Wer Informationen findet, spart Zeit und Geld: Knowledge-Management

Im Grunde ist es heute kein Problem, schnell an Informationen zu kommen, die man für seine tägliche Arbeit benötigt – so scheint es zumindest. Wenn man etwas wissen möchte, dann ruft man eine Internet-Suchmaschine auf und gibt das Stichwort ein. Andere Informationen, wie sie etwa in den Archiven und Datenbanken des Unternehmens selbst versteckt sind, findet man auf diesem Wege jedoch nicht. Herkömmliche Dokumenten-Management-Systeme sind in erster Linie auf das Sammeln und Verwalten von Informationen ausgerichtet. Und: Sie verwalten nur einen bestimmten Typ von Informationen. Eben diejenigen, die in Form von Dokumenten vorliegen – seien es Papierdokumente, die gescannt, klassifiziert und indiziert wurden, oder seien es elektronische Dokumente, wie etwa der Druck-Output in der Fakturierung. Dazu kommen in zunehmendem Maß auch elektronische Dokumente wie etwa e-Mails, doch stehen hier die allermeisten Unternehmen erst ganz am Anfang.

Internet-Suchmaschinen haben ein ganz anderes Problem: Sie gaukeln dem Anwender zwar einen leichten und schnellen Zugriff auf die gesamte Welt der Informationen vor. In Wirklichkeit beschränken sie sich jedoch auf ein einziges Medium: das Internet. Und sie stellen die Informationen sehr unspezifiziert bereit. Zum Beispiel werden fremdsprachliche Informationen, die ebenso wichtig und interessant wären, schlichtweg übersehen. Die Folge: „Wir versinken in einer zunehmenden Informations- und Datenflut, denn wir schaffen es nicht, das Chaos zu ordnen und übergreifend die Informationen zu finden, die wir tatsächlich benötigen“, beschreibt Carlo Trugenberger, Geschäftsführer der Genfer InfoCodex das Problem. Der studierte Physiker beschäftigt sich schon seit Jahren mit Werkzeugen, die es ermöglichen, vorhandenes Wissen, egal ob es in Dokumenten, im Internet oder in Datenbanken verborgen ist, zu erschließen und nutzbar zu machen.

High-Tech für schnelle und wirtschaftliche Lösungen

Im Zentrum der Entwicklung des Knowledge Managements stehen die so genannten „Neuronalen Netze“. Das sind mathematische Algorithmen, die ähnlich wie das menschliche Hirn funktionieren und damit in einem gewissen Grade lernfähig sind und so auch assoziativ arbeiten können. Kombiniert wird dieser neuronale Ansatz mit sprachwissenschaftlichen und statistischen Methoden. Das Ergebnis: Das System ist in der Lage, nicht nur nach Stichworten zu suchen, sondern auch Dokumente zu finden, die einen ähnlichen Inhalt haben, sogar über Sprachgrenzen hinweg. So kann beispielsweise auch eine eingehende e-Mail sofort als Suchanfrage benutzt werden. Handelt es sich dabei etwa um eine Kundenanfrage, erkennt man auf diese Weise sofort, ob eine ähnliche Anfrage auch schon mal von anderen Absendern gestellt wurde und wo die entsprechenden Informationen zur Beantwortung der Anfrage zu finden sind oder welche weiteren Mitarbeiter im Unternehmen sich mit dem Thema befasst haben.

Solche einfachen Anwendungen zahlen sich praktisch sofort für das Unternehmen aus. Denn überall, wo heute noch mühsam Akten gewälzt, Verzeichnisse durchforstet oder auch elektronische Archive manuell durchsucht werden müssen, spart man mit intelligentem Wissensmanagement nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld.

Breite Einsatzmöglichkeiten

Das System arbeitet dabei immer nach dem gleichen Verfahren: Im ersten Schritt wird die unstrukturierte Dokumentensammlung eingelesen und mit den vorkodierten lexikalen und semantischen Modellen unter Einbezug von Wörterbüchern – derzeit in Englisch, Französisch, Deutsch und Italienisch – verglichen. Grundlage dafür ist ein enorm großes und intelligent strukturiertes Wörterbuch mit ca. 2,2 Millionen Wörtern (zum Vergleich: ein normaler deutscher Text besteht zu 95 Prozent aus 4.000 Wörtern, die am häufigsten vorkommen). Ob es sich bei der Sammlung um klassische Dokumente aus dem Archiv, Internet-Seiten, e-Mails oder anderen Quellen handelt, ist dabei zweitrangig. Diese Resultate werden dann mit weiteren semantischen und statistischen Verfahren konkretisiert. Dabei werden die Vokabular- und Keyword-Tabellen sowie ihre numerischen Entsprechungen generiert. Dies bildet dann den Input für sich selbst organisierende Neuronale Netze, die die gesamte Dokumentenkollektion im Hinblick auf konzeptuelle Ähnlichkeiten sortieren und organisieren. Das Ergebnis ist eine „Informations-Landkarte“, auf der übersichtlich nachzuvollziehen ist, welche Treffer es gibt und wie sie sich zu bestimmten Ausprägungen gruppieren.

Profitabel mit Informationen arbeiten

Noch mehr Möglichkeiten bietet solch ein System, wenn es mit anderen aktiv zusammenarbeitet. Ein System wie InfoCodex kann optimal eingesetzt werden, wenn es integriert mit anderen Anwendungen arbeitet, ob das nun DMS- oder Archivierungslösungen sind, e-Mail-Systeme, ERP-Lösungen oder das Internet. Für Bernd Frankenhauser von der Züricher Kendox AG ist es wichtig, dass künftig Werkzeuge integriert werden, die es möglich machen, mit Inhalten effizient arbeiten zu können – nicht nur allein, sondern vor allem auch mit den Kollegen im Team. „Künftig werden wir deswegen auf Lösungen nicht verzichten können, die das Teamworking im Internet unterstützen und die eng integriert mit dem Knowledge-Management, aber auch mit den weiteren Systemen arbeiten. Das werden dann nicht nur einfache „File-Sharing“-Lösungen sein, wie sie heute bereits auf dem Markt sind, sondern hocheffiziente Systeme, die sich nahtlos in die Geschäftsprozesse und in den Informationsfluss einordnen“, so sein Fazit.

Autor: Uwe Pagel, Fachjournalist