Eine Business-Software mit Brancheneignung suchten die AVO-Werke. Die integrierte ERP-Lösung von SoftM sorgt für Effizienz und Transparenz der Geschäftsprozesse und auch dafür, dass die EDV eine One-Man-Show bleiben kann. Zu Zeiten des Walzerkönigs Johann Strauss “komponierte” vor 150 Jahren ein gewisser August Vodegel in Osnabrück Gewürzmischungen und Pökelmittel. Diese erreichten über die eigene Fleischerei hinaus einen so guten Ruf, dass sie schon bald an Kollegen und Händler verkauft wurden. Die Erfolgsgeschichte der AVO- (August Vodegel, Osnabrück) Werke August Beisse GmbH in Belm bei Osnabrück hält bis heute an. Das Unternehmen ist heute einer der führenden Lieferanten von Würzmitteln für Fleischerhandwerk, Fleischwaren- und Nahrungsmittelindustrie sowie der großen Handelsketten.

Doch wie überall in der Nahrungs- und Genussmittelindustrie spürt man auch bei AVO den immer härteren Wettbewerb, extremen Preisdruck, sinkende Margen und steigendes Qualitätsbewusstsein. Der Optimierungsdruck wächst und immer kurzfristiger muss zu möglichst geringen Kosten bei gleich bleibend hoher Qualität geliefert werden. Um bei den großen Handelsketten gelistet zu sein, sind steigende Anforderungen in punkto Liefer- und Servicefähigkeit, Qualität und Kosten zu erfüllen.

Die Wettbewerbsfähigkeit in diesem Umfeld erfordert optimierte Prozesse und eine Business-Software, die durch hohe Integration und ein breites Spektrum an branchenspezifischer Funktionalität alle Potenziale zur Effizienzsteigerung erschließt. AVO setzt auf einem IBM-Server iSeries, Modell 820, eine Gesamtlösung der SoftM Software und Beratung AG, München, ein.

Bei AVO galt es, eine IT-Installation abzulösen, die neben FiBu- und Lohn-Standardprogrammen (ehemals von IBM vertriebenen Softwarepaketen) eigenentwickelte Individuallösungen für Vertrieb, Lager, Fertigung und Außendienst umfasste. Das System war über Jahre immer wieder modifiziert worden und immer schwieriger zu pflegen. “Dies war strategisch nicht länger haltbar”, beschreibt Wolfgang Schaber, Leiter Organisation + DV bei AVO, die Situation vor der Umstellung. Vor allem auch angesichts der Tatsache, dass es sich um eine “1-Mann-EDV” handelte und dies auch so bleiben sollte.

“Heute bestellt, morgen ausgeliefert”

Ausgelöst wurde die Umschau nach einem neuen Softwaresystem durch den Außendienst. “Das war unser größtes Sorgenkind: Weder hatten die VBs draußen aktuelle Zahlen, noch waren sie mit der Unternehmenssoftware integriert”, berichtet Wolfgang Schaber. Jede Woche wurden ca. 40.000 Ordersätze gedruckt und an den Außendienst verschickt. Mit einer Bestellmenge versehen konnten diese ins Werk zurückgesendet werden, wo sie erneut erfasst und dann abgearbeitet wurden. “Wir hatten einen doppelten Erfassungsaufwand bei Aufträgen, riesige Papierberge, beträchtliche Versandkosten und lange Lieferzeiten”, so Schaber. Stattdessen sollten künftig die mit Notebooks und dem SoftM-Außen-dienstpro-gramm ausgestatteten 70 Mitarbeiter über tagesaktuelle Informationen verfügen, Aufträge elektronisch erfassen und an die Zentrale senden, auch Besuchsberichte erstellen, Touren planen, Reisekosten abrechnen und selbst Stammdaten pflegen können.

Anfangs musste das Programm für spezifische Anforderungen, insbesondere zur Arbeit mit individuellen Preisen, noch weiter entwickelt werden. “Das ist gelöst: heute wird bestellt und morgen ausgeliefert”, sieht Schaber seine Erwartungen in das Außendienstsystem erfüllt. 65 Prozent aller Aufträge werden inzwischen von Außendienstlern vor Ort mit Notebooks erfasst, abends per Telefonleitung in die Zentrale gesendet und dabei aktuelle Datenpakete empfangen. “Mit Wegfall der doppelten Auftragserfassung gewinnen wir mindestens einen ganzen Tag. Mitarbeiterinnen, die bis dahin die Aufträge erfassten, wurden nicht entlassen, sondern können sich heute intensiver mit unseren Kunden beschäftigen.”

