Wissen als betriebliche Ressource ist längst anerkannt und die Diskussion um ein entsprechendes Management dieser Ressource aus dem betrieblichen und akademischen Kontext ist nicht mehr wegzudenken. Dokumenten-Management-Systeme (DMS), Suchmaschinen, klassische Groupware-Funktionalitäten und ähnliches bieten jedoch oft nur im Verbund einige der Funktionalitäten eines speziell für das Knowledge-Management entwickelten Systems. Zudem ist die Anpassung und die Bedienung einer einzelnen Lösung an die speziellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens oftmals einfacher, als das Verketten unterschiedlicher Programme. Denn ein Wissens-Management-System (WMS) ist nur dann effektiv und sinnvoll, wenn alle individuell relevanten Wissensquellen abgebildet werden.

Knowledge Café

Die Methode wird am Beispiel der Einführung eines Wissens-Management-Systems in einer Unternehmensberatung mit rund 400 Mitarbeitern an 4 Standorten beschrieben. Beginnend