Grundlagen zur Auswahl eines unternehmensweiten Informationssystems: LÖSUNGEN VON DAVID ODER VON GOLIATH?

Unternehmen, die eine einheitliche interne Informationsplattform schaffen wollen, tun sich häufig schwer bei der Wahl einer für sie sinnvollen Content- und Informationsstrategie sowie der dafür benötigten IT-Lösungen.

Das Ziel

Ziel des im folgenden beschriebenen aktuellen Projektes „Plaut World“ war es, ein weltweites webbasierendes Kommunikations- und Informationsmanagementsystem bei dem in 18 Ländern tätigen Management- und IT-Beratungsunternehmen Plaut AG zu implementieren. Als IT-Dienstleister mit zahlreichen Methodiken bestens vertraut, forderte das Unternehmen im Hinblick auf die Einführung eine Methode, die schnell und gezielt ein produktives Ergebnis erzielt. Dabei sollte versucht werden, das gleiche Resultat mit maximal 50 Prozent der kalkulierten Kosten und in ca. 2/3 der veranschlagten Zeit zu erreichen, ohne dabei qualitative und quantitative Einschränkungen in Kauf nehmen zu müssen.

Gefordert war ein System, das neben dem klassischen Webbereich – dem Content Management – auch zusätzliche weitere Aspekte abdeckt, wie Permission Marketing, Enterprise Information Portal oder Digital Asset Management. Letzteres ist eine Lösung, mit der in digitaler Form vorliegende multimediale Elemente erfasst, gespeichert, archiviert und abgerufen werden. Eine zusätzliche Bedingung war die einfache Integration bestehender Applikationen, um beispielsweise Daten aus ERP-Systemen (in diesem Fall SAP R/3) verarbeiten zu können. Es sollte ein zentrales Informationssystem geschaffen werden, das sämtliche nicht personalisierte Informationen (wie z. B. e-Mails) verwaltet und auf Abruf bereithält – via Internet und Extranet.

Von elementarer Bedeutung war dabei auch das nahtlose Zusammenspiel aller 34 Tochtergesellschaften der Beratungsgruppe, denn die Informationen sollten zwar – rein technisch gesehen – zentral verwaltet werden, vom Benutzer jedoch lokal abrufbar sein und als lokales System betrachtet werden. Damit sollte automatisch auch die Trennung zwischen shared und localized Informationen aufgelöst werden.

Die Methodik

Erfahrungsgemäß zählen drei Komponenten zu den größten Kostentreibern bei der Implementierung einer neuen Lösung: Manntage bei der Einführung, Lizenzpreis sowie Schulungsaufwand.

Um Kosten effektiv senken zu können, bedarf es also vor allem anderen einer schnelleren Methode der Einführung, damit Manntage eingespart werden können. Sinnvoll ist daher der Start mit einem Mindestmaß an Funktionalitäten. Wird nämlich der übliche Rahmen an Möglichkeiten voll ausgeschöpft, besteht die Gefahr, dass zum Zeitpunkt der endgültigen Projekteinführung bereits wieder neue Funktionalitäten gefordert sind und die soeben implementierte Lösung aktualisiert werden muss, bevor sie überhaupt richtig eingesetzt wurde. Die Wahl einer Software, die nur den Einsatz der Funktionalitäten erlaubt, die vom Unternehmen auch wirklich benötigt werden, reduziert nämlich auch den Konfigurations- bzw. Schulungsaufwand.

Nach dem Motto „To go fast, we only build what we need, thus keeping the system lean and mean“, sollten die geplanten Manntage durch genaue Definition der Muss-Kriterien so weit gekürzt werden, dass mit möglichst wenig Aufwand ein voll betriebsfähiges System in allen Unternehmensbereichen und Gesellschaften einsatzbereit ist. Ist der Produktivstart erst einmal erfolgt, kann jederzeit aktualisiert werden, denn die Lösung soll ja lebendig gehalten und aktuellen Anforderungen angepasst werden. Mit der Bezeichnung „Living Software“ wird denn auch der Nagel auf den Kopf getroffen. Dabei sollte man sich frei machen von der Befürchtung, sich in eine gewisse Abhängigkeit von dem Lösungsanbieter zu begeben und eine Art „never ending project“ zu kreieren. Der Vorteil dieser „Living Software“-Prozedur liegt – im Vergleich zu eher unregelmäßigen Updates – in der Möglichkeit der permanenten Anpassung an neue Markt- und Unternehmensbegebenheiten zu wesentlich geringeren Kosten, aber einer deutlich erhöhten Flexibilität. Als Beispiel sei hier ein Textverarbeitungsprogramm genannt, bei dem der durchschnittliche Benutzer nur rund 30 % des Funktionsumfangs nutzt und die verbleibenden 70 % als Ballast betrachtet.

Der zweite große Kostenträger in IT-Projekten sind die Lizenzpreise. Sie erscheinen zwar anfänglich häufig sehr niedrig, schnellen jedoch durch steigende Anwenderzahlen und Hardwareanpassungen rasch in die Höhe. Gefordert ist daher eine Software, deren Anbieter sich durch eine Lizenzpolitik auszeichnet, die ihn positiv von anderen Herstellern unterscheidet, um diesen Kostenfaktor gleich von Anfang an nach unten zu revidieren. Spätestens jetzt stellt sich also die Frage nach der Wahl zwischen David oder Goliath.

