Mit der Wahl des ERP-Systems infor:COM fiel bei der Mixpac Systems AG auch die Entscheidung, den Betrieb der nahezu kompletten Hardware sowie der Office- und ERP-Software künftig von einem Application Service Provider (ASP) betreiben zu lassen. Das hatte zur Folge, dass das Unternehmen seine laufenden Betriebskosten für Hard- und Software um fast 50 Prozent senken konnte. Bevor sich das Unternehmen für ASP entschieden hat, standen in Rotkreuz konventionelle ERP-Systeme – mit einer Besonderheit: Die Lösungen liefen allesamt auf Datenbanken in einem Apple-Macintosh-Netzwerk. Das letzte ERP-System auf Mac, das in Betrieb war, kam niemals richtig in Gang. Die beiden neu hinzugekommenen Projektleiter, Andreas Kees, Leiter Finanzen, und Gerhard Dariz, Prozessmanager, machten daraufhin den Vorschlag, auf ein Windows-Netzwerk und ein entsprechendes ERP-System umzusteigen.

Vorteile des ASP nutzen

„Gleichzeitig mit diesem Vorschlag entstand auch die Idee, das System nicht im Hause selbst zu installieren, sondern alles in die Hände eines ASP zu geben“, erklärt Andreas Kees. „Diesem obliegt künftig das gesamte Management im Umgang mit der Software und der dazu benötigten Hardware“. Spätestens an diesem Punkt stellt sich die Frage nach dem richtigen Provider, denn es existieren noch keine allgemeinen Qualitätsstandards, an denen sich die Auswahl orientieren könnte.

„Bei einer genauen Analyse des Problems ergeben sich die Fragen an den zukünftigen Dienstleister fast von selbst“, fasst Gerhard Dariz einige Punkte zusammen. So muss der ASP nicht nur in der Lage sein, die benötigten Anwendungsprogramme bereitzuhalten, sondern er muss auch die richtige Verwaltung und Unterstützung derselben gewährleisten. Wächst der Auftraggeber, so muss auch der ASP mitwachsen – sprich: Er muss auch kurzfristig räumlich und technisch in der Lage sein, mehr Hardware und mehr Support zur Verfügung zu stellen.

Das Unternehmen entschied sich für den Application Service Provider iSource in Glattbrugg bei Zürich. Man entwickelte gemeinsam eine IT-Lösung, die die Mac-Hardware mit einbezog. Diese werden neben weiteren Windows-PCs wie Terminals am Arbeitsplatz verwendet. Die Verbindung zwischen Terminals und Servern funktioniert mittels der Kommunikationssoftware MetaFrame von Citrix über eine 2 MB-Standleitung in das Hochsicherheits-Rechenzentrum der iSource.

Zukunftsfähigkeit entscheidend

Der ASP stand nun fest, nur die Frage nach dem passenden ERP-System war noch ungeklärt. Zunächst musste die Software grundsätzlich über Metaframe bedient werden können. Dazu sind inzwischen die meisten großen Programme in der Lage. Wichtiger war also die Frage nach der Zuverlässigkeit des Systems und der Zukunftsfähigkeit sowie der Installationserfahrung des Software-Hauses. Beides fand Mixpac mit infor:COM beim Software-Hersteller infor (Schweiz) AG. Die Software wurde unter Verwendung der isydat-Datenbank von Isycon GmbH evaluiert.

Da infor selbst keine Miet-Software anbietet, kaufte Mixpac zwar das ERP-System, legte aber anschliessend die gesamte Verantwortung – bis auf den Support – in die Hände des ASP. Zurzeit gehen die infor-Mitarbeiter noch zur Wartung vor Ort nach Glattbrugg. Mittelfristig plant Mixpac aber auch den Support an den ASP zu übergeben.

Betriebskosten reduziert

„In punkto Betriebskosten sparen wir nun einiges ein“, rechnet Andreas Kees vor. Die gesamten laufenden Kosten setzen sich aus den Einzelposten Call- und Helpdesk, Operation und Monitoring, Exchange e-Mail, Communication (Standleitung), Security, Support On-Site und Hardware-Abschreibung zusammen. Wenn das Unternehmen dieselben Leistungen in gleicher Qualität aus eigener Kraft erbringen würde, so ergab eine Kosten-Nutzen-Rechnung, müsse man mit beinahe doppelt so hohen monatlichen Kosten rechnen.


Übersicht der IT-Landschaft zwischen Mixpac und iSource: Mixpac setzt noch zum Teil die Hardware von früheren Systemen ein (Blau), zum Teil wurde neue Hardware dazugekauft (Ocker) oder gemietet (Grün). Die gemietete Hardware wird teilweise gemeinsam mit anderen Unternehmen genutzt, wobei einige Partitionen für Mixpac freigegeben sind.

Auch beim Service ergeben sich Erleichterungen. Als Alternative zu ASP hätte im wesentlichen Andreas Kees den Support für die 27 Anwender übernommen. Eine fast unlösbare Aufgabe für den Leiter der Finanzen, der mit dem normalen Tagesgeschäft bereits zu viel am Hut hat. Die Folge wäre die Einstellung eines zusätzlichen Mitarbeiters gewesen. Nun sind diese Aufgaben an den ASP delegiert, wo verschiedene Spezialisten die Arbeiten übernehmen.

Ein wichtiger Punkt sind die Ausfallzeiten der Systemkomponenten. Hier ist eine monatliche Mindestverfügbarkeit garantiert, die aktuelle Verfügbarkeit liegt im Moment bei über 99,7 Prozent Nutzung. Weiter ist ein gewisses Spektrum an zuschaltbaren Rechnerkapazitäten gewährleistet. Im Worst Case – der Unterbrechung der Standleitung – bietet der ASP verschiedene Ausweichszenarien. Im einfachsten Fall wählen sich die Mitarbeiter per Remote Access über einen ISDN-Anschluss neu ein. Garantiert wird aber auch, dass im Notfall binnen zwei Stunden ein Raum zur Verfügung steht, in dem Mixpac-Mitarbeiter vorübergehend arbeiten können.

„Die Entscheidung für einen ASP und für infor:COM waren zwei Schritte in die richtige Richtung“, erklären Andreas Kees und Gerhard Dariz übereinstimmend. „Mittlerweile läuft das System bereits ein dreiviertel Jahr und unsere Erwartungen wurden klar erfüllt. Wir haben nun eine integrierte ERP-Lösung, welche im vorgegeben Termin- und Kostenrahmen eingeführt wurde.“ Die Entlastung vom täglichen Support mache sich sehr positiv bemerkbar, fügen beide hinzu.

Der Autor Oliver Solms ist freier Journalist in Karlsruhe.

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