Einfach schönere Dächer – dieses Motto vertritt die Jacobi Tonwerke GmbH aus Bilshausen. Um den Dialog mit Kunden oder Lieferanten zu verbessern, wichtige Informationen aktuell per Knopfdruck zur Verfügung zu haben und alle geschäftsrelevanten Dokumente zuverlässig elektronische zu verarbeiten, planten die niedersächsischen Dächer-Spezialisten die Einführung einer DMS- und Archiv-Lösung. Der Unternehmensberater und gleichzeitige DKS-Spezialist Bernd Schmiljun aus Herrsching empfahl der Jacobi Tonwerke GmbH die Einführung von ArchivPlus/400 aus dem Hause Gräbert, Berlin. Neben der preiswertesten Alternative, denn der Preis ist User-unabhängig, bot die Lösung auch weitere wesentliche Funktionen an, zum Beispiel das Auslagern von Teil-Archiven auf CD zur Überlassung für Dritte oder die einfache Integration in iSeries-Anwendungen durch eine Vielzahl von realisierten Schnittstellen.

Spool- und gescannte Dokumente in einem einheitlichem Archiv

In einem ersten Schritt wurde bei der Jacobi Tonwerke GmbH die Spool-Archivierung innerhalb eines Tages eingeführt. Heute arbeiten rund 50 Mitarbeiter aus der Buchhaltung, dem Ein- und Verkauf sowie der Fakturierung damit. Automatisch und protokolliert werden die in den Anwendungen der IBM iSeries erzeugten Spool-Belege – wie Ausgangsrechungen, Buchungsbelege und Bankbelege, Lieferscheine und Journale indexiert, archiviert und für den jederzeitigen Wiederzugriff durch berechtigte Mitarbeiter bereitgehalten.

In einem zweiten Schritt wurde die Archivierung um das Scannen der Eingangspost erweitert. Innerhalb von 27 Monaten wuchs das einheitliche Archiv für alle Dokumentenarten so auf über 400.000 Dokumente an, wogegen sich die Papierablage erheblich reduzierte.

Problemlose Anbindung erreicht

Verbessert hat sich vor allem das Arbeiten in der Buchhaltung. Durch den FiBu-Connector erfolgte die direkte Einbindung der Lösung in das DKS-Finanzbuchhaltungsprogramm. Der FiBu-Connector läuft unter der bewährten ADS-Steuerung und somit unter der gleichen Oberfläche wie die DKS-Datenbank. Über eigene Menüpunkte werden die wichtigsten Funktionen direkt in der DKS-Software zur Verfügung gestellt. Zum Beispiel können nunmehr Korrekturbuchungen sofort erfolgen, da die entsprechenden Belege nicht mehr in der Papierablage gesucht werden müssen, sondern direkt am Bildschirm aufgerufen und abgeglichen werden können. „Auch das stundenlange Sortieren der Ablage, das Lochen und Abheften der in DKS erzeugten Rechnungen oder Journale entfällt“, resümiert Frau Riechmann, Buchhalterin, „ebenso das Suchen innerhalb der alphabetisch geordneten Ablage“. Wenn jetzt Kunden oder Lieferanten Anfragen zu Rechungen oder Vorgängen haben, können diese vom Arbeitsplatz aus beantwortet werden.

Außendienstmitarbeiter mit Archiv vor Ort

Nützlich ist die DMS-Lösung auch für den Vertrieb. Vorbei sind die Zeiten, da die Berater beim Kunden saßen und mit den Schultern zuckten oder telefonische Rücksprache mit den Kollegen hielten. Jetzt bekommt jeder der 37 Außendienstmitarbeiter sein persönliches Archiv auf CD für Recherchezwecke zur Verfügung gestellt. Einmal wöchentlich selektiert und exportiert die Jacobi Tonwerke GmbH die entsprechenden Ausgangsrechnungen aus dem iSeries-Archiv auf eine CD inklusive einer Excel-Tabelle.

Ist der Mitarbeiter beim Kunden vor Ort, muss er nur in der Excel-Tabelle die Rechnungsnummer anklicken und die vollständige Rechnung inklusive der Firmen-Logos wird angezeigt. Alle wichtigen Fragen können vor Ort geklärt werden – z. B. wann die letzte Bestellung, zu welchen Konditionen und in welcher Menge erfolgte.

Insgesamt werden so jährlich rund 50.000 Rechnungen auf CD ausgelagert, mit denen unabhängig vom Archiv auf der iSeries gearbeitet werden kann. Zusätzlich wird für einige Außendienstmitarbeiter eine CD mit den Rechnungen eines Jahres erstellt, die diese zu eigenen Auswertungszwecken nutzen können.

Digitale Langzeitarchivierung auf Plasmon Jukebox

Für die langfristige Archivierung fiel die Wahl auf eine Plasmon Jukebox. Die DMS-Lösung lagert die Dokumente automatisch aus und protokolliert diesen Vorgang. Die hohe Speicherkapazität dieses optischen Plattenarchivs ermöglicht die Verwaltung der Datenmengen für die gesetzlich vorgeschriebenen 10 Jahre.

Fazit

Durch die Einführung der DMS-Lösung wurde nicht nur das Papierarchiv erheblich verkleinert sowie die Suche und Reproduktion der gespeicherten Dokumente vereinfacht. Durch die Einbindung der Fax-Lösung können nunmehr die archivierten Lieferscheine oder Rechnungen schnell und papierlos gefaxt werden. Auf Anfragen kann heute schneller reagiert werden. Die freigesetzten Kapazitäten stehen den Kunden zur Verfügung, die nur eines wollen: einfach schönere Dächer.

Fachautorin: Doris Hantscho

Lösungsanbieter: Gräbert Software + Engineering GmbH
Anwender: Jacobi Tonwerke GmbH