Im Zusammenhang mit der Neuregelung des Zugriffs auf elektronisch erzeugte Dokumente durch die Finanzbehörden wird dem Thema Dokumenten-Management in den Unternehmen inzwischen mehr Aufmerksamkeit geschenkt. Allerdings decken die am Markt verfügbaren Dokumenten-Management-Systeme nur die „bildliche“ Aufbewahrung von Dokumenten ab. Die aufbewahrten Dateien erfüllen so jedoch nicht das geforderte Kriterium nach maschineller Auswertbarkeit. Zur vollständigen Erfüllung der seit Januar 2002 geltenden Anforderungen ist also eine langfristige Datenhaltung in maschinenlesbarer Form auf Online-Speichermedien und durch Auslagerung auf externe Speichermedien erforderlich. Vanenburg bietet für Baan-Anwender jetzt ein von der Firma Cofiba entwickeltes Gesamtsystem für die Bereiche Finance, Manufacturing und Distribution an. Die Datenarchivierung beruht auf einem zweistufigen, rollierenden Prinzip. In der „Produktivfirma“ wird ein schlanker performanter Datenbestand gehalten. Alle später notwendigen, aber nicht mehr für die laufenden Geschäftsvorfälle benötigten Daten werden in eine „Archivfirma“ geschrieben, auf die jederzeit und auch direkt aus der Produktivfirma ohne einen Firmenwechsel zugegriffen werden kann. Im Rahmen dieser Lösung erhalten ausgewählte Archivdaten frei parametrisierbare ID-Nummern. Damit wird eine Mehrjahresfähigkeit der Archivfirma auch bei umschlagenden Nummernkreisen gewährleistet. In der zweiten Stufe können die Daten zur langfristigen Aufbewahrung in einem ASCII-Datenformat ausgelesen und auf externen Datenträgern gespeichert werden.
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