Verschärfter Kostendruck und harter Preiskampf sind nicht die einzigen Herausforderungen, vor denen Handelsunternehmen heute stehen. Viele mussten in den letzten Jahren die Mitarbeiterzahl reduzieren, gleichzeitig aber das verbliebene Personal optimal einsetzen, um die längeren Ladenöffnungszeiten bedienen und Umsatzziele erfüllen zu können.

Eine flexible Personaleinsatzplanung ist vielen Unternehmen bereits als Lösungsweg vertraut. Besonders effektiv kann jedoch nur eine Arbeitszeitgestaltung sein, die am tatsächlichen Bedarf ausgerichtet ist. IT-gestützte Workforce-Management-Lösungen bieten dem Handel ideale Hilfsmittel, mit denen der Spagat zwischen Umsatzverlusten einerseits und teuren Überkapazitäten andererseits gemeistert werden kann.

Gleichzeitig stellt ein modernes Workforce Management sicher, dass der Kunde auch künftig König bleibt: Eine Planungssoftware für den Personaleinsatz ist nicht nur für Händler interessant, die Personalkosten optimieren müssen. Sie wird auch in Unternehmen eingesetzt, die sich durch einen hohen Servicegrad profilieren wollen und mit einer Anzahl von Mitarbeitern planen, die bewusst über der Mindestbesetzung liegt. In beiden Fällen gilt: Wer den Personaleinsatz bedarfsorientiert managen will, braucht Bedarfsprognosen auf Basis aller relevanten Faktoren. Ein gutes Beispiel dafür bietet die famila Handels-Betriebe GmbH & Co. KG Rhein-Neckar. Der Einsatz der 1.300 Mitarbeiter in ihren zwölf SB-Warenhäusern und Fachmärkten wird mit einer Workforce-Management-Lösung koordiniert, die eine bedarfsoptimierte Planung mit automatischem Planvorschlag und untertägigen Arbeitsplatzwechseln ermöglicht. Damit kann das Unternehmen nicht nur individuelle Prognosen über den Personalbedarf in den unterschiedlich großen Märkten erstellen, sondern auch flexibel auf das Kundenaufkommen reagieren.

Auf den Punkt gebracht

Ein Blick auf den Point of Sale mancher Handelsunternehmen zeigt jedoch noch immer: die Kunden ärgern sich über schlechten Service und Wartezeiten, während Verkaufsmitarbeiter Ware ordnen, den Bestand prüfen oder andere logistische bzw. administrative Tätigkeiten durchführen. Kurz, die Ursache für fehlende Kundenbetreuung liegt häufig nicht in der Quantität des Personals. Oft sind es mangelnde Planung und Steuerung, die dazu führen, dass ein Teil der im Verkauf eingesetzten Ressourcen nicht zur Verfügung steht.

Wird die Personalplanung jedoch konsequent am erwarteten Kundenaufkommen ausgerichtet, steigt der Service-Level. Das schlägt sich auch im Umsatz nieder: Verkauft z. B. eine Schuhhandelskette mit 100 Filialen durch einen frequenzorientierten Personaleinsatz pro Woche und Mitarbeiter in jeder Filiale nur ein oder zwei Paar Schuhe mehr, ergibt das schnell einen siebenstelligen Mehrumsatz.

Je nach Handelsformat und Beratungsintensität müssen bei der Bedarfsermittlung allerdings auch andere relevante Bedarfstreiber wie Sonderaktionen, Wetterprognosen oder Artikelabverkauf berücksichtigt werden. Aus der Vergangenheit weiß man z. B., wie sich das Kaufverhalten an Adventswochenenden, Brückentagen oder bei Saisonverkäufen gestaltet. Genauso wichtig sind aber auch interne Faktoren wie die Planung von Nebentätigkeiten, die Qualifikation, Pausenzeiten oder Mitarbeiterwünsche. Fließen alle diese Informationen zusammen, kann man den Personaleinsatz optimal am tatsächlichen Bedarf ausrichten. Das ist nur mithilfe einer Software möglich, die umfangreiche Planungs- und Prognosefunktionen zur Verfügung stellt und auf die Bedürfnisse des Handels abgestimmt ist.

Eine moderne Personaleinsatzplanung setzt damit Planungsentscheidungen „nach Bauchgefühl“ eine klare und gezielt optimierbare Datenbasis entgegen. Wichtig ist in jedem Fall, dass die eingesetzte Lösung nicht nur höchste Funktionalität bietet, sondern auch plattformunabhängig, skalierbar und parametrierbar ist. Denn das schützt die getätigte Investition langfristig und hält gleichzeitig die Betriebskosten niedrig. Der Return on Investment wird nach Erfahrung von ATOSS meist innerhalb von zwölf Monaten nach Implementierung erreicht.

ATOSS Software AG, München
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