Rechnungen, Mahnungen, Finanz-Reports, Lieferscheine und Bestellungen – Geschäftsvorfälle im Finanz- und Rechnungswesen sowie im Einkauf generieren beim Maschinen- und Anlagenbauer SMS Meer täglich eine Flut an Daten und Dokumenten, die der gesetzlichen Archivierungspflicht unterliegen. Im Zuge der Einführung von SAP R/3 rüstete das Unternehmen, das Hyparchiv bereits seit 1995 einsetzt, auf Hyparchiv Enterprise auf. Durch die Verknüpfung der beiden Systeme entstand schließlich eine zukunftsfähige Lösung, bei der ein zuverlässiges Archiv den mit administrativen und operativen Geschäftsvorfällen verbundenen Workflow nachhaltig unterstützt und abbildet. „Nur mit einem vernünftigen Archiv lässt sich der SAP-Workflow überhaupt abbilden“, erklärt Rainer Knippertz, IT-Leiter von SMS Meer. Damit bringt er seine Hauptanforderung, nämlich das reibungslose Zusammenspiel einer Lösung für ERP mit einem zuverlässigen elektronischen Archiv, auf den Punkt.

Lange vor Einführung einer ERP-Lösung hatte man bei SMS Meer die Notwendigkeit der elektronischen Archivierung erkannt. Ein entsprechendes Projekt war bereits im Jahr 1994, damals noch im Mannesmann Demag Konzern, ins Leben gerufen worden. Bei der Evaluierung verschiedener Archivierungssysteme machte Hyparchiv von GFT Solutions das Rennen, die erste Lizenz bei SMS Meer wurde 1995 erworben.

Archiv mit Workflow-Komponente

Als SMS Meer 1999 im Hinblick auf den Jahr-2000-Wechsel SAP R/3 einführte, hatte sich die Archivlösung bereits vier Jahre lang im Unternehmen bewährt. Im Fokus der Anwendung standen schon damals die Bereiche Rechnungs- und Finanzwesen. Um die Rechnungsprüfung zu vereinfachen, hatte man gemeinsam mit GFT Solutions als Unterbau für das Archiv eine Lösung mit Workflow-Komponente entwickelt. Fortan wurden die Rechnungen automatisiert gescannt und mit Stempeln versehen.

Nicht nur die IT-Fachleute erwarteten den Jahr-2000-Wechsel gleichermaßen mit Spannung und Unsicherheit, drohten doch in der Informationstechnologie Probleme, deren Ausmaße selbst Experten letztlich nicht genau einschätzen konnten. Bei SMS Meer zahlte sich die voraussehende Planung jedoch aus, der Jahreswechsel verlief problemlos. Auch die GFT-Experten sahen dem Jahr 2000 gelassen entgegen, waren doch bei Hyparchiv gar keine vorbereitenden Eingriffe notwendig gewesen.

Eine Veranlassung, zeitnah zu SAP R/3 auch das Archivsystem auf den neuesten technischen Stand zu bringen, gab es für SMS Meer damals nicht. Pragmatische Gründe sprachen sogar dagegen. „Natürlich wollten wir nicht alles gleichzeitig ändern“, schildert Rainer Knippertz, die Situation Ende 1999, Anfang 2000. „Deshalb bauten wir bei der elektronischen Archivierung – ganz nach dem Motto: ‚Never touch a running system’ – weiterhin auf Hyparchiv. Das lief zuverlässig und stabil.“ Allerdings programmierte man eigens einen Connector, um R/3-Listen in Hyparchiv ablegen zu können.

Im Herbst 2002 allerdings, als bei SMS Meer die Einführung von SAP R/3 in der Materialwirtschaft anvisiert wurde, war den Beteiligten jedoch klar: Ohne eine integrierte Verknüpfung zum elektronischen Archiv kam man nun nicht mehr aus. Bei dieser Gelegenheit entschied man sich dann auch, auf die neue Software-Generation Hyparchiv Enterprise zu migrieren. Da Mitarbeiter von SMS Meer wertvolle Erfahrung bei der Wartung und Administration der Archivlösung angesammelt hatten, war es nicht schwer, das neue System eigenständig in Betrieb zu nehmen. Weil das System bei SMS Meer bereits jahrelang im Einsatz war und nicht auf der grünen Wiese entwickelt werden musste, konnte reichlich internes Know-how angesammelt werden, um alle wesentlichen Schritte selbst durchzuführen. Dank des Hyparchiv Link for R/3 konnte auch die Verknüpfung zwischen dem elektronischen Archiv und dem ERP-System problemlos realisiert werden. Entsprechend der Anforderungen stellte SMS Meer je einen Spezialisten aus den Bereichen SAP, Netzwerk und Server für das Projekt ab. Wo es nötig war, stand das Software-Haus beratend zur Seite.

Upgrade auf Hyparchiv Enterprise

Im Januar 2003 wurde Hyparchiv Enterprise dann aufgesetzt. Bereits einen Monat nach der ersten Server-Installation konnte auf die alten Volumes zugegriffen werden. Dadurch mussten nicht zwei verschiedene Archive gewartet und gepflegt werden. Der Zugriff konnte über ein einziges Archiv erfolgen.

Hyparchiv Link für R/3

In einer Zeitspanne von sieben Monaten wurde die Anbindung an das SAP-System in einem zweiten Schritt realisiert. Das wäre allerdings viel schneller zu machen gewesen, hätten die SMS Meer Mitarbeiter nicht gleichzeitig an verschiedenen anderen Projekten gearbeitet.

Der für das ArchiveLink-Modul von SAP zertifizierte Link for R/3 verknüpft das ERP-System mit Hyparchiv. Die SAP-Daten wurden in Hyparchiv übernommen, Drucklisten samt Indexinformationen über die neue Schnittstelle an Hyparchiv übergeben und langzeit- und revisionssicher archiviert. Der Zugriff auf die Drucklisten erfolgt bei SMS Meer über den Hyparchiv Desktop, mit dem derzeit etwa 40 Personen in der Unternehmenszentrale in Mönchengladbach arbeiten.

Ausblick

Als nächste Ausbaustufe ist die Einführung des SAP-Moduls „Materialwirtschaft“ geplant. Dann sollen nahezu 250 Mitarbeiter Zugriff auf alle archivierten Dokumente erhalten, die im Rahmen der abgewickelten SAP-Geschäftsvorgänge anfallen. Bei einem Volumen von rund 100.000 Seiten im Jahr liegen die Vorteile einer effizienten und revisionssicheren elektronischen Ablage auf der Hand.