Noch immer wird durch monotone Buchungen stets wiederkehrender Geschäftsvorfälle viel Zeit in den Unternehmen verschwendet. Was fehlt, ist mehr Unterstützung im täglichen Buchungsalltag.

Die automatische Verarbeitung und Erzeugung von EDI-Nachrichten, d. h. Rechnungsausgang, Rechnungsliste oder Auftragseingang, sowie deren buchhalterische Aufbereitung sind Bestandteil jeder modernen FiBu. Auch die Vorbereitung auf den Zahlungseingang und -ausgang nach SEPA-Standard ist schon häufig vorbereitet, auch wenn das SEPA-Lastschriftverfahren erst zum November 2009 eingeführt wird.

Weniger Routinearbeiten

Was fehlt, ist mehr Unterstützung im täglichen Buchungsalltag, beispielsweise bei der monotonen Buchung immer wiederkehrender Geschäftsvorfälle. Eine entsprechende Lösung, wie beispielsweise der OGSid eCash Manager, bietet hier aktive Buchungsunterstützung, indem zum Beispiel selbstständig elektronische Kontoauszüge eingelesen werden, die zuvor über Online-Banking abgerufen wurden. Kontoauszüge in Form von Dateien haben den Vorteil, dass sie softwaretechnisch lesbar und auswertbar sind. Die Verbuchung eines Zahlungseingangs, um nur ein Beispiel zu nennen, geschieht immer nach festen Regeln. Anhand mitgegebener Parameter, wie Kundenummer, Rechnungsnummer und Betrag, wird der entsprechende „Offene Posten“ herausgesucht und ausgebucht.

Das ist Theorie, die Praxis sieht anders aus, werden Sie einwenden. Da haben Sie Recht, denn oft sind die Angaben nicht vollständig, fehlerhaft oder der Betrag weicht durch Rundungen, unberechtigten Skontoabzug oder Delkredere von den Vorgaben ab. Kein Problem, der eCash Manager beinhaltet entsprechende Automatisierungswerkzeuge und zusätzlich diverse einstellbare Filter, die z. B. Betragstoleranzen in einem festgelegten Rahmen berücksichtigen.

Das Modul bietet darüber hinaus die Möglichkeit, diverse Voreinstellungen zu tätigen, so dass nicht immer wieder vorkontiert werden muss. Darüber hinaus können wiederkehrende Buchungen von Bankzinsen etc. anhand ihrer Buchungsschlüssel erkannt und ebenfalls über eine hinterlegte Kontierungsvorschrift automatisch verbucht werden. Klingt einfach? – ist es auch! Denn alles, was die Lösung macht, ist den Inhalt des Kontoauszugs nach vorgegebenen Kriterien und buchhalterischen Richtlinien zu interpretieren und nach erfolgreicher Zuordnung automatisch zu verbuchen.

Die Buchhaltung kann sich so ganz den komplizierten, weil nicht einwandfrei zuzuordnenden Posten widmen und hat Zeit für eine aussagekräftige Planung, die unter den derzeitigen, rigiden Kriterien der Banken wichtiger denn je ist. Zusammen mit der Kostenrechnung und der Anlagenbuchhaltung ergibt sich erst dadurch die optimale Unterstützung.

OGS GmbH, Koblenz
www.ogs.de