Seit zwei Jahren bietet die SM Hartmann GmbH seinen Kunden in Kooperation mit der Wiener Avenum Technologie GmbH eine Electronic-Banking-Lösung an, die vollständig in die Finanzbuchhaltungssoftware SMH-FIBU/iS integriert ist. Das Programm eBanking/400 (Version 5.1) kann mit allen Banken in Deutschland und Österreich kommunizieren, dabei wird die gesamte Steuerung und Kontrolle automatisch von der iSeries aus durchgeführt. Das Abholen der Kontoauszüge erfolgt bereits vor Arbeitsbeginn, die Daten werden direkt mit den Offenen Posten der Buchhaltung abgeglichen und diesen zugeordnet. Durch die Definition von Buchungsmustern ist es auch möglich, dass reine Sachbuchungen sofort generiert werden. All diese Vorgänge erfolgen ohne jeden Benutzereingriff.

Die weitere Bearbeitung der Daten erfolgt komplett innerhalb der SMH-Buchhaltung mit den Standard-Buchungsprogrammen, so dass für den Anwender keine zusätzliche aufwändige Schulung notwendig wird. Der Kontoauszug wird am Bildschirm detailliert nach Voll-, Teil- und Nicht-Treffern aufgelistet; alle Bewegungen können kontrolliert, Teiltreffer konkretisiert, nicht zugeordnete Posten manuell gebucht und bereits zugeordnete Vorgänge bei Bedarf auch wieder zurückgesetzt werden. Durch die Möglichkeit, die Bankverbindungsdaten in die Stammdaten zu portieren, wird ein Kunde bei zukünftigen Zahlungseingängen auch erkannt, wenn beim Zahlungsvorgang selbst keine verarbeitbaren Details mitgegeben werden. Alle Auszugsdaten und Buchungsvorgänge werden protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden.

Die Dateien aus den Zahlungsläufen (Lastschrifteinzug, Überweisung an Lieferanten) können in den jeweils vorliegenden Datenformaten direkt über das System an die Bank gesendet werden. Eine in den SMH-Buchungsprogrammen integrierte Sofortzahlungsfunktion ermöglicht zudem die Erstellung von Überweisungsdaten direkt beim Ausgleich eines Belegs, ohne dass ein zusätzlicher Zahlungslauf durchgeführt werden muss.

Die hohe Datensicherheit wird gewährleistet durch die elektronische Unterschrift und die Steuerung der Zeichnungsberechtigung auf Benutzerebene der iSeries. Die von den Banken vorgegebenen Sicherheitsstandards und Verschlüsselungsverfahren werden ebenfalls berücksichtigt. Eventuell zukünftige Innovationen in diesem Bereich werden von Avenum im Rahmen der Wartung in die Lösung integriert.

Die Zuhr & Köllner GmbH Stade in Niedersachsen, bedeutendster Vollsortiment-Baustoffhändler der Region, setzt dieses Modul in der Praxis ein und ist von der Leistungsfähigkeit und Effizienz des Programms überzeugt. „Bei Trefferquoten von mehr als 70 Prozent, was die Zuordnungen von Kundenzahlungen bzw. die automatische Auszifferung von offenen Posten angeht und der damit verbundenen immensen Zeit- und Kostenersparnis, können sich unsere Mitarbeiter vermehrt auch um das Debitoren-Management kümmern. Folge ist eine erhöhte Liquidität unseres Unternehmens – und das ist gerade in der heutigen Zeit sehr entscheidend“, betont Dipl. Kaufmann Reinhold J. W. Haase, Leiter Controlling und Rechnungswesen.

Die Kooperation und Kommunikation zwischen Avenum und SMH funktioniert beispielhaft: Z.B. erweiterte Avenum speziell für die Belange des Baustoffhandels auf Bitten von SMH die internen Zuordnungsmechanismen um die Möglichkeit einer Mehrfach-Findung. Das bedeutet, dass auch Sammelzahlungen für bis zu 20 Einzelrechnungen als Volltreffer zugeordnet werden können. Dass dies eine weitere große Arbeitserleichterung darstellt, liegt auf der Hand.

Die vollständige Integration in die SMH-Umgebung beurteilt Herr Haase als äußerst vorteilhaft: „Die Installation der Programme auf PC und iSeries sowie die Einweisung in das neue Modul wurden in 2 Tagen vollständig durchgeführt. Das System war somit schnell verfügbar und praxisgerecht einsetzbar. Dass Service und Betreuung durch unsere bekannten kompetenten Ansprechpartner erfolgen, ist natürlich auch nur zu begrüßen.“

S.M. Hartmann GmbH

D–82008 Unterhaching

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A-1200 Wien

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