Irgendwann ist sogar in der IT-Landschaft buchstäblich einmal der Lack ab – diese Erfahrung musste auch die GREBE GRUPPE in Sachen ERP machen. Aufgrund der Entscheidung zur Implementierung von Future II, der betriebswirtschaftlichen Standardlösung von trend SWM aus Freiburg, hat die DV des international agierenden Lackherstellers ihren Glanz wieder: Mithilfe des umfassenden Funktionalitätsspektrums der Software lassen sich sämtliche Geschäftsprozesse flexibel managen und auch die kontinuierlich steigenden Anforderungen – aktuell: an die Qualitätssicherung – umsetzen. „Unser Wunsch war eine ausbaufähige und zukunftssichere ERP-Software, die insbesondere in Produktion, Vertrieb, Kalkulation, Materialwirtschaft und Bestandsführung für eine deutliche Prozessoptimierung sorgen sollte. Hardwareseitig sollte sie zudem auf unserer vorhandenen iSeries aufsetzen, um die Vorteile dieses Systems weiter nutzen zu können“, erinnert sich Walter Maurer, Manager IT der GREBE GRUPPE an das Auswahlverfahren. „Des Weiteren war es uns wichtig, dass unser künftiger IT-Partner genau wie wir aus dem Mittelstand kommt, da dies erfahrungsgemäß einfach kürzere Wege und einen direkteren Kontakt mit sich bringt.“ Vor diesem Hintergrund wurde ein Anforderungskatalog formuliert, dem sich insgesamt sieben IT-Unternehmen mit jeweils ganztägigen Präsentationen stellten. Dabei konnte die Lösung von trend SWM voll überzeugen. „Bei Future II gefielen uns insbesondere die Konsistenz der Anwendung wie auch das Datenbank-Design sowie die Entwicklungsfähigkeit – und das hat sich im Nachhinein mehr als einmal bewahrheitet: Wir sind seit der Einführung noch nie an Grenzen der Erweiterbarkeit gestoßen“, so Walter Maurer in der Rückschau der Ereignisse.

Perfektes Zusammenspiel

Seit dem Echtstart, der einen Kraftakt erforderte, aber „ohne Produktions- oder Vertriebsausfall durchgeführt werden konnte“, wie Walter Maurer betont, kommen sämtliche Module in den Werken in Offenbach, Weilburg sowie im spanischen Esparreguera – hier in der Landessprache – vollumfänglich zum Einsatz. Gleichzeitig kommuniziert die ERP-Software problemlos mit diversen Fremdsystemen. Dazu gehören beispielsweise Human Resources, Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung der VEDA GmbH; aufgrund der engen Partnerschaft von Veda und trend handelt es sich dabei um vollintegrierte Lösungen, die entsprechend komfortabel mit Online- bzw. Batch-Schnittstellen angeschlossen werden konnten. Hinzu kommen Tools für Archivierung, Dokumentenmanagement und Telekommunikation sowie eine für die Branche obligatorische Software zur Einstufung und Klassifizierung von Schadstoffen und Gefahrgut, die ebenfalls per Online/Offline-Schnittstelle angebunden sind.

In Sachen Mitarbeiter und Schulung

Insgesamt arbeiten heute an den drei Standorten rund 220 Mitarbeiter täglich an Microsoft-gestützten PCs mit den Modulen zum Management der unterschiedlichen Geschäftsprozesse; an Hardware kommt dabei aktuell eine IBM iSeries Modell 810 zum Einsatz. Zur reibungslosen Nutzung des Systems wurden und werden die User zumeist „on-the-job“ in der jeweiligen Abteilung geschult, wie es bei mittelständischen Unternehmen nicht zuletzt aus Kostengründen zumeist gehandhabt wird. Zusätzlich finden bei Bedarf zu bestimmten Spezialthemen Veranstaltungen unter der Leitung von Thomas Becher, dem zuständigen trend-Projektleiter, statt.

Software für heute und morgen

Entscheidende Verbesserungen verzeichnet das Unternehmen vor allem in der Materialwirtschaft sowie in der Bestandsführung – hier sind nicht zuletzt aufgrund der großen Zahl an Tools Abläufe und Bewertung deutlich transparenter geworden. Darüber hinaus lobt Walter Maurer den verbesserten Workflow und die Konsistenz der verschiedenen Anwendungsbereiche: „Änderungen und Erweiterungen werden passgenau in das Gesamtsystem integriert.“ Weitere ganz grundsätzliche Vorteile liegen in der Flexibilität und Entwicklungsfähigkeit der Software, dessen Aufgabenspektrum sich im Bedarfsfall jederzeit anpassen und erweitern lässt.

Positives Fazit

„Für die EDV in einem Unternehmen ist es immer das beste Kompliment, wenn sie nicht auffällt und alle selbstverständlich damit arbeiten – und genau diese Situation haben wir“, resümiert Walter Maurer zufrieden. Für den Fall der Fälle besteht in Sachen Support jedoch selbstverständlich ein Wartungsvertrag inklusive Hotline, die auch von allen Mitarbeitern genutzt werden kann; einige Power-User können zudem die entsprechenden trend-Mitarbeiter direkt angehen. Außerdem ist die permanente Betreuung dadurch garantiert, dass sich Thomas Becher je nach Bedarf vor Ort befindet, um mit den IT-Verantwortlichen über aktuelle Anforderungen zu sprechen und eventuell aufgetretene Probleme zu beheben. Basierend auf dieser Verbindung von leistungsstarker Software und umfassender Betreuung läuft das System stabil. „Alle unsere Prozesse werden optimal abgebildet und so wie Future II aufgebaut ist, sehen wir auch künftigen Herausforderungen an unsere IT gelassen entgegen“, bekräftigt Walter Maurer abschließend.

Fachautorin: Sabine Sturm

Lösungsanbieter: trend SWM EDV-Beratung GmbH & Co. KG
Anwender: GREBE-GRUPPE