Die Software – von David oder Goliath?

Nach gründlicher Bedarfsanalyse war schnell klar, dass im Falle der „Plaut World“ die Wahl eines Branchenriesen nicht zum Ziel führen würde und die Investition eines einstelligen Millionenbetrages für eine ECM (Enterprise Content Management)-Lösung nicht gerechtfertigt ist. Ferner stellte sich heraus, dass der Einsatz einer ECM-Software nicht gleichzeitig auch die Erweiterbarkeit auf Basis verschiedener Module garantiert. Nach dem Motto „Schuster bleib‘ bei deinen Leisten“ bieten die meisten Hersteller Softwarelösungen an, die exakt auf ein Einsatzgebiet abgestimmt sind. Diverse Erweiterungen sind zwar möglich, konzentrieren sich jedoch meistens auf einen jeweils bevorzugten Bereich.

Für mittelständische oder große Unternehmen ist beispielsweise die Ergänzung des ECM-Themas um den Bereich Digital Asset Management (DAM) durchaus denkbar. Hierfür bieten sich zwar verschiedene Möglichkeiten zur getrennten Verwaltung und Ablage von multimedialen Elementen. Doch gerade im Umfeld von DAM gibt es vielfältigere Aspekte zu berücksichtigen als dies in den herkömmlichen ECM-Modulen der Fall ist – wie z. B. die Verwaltung digitaler Bildrechte (Digital Right Management) und die Verarbeitung dieser Medien.

Die Auswahl eines Produktes sollte also nicht rein funktionsorientiert am aktuellen Projekt erfolgen, sondern auch alle Aspekte der zukünftigen Möglichkeiten beinhalten, ohne dabei die Spezialisierung in den Fachgebieten außer Acht zu lassen. Der wirkliche Mehrwert entsteht nur dann, wenn sich zu einem späteren Zeitpunkt ein bestimmtes Modul integrieren lässt, das nicht nur allgemeine, sondern auch spezialisierte Aspekte abdeckt.

Beim Projekt „Plaut World“ lag das vorrangige Augenmerk zwar auf dem Bereich ECM, allerdings beschäftigte man sich in Gedanken schon mit den Anwendungsgebieten DAM, Permission Marketing, Enterprise Information Portal etc. – denn hier liegt letztendlich der eigentliche Mehrwert des Projektes. Der Ansatz durfte demnach nicht lauten, ein ECM-System einzuführen, das die entsprechenden Anforderungen später erfüllen kann, sondern eine Art Rahmen zu installieren, der durch entsprechende Module eine Konfiguration erlaubt, welche die Verwendung als ECM-, DAM- oder Permission-Marketing-Tool ermöglicht.

Nach der Evaluierungsphase fiel daher die Wahl auf „cyframework“ der cyminds GmbH. Im Gegensatz zu vielen Mitbewerbern positionierte sich dieses Produkt nicht als ECM-System, sondern stellte sich als Umgebung auf Basis von PHP, Java und XML dar, deren endgültiger Einsatz als ECM oder DAM jedoch je nach Modul und Konfiguration offen blieb. Die komplette Plattformunabhängigkeit lässt den Start auf kleineren Systemen (z. B. Linux, Apache und MySQL) zu und bietet eine Migration im laufenden Betrieb auch in Enterprise-Umgebungen, wie z. B. auf Oracle9i mit Application Server – was dem Gedanken der „Living Software“ sehr nahe kommt.

Die Möglichkeit der leichten Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit auf Basis der intern eingesetzten Technologien (z. B. Java, ASP, C++, Perl o. ä.) erlaubt eine optimale und vor allem fließende Integration in bestehende IT-Strukturen. Interessant ist hier vor allem, dass das Unternehmen den Quellcode auf Wunsch mitliefert und so mögliche Anpassungsschwierigkeiten im voraus vermeidet. Auch die vielfach diskutierte Sicherheitsproblematik kann hier nicht nur theoretisch, sondern auch faktisch überprüft werden. Das heißt, dass durch die Möglichkeit der Einsichtnahme in den eigentlichen Programmcode Aussagen – etwa zum Thema Sicherheit und Integrierbarkeit – theoretisch auch tatsächlich überprüft werden könnten. Im Vergleich zu anderen Technologielieferanten positioniert sich das Unternehmen wahrlich als David, überzeugt aber als einziger Anbieter nicht durch Funktionsumfang, sondern durch benutzernahe Funktionalitäten und Oberflächen.

Fazit

Knapp sechs Wochen nach Auftragserteilung lief die Software bereits. Die Projektzeit konnte damit um rund zwei Drittel der kalkulierten Zeit gesenkt werden. Diese drastische Senkung wirkte sich auf die Gesamtprojektkosten aus, die um etwa die Hälfte verringert werden konnten. Einmal mehr zeigt sich, dass auch in mittleren und großen Unternehmen nicht immer nur die großen Anbieter in die engere Wahl gezogen werden sollten, sondern gerade auch die Branchen-Davids aufgrund ihrer innovativen Lösungen oft mehr als nur konkurrenzfähig sind.

Plaut Consulting GmbH

D–85737 Ismaning/München

Telefon: (+49) 089/96280-417

www.plaut.de