Stellen Sie sich vor, Sie kommen ins Büro und müssen nicht mehr Fax, Voicebox, e-Mail und SMS checken? Stellen Sie sich vor, Sie können alle Nachrichten unter einer Oberfläche bearbeiten? Stellen Sie sich vor, Sie können alle Telefonate über Ihren Computer erledigen? Oder – anders gefragt: Telefon, Handy, Fax, PC, dazu VoiceMail, e-Mail und natürlich SMS – alles „unter einem Hut“? Wie bekommt man die wachsende Zahl der Medien „unter einen Hut“? Wie behält man den Überblick? Was passiert mit den gespeicherten Mitteilungen, wenn Mitarbeiter unterwegs sind? Erweitern Sie Ihre Lotus Notes/Domino-Umgebung mit Unified Messaging- und Computer-Telephony-Tools.
Ist Unified Messaging Luxus?
Luxus ist etwas, das man sich eigentlich nicht leisten kann. Kein Unternehmen der Welt kann sich auf Dauer Kommunikationsfehler, Nachrichtenstaus, Unerreichbarkeitsdefizite leisten. Sie wissen selbst: Der Durchblick wird immer schwieriger. Früher musste man „alles im Kopf haben“, heute ist man als „normaler“ Mensch froh, wenn es einem gelingt, zu telefonieren und gleichzeitig die zum Gespräch gehörende e-Mail zu lesen, die schon gestern eingetroffen ist. Wieder mal geschlafen? Mitnichten, aber wo soll man anfangen, wenn ein Dutzend Faxe warten, die VoiceMailbox voll ist und nebenbei auch noch das Handy eine neue SMS signalisiert? Wie oft ist in Ihrem Unternehmen ein Fax buchstäblich „unter den Tisch gefallen“? Bleibt zu hoffen, dass es nicht die Bestätigung eines Großauftrags war oder das Storno einer Bestellung, die dann leider trotzdem rausging. Sie sehen, damit ist es reiner Luxus, auf Tools wie Unified Messaging oder CTI zu verzichten. Damit geben Sie Ihrem Workflow einen Schub und beschleunigen den Informationsfluss um ein Vielfaches. Die Entfernungen zwischen den Medien schrumpfen auf Bildschirmgröße. „Der fliegende Wechsel“ zwischen Telefon, VoiceMail, e-Mail, Fax und SMS macht den trägen Informationsfluss zu einem ungebremst fließenden Strom. Lassen Sie sich mitreißen.
Per Mausklick durch die Medien!
Mit einem CTI Tool ist auch das Telefon über den PC, über Lotus Notes bedienbar und alles geht noch reibungsloser. Denken Sie nur daran, wie effektiv eine Verknüpfung mit Lotus Notes-Adressdaten und Datenbanken Ihre tägliche Arbeit unterstützt. Der Quantensprung ist ganz einfach – und alles, was Sie dafür benötigen, ist bereits verfügbar. PCs, Telefone, Handys, Fax-Geräte, Lotus Notes sind in Ihrem Betrieb vorhanden. Nichts muss angeschafft, umgerüstet oder mit neuen Hardware-Komponenten versehen werden.
Und die Amortisation?
Unified Messaging und CTI ermöglichen eine straffere Betriebsorganisation durch beschleunigte Arbeitsprozesse und höhere Mobilität. In der Praxis hat sich gezeigt, dass Zeiteinsparungen von bis zu 70 Prozent möglich sind, wenn Wege und ständiger Medienwechsel entfallen. Nehmen wir an, jeder Mitarbeiter spart durch Unified Messaging durchschnittlich nur 15 Minuten täglich, dann sind das bei 200 Mitarbeitern runde 50 Stunden, mit denen Sie Tag für Tag rechnen können. Weiterer Nutzen ergibt sich durch reduzierte Gebühren, da das jeweils günstigste Medium gewählt wird, durch optimalen SMS Einsatz, durch Reduzierung von Fax-Geräten und Ersatzinvestitionen sowie durch minimale Administration, da die Administration in Verbindung mit Lotus Notes erfolgt.
Allerdings – und dies ist ein wichtiges Indiz: Unified Messaging und CTI sind dann effizient, wenn sie tief in Lotus Notes integriert sind und mit Notes-Datenbanken zusammenarbeiten. Darauf sollten Sie bei einer Betrachtung des Marktes achten.
Fazit:
Unified Messaging und CTI sind flexible Tools für Unternehmen jeder Größe. Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Medienmanager für VoiceMail, Fax, e-Mail und SMS. Auf dieses Kommunikationscenter kann über PC, Laptop, Handy und Telefon jederzeit von jedem Ort aus zugegriffen werden. Lotus Notes wird damit zur Kommunikationszentrale für das Unternehmen und beschleunigt den Workflow, steigert die Produktivität und integriert mobile Mitarbeiter. Die hohe Arbeitszeitersparnis garantiert eine schnelle Amortisation.
Autor: Michael Knauff, Geschäftsführender Gesellschafter
MCA GmbH Gesellschaft für Kommunikationslösungen
D-52222 Stolberg
Telefon: (+49) 02402/86559-55
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