-System abzuschreiben? Gefordert ist eine einfache Verbindung von ERP-Vorgängen mit beispielsweise MS-Office-Dokumenten wie Word und Visio. Dabei muss die Organisation, z.B. welche Basisdokumente verfügbar sind und an welchem Platz die fertigen Dokumente abgelegt werden, genauso perfekt organisiert sein wie die Übergabe von Kunden- oder Auftragsdaten an das jeweilige Word-Dokument.

Sicher kann schon jedes Einzelelement mit den entsprechenden Werkzeugen helfen, das tägliche Chaos etwas weniger unübersichtlich zu gestalten. Nur – die Synergie- und Rationalisierungseffekte werden zwangsläufig aufgefressen, wenn man die einzelnen Inseln nicht zu einer kompletten Inselgruppe zusammenfasst.

Doch sollte bei der logischen Forderung nach einem einzigen System eines nicht übersehen werden: Es kann diese Aufgabe nur lösen, wenn es mit einer sehr hohen Komplexität antritt. Da bleibt als möglicher Ansatz nur die Lösung, alle Inseln um das ERP-System so anzuordnen und zu integrieren, dass Daten nicht mehrfach gepflegt werden müssen und die harmonisierende Steuerung der Einzelelemente vom ERP-System übernommen wird.

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