Das Telefon klingelt. Die Vertriebsmitarbeiterin nimmt den Hörer ab. Am anderen Ende ist ein frustrierter Kunde, der wegen einer Betriebsprüfung dringend eine vor zwei Jahren ausgestellte Rechnung benötigt. Die sehr beschäftigte Vertriebsmitarbeiterin entgegnet ihm, dass sie diese suchen und der Kunde sich gedulden müsse. Auf seine Frage, wie lange das denn dauere, kann sie ihm nur ihre Unkenntnis mitteilen. „Wenn die Rechnung da ist, werde ich sie faxen“, lautet ihre Information an den Kunden. Die Mitarbeiterin macht sich auf die Suche, später notiert sie sich die Faxnummer des Kunden. Selbstverständlich hat sie eine Kopie der Rechnung gemacht, um sich den Weg zur Ablage zu ersparen. Die Kopie gelangt nach dem Faxen in den Papierkorb. Das ist leider immer noch Alltag in deutschen Büros. Dabei gibt es effiziente Möglichkeiten, dem täglichen Bürofrust zu entkommen. „Ein Kunde, der eine Rechnung benötigt, kann ganz anders ‚bedient’ werden, wenn das Unternehmen entsprechend ‚vorbereitet’ ist. Durch die Integration der Telefonanlage in das EDV-System weiß die Mitarbeiterin schon, wer anruft, bevor das Gespräch überhaupt beginnt“, sagt Kai Lefhalm, Prokurist der Solutionline GmbH.

Auch besitzt sie wichtige Informationen über den Kunden, die ihre Kollegen in frei definierbaren Textfeldern in der Software-Lösung hinterlegt haben. Der Anrufer fühlt sich von Beginn an persönlich angesprochen und verharrt nicht endlose Minuten in der Warteschleife. In wenigen Augenblicken und nur „wenige Klicks“ entfernt, trägt der Vertriebsinterne Informationen über den Kunden zusammen. Die Mitarbeiterin verfügt aufgrund einer Archivierungs-Software jederzeit über alle archivierten Dokumente. Schnell ist die Rechnung gefunden, die Fax-Nummer befindet sich ebenfalls im Computer. Per Knopfdruck wird eine Rechnungskopie an den Kunden gefaxt. Noch während des Telefonats ist die Rechnung beim Kunden eingegangen.

Effizienteres Arbeiten

Moderne Technik ist heute in der Lage, viele Arbeitsabläufe im Büroalltag erheblich zu verbessern. Das trägt nicht nur zur Steigerung der Kundenzufriedenheit, sondern auch zur Erleichterung der täglichen Arbeit der Mitarbeiter bei. Mit der Computer-Telefonie-Integration (CTI) erfolgt eine Verbindung der Telefonanlage mit der Unternehmens-EDV, sodass die Telefonnummer eines Anrufers mit den gespeicherten Nummern im System problemlos verglichen werden kann. Von normalen Outlook-Kontakten bis hin zum komplexen ERP-System kann hier ein breiter Bereich abgedeckt werden.

Ein automatisches Faxsystem, welches direkt vom Computer aus arbeitet, birgt zahlreiche Vorteile. „Es entfallen nicht nur das Ausdrucken und anschließende Vernichten der Dokumente, sondern auch das Notieren der Faxnummer, der Weg zum Faxgerät und das Warten auf den Sendebericht – von eventuellen Wahlwiederholungen ganz zu schweigen“, so Kai Lefhalm.

Mit dem elektronischen Dokumenten-Management lassen sich alle Dokumente schnell und sicher verwalten. Auf Knopfdruck erfolgt die Bereitstellung aller Dokumente unternehmensweit über das betriebsinterne Netzwerk oder über das Inter- bzw. Intranet für jeden beliebigen Arbeitsplatz. Ganz gleich, ob es um die Einkaufsrechnungsprüfung oder den Zugriff auf andere Unterlagen geht.

Seit zehn Jahren betreut das mittelständische Software- und Beratungsunternehmen Solutionline mehr als 200 Kunden aus Industrie, Handel und der Dienstleistungsbranche. Im Bereich Dokumenten-Management und Archivierung setzt das Herforder Unternehmen auf die Standardprodukte der Firma Saperion, die über eine ausgereifte Office-Integration zu iBaan ERP IV oder SAP R/3 oder Navision Applications verfügen.

Autorin: Elisabeth Kloss

Solutionline CSS GmbH

D-32051 Herford

Telefon: (+49) 05221/7631-0

www.solutionline.com