Vertriebsinformationssysteme leben von der Aktualität ihrer Daten. Dabei spielen die Schnittstellen zu den Vorsystemen eine wichtige Rolle. Bei der Hess Licht & Form GmbH in Villingen-Schwenningen wird für die Datenreplikation aus dem ERP-System in die Außendienstanwendung der SoftM DataConnector eingesetzt. Seit über zwanzig Jahren hat sich Hess auf die Herstellung von Leuchten und so genannten Stadtmöbeln (Mobiliar für den öffentlichen Raum) spezialisiert. Architekten und Planer unterstützen das Unternehmen mit einem ganzheitlichen Konzept von Produkt und Dienstleistung für die lichttechnische Planung und Gestaltung von Städten, Gemeinden, Wohn- und gewerblichen Bauten sowie Grünflächen und Parkanlagen. Eine wichtige Rolle spielt bei Hess der Außendienst, für den 33 Mitarbeiter in fünf Regionalbüros in Deutschland tätig sind.

Durch die immer stärker ausgeprägte Serviceorientierung des Unternehmens wächst in diesem Bereich der Informationsbedarf, erläutert der IT-Verantwortliche Harald Messmer die Suche nach einem neuen Vertriebsinformationssystem : „Da wir stark im Projektgeschäft aktiv sind, ist es zwingend notwendig, alle relevanten Informationen schnell und zentral zur Verfügung zu stellen.“ Die passende Software wurde in OctoOffice von IntraWare gefunden und man begann mit der Umsetzung der Lösung.

Große Datenmengen

Doch an einem Punkt hakte das Projekt. „Mit unserem betreuenden Systemhaus probierten wir verschiedene Tools aus, um die Stammdaten aus unserem ERP-System auf der AS/400 in die Groupware-Anwendung zu übertragen. Die Datenübernahme – es handelt sich um rund 120.000 Datensätze von Kunden samt Ansprechpartnern – zog sich dabei über viele Stunden, in manchen Fällen länger als einen Tag, hin. Da keine zufriedenstellende Lösung möglich schien, stand das gesamte Projekt auf der Kippe.

Bei der Suche nach einer Lösung stieß das Systemhaus schließlich auf den DataConnector von SoftM. Dabei handelt es sich um ein Datenübertragungswerkzeug, das für den Bedarf mittelständischer Kunden nach einer einfach handhabbaren und kostengünstigen Lösung zur Einbindung relationaler Datenbanken in Notes-Anwendungen entwickelt wurde. Damit können beliebige SQL-Datenbanken eingebunden werden, wie etwa eine IBM Universal Database auf einem iSeries-Rechner, ein Microsoft-SQL-Server unter Windows oder ein Oracle-System unter Unix. Es lässt sich gezielt steuern, welche Daten wann wohin geschrieben werden sollen. Zusätzlich zur umfangreichen Steuerungsfunktionalität verfügt das Produkt auch über einen ausgeprägten Auswertungsbereich. Die Protokolle über die Datentransfers können dort nach unterschiedlichen Gesichtspunkten betrachtet werden. Bei Bedarf kann eine automatische Zustellung per e-Mail erfolgen.

Implementierung an einem Tag

Die Datenübertragungsprobleme bei Hess wurden mit der Lösung von SoftM innerhalb eines Tages gelöst; ein Berater des Software-Hauses installierte und parametrisierte das Tool. „Die erstmalige Datenübernahme beanspruchte ca. 1 Stunde. Bei den täglichen Datenübertragungen sind wir auf einige Minuten heruntergekommen“, lobt Messmer die Performance dieses Werkzeugs. Pro Tag ergeben sich bei Hess bis zu 3.000 Änderungen, z.B. dadurch, dass bestimmte Routinen wie etwa ein Mahnlauf in der ERP-Anwendung auf der iSeries durchgeführt werden. Überall dort, wo Änderungen stattfinden, werden so genannte Flags an den Datensätzen gesetzt. Der DataConnector übernimmt die so gekennzeichneten Datensätze und löscht dabei die Änderungs-Flags.

„Das Tool arbeitet absolut zuverlässig“, berichtet Messmer. Als besondere Stärke hebt er hervor, dass „alle Daten von unserer iSeries in das Vertriebsprogramm importiert werden können. Es sind nur kleine Anpassungen nötig, da hier ‚native‘ auf die iSeries zugegriffen wird.“ Auch hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit ist Messmer vom DataConnector überzeugt. Die Investition habe sich längst amortisiert.

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