Parallel zur Einführung und Anpassung des Außendienstprogramms, was ca. zwei Monate dauerte, begann man sich bei AVO mit der integrierten Business-Software von SoftM zu beschäftigten. “Wir haben uns auch für den Innendienst nach einer Lösung umgesehen”, berichtet Schaber. Bei AVO war bereits früher – bevor Schaber den Posten des EDV-Leiters übernahm – mit der Einführung von ERP-Standardsoftware begonnen worden. Beide Projekte – einmal mit einer Unix-, das andere Mal mit einer PC-basierten Lösung – waren gescheitert. Vom Vertragsabschluss über eine umfassende Prozessanalyse, Implementierung der Software und Schulung der Mitarbeiter bis zum Echtstart des SoftM-Systems vergingen acht Monate. “Die gesamte Softwareeinführung verlief sehr schnell”, ist Schaber zufrieden. “Der Anpassungsaufwand blieb gering, weil SoftM schon so viele Möglichkeiten in der Standardsoftware bietet.”

Bei AVO läuft das Portfolio von SoftM nahezu komplett; mit Auftrag, Lager, Einkauf, Kalkulation, FiBu, Vertrieb, Reporting und Dokumentenmanagement. “Dass die verschiedenen Module von einem einzigen Anbieter stammen, ist für mich sehr von Vorteil: Ich habe einen Ansprechpartner und kann die komplexen Zusammenhänge besser überschauen”, so Schaber. “Der größte Nutzen der Business-Software ist die Verfügbarkeit aller relevanten Informationen für die Mitarbeiter. Es gibt bei uns keine Stelle mehr, wo irgendetwas fehlt. Das war früher ganz bestimmt nicht so.” Bewährt habe sich auch die Nähe zur regionalen Niederlassung des Softwarehauses. “Wenn wirklich einmal etwas geändert werden muss, ist der Support auch räumlich nicht weit.”

Branchentauglichkeit bewiesen

SoftM deckt das gesamte Spektrum spezieller Anforderungen insbesondere in Vertrieb, Lieferkette und Produktion weitgehend mit Standardfunktionen ab. Als Lieferant großer Filialketten muss AVO in seiner Software auf der Vertriebsseite die Konzern- und Verbandsstrukturen der großen Einzelhandelsketten abbilden, z.B. bei Preisen, Konditionen und Rabatten.

Zudem darf ein Lebensmittelunternehmen, wie die nach DIN ISO 9001 zertifizierte AVO GmbH, bei der Qualitäts- und Produktionssicherheit keine Kompromisse machen. So unterstützt die Business-Software z.B. die besonderen Anforderungen an die Chargenrückverfolgung, die Überwachung der Produktqualität und der Haltbarkeitsdaten. “Auch wenn wir damit noch nicht ganz fertig sind, ist doch die durchgängige Chargenverwaltung unser Ziel. Die Möglichkeiten dafür sind mit der Software vorhanden.” Mit dem SoftM-System ist AVO gut gerüstet für die verschärften behördlichen Auflagen, die künftig für Lebensmittelhersteller gelten werden. Die Europäische Union hat 2002 mit der EU-Verordnung 178/2002 neue Regularien verabschiedet, in denen die umfassende Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln “in allen Produktions-, Verarbeitungs- und Vertriebsstufen verlangt wird”. In ihrer Gesamtheit wird die Verordnung ab 1. Januar 2005 wirksam.

Schließlich ergeben sich aus Schwankungen der Weltmarktpreise weitere spezifische Anforderungen an die Business-Software. “Die Kilopreise für Pfeffer etwa – wir verarbeiten davon 700 Tonnen pro Jahr – können zwischen 1,50 und 8 Euro schwanken.” Bei Rohgewürzen berechnet AVO die Tagespreise an die Kunden weiter, mithilfe der SoftM-Software lassen sich wechselnde Einkaufspreise automatisiert in den Verkaufspreisen abbilden. Das Gros der Rohstoffe verarbeitet AVO aber zu Fertigprodukten, hier können Preisschwankungen in der Regel nicht direkt weitergereicht werden. Daraus ergeben sich hohe Anforderungen an Einkauf, Planung und Disposition. Die EDV unterstützt die richtige Bevorratung mit Rohstoffen, wobei auch saisonale Schwankungen zu berücksichtigen sind: “Sobald es im Mai warm wird und die Grillsaison startet, muss praktisch auf Zuruf eine Tonne mehr Marinade produziert werden”, berichtet Schaber. Mit SoftM hat AVO die Marktschwankungen im Griff und sieht sich auch für künftige Herausforderungen gerüstet. Noch im Jahr 2003 möchte AVO in die erweiterten ERP-Anwendungen einsteigen, die SoftM in den Bereichen SCM, CRM und e-Business anbietet.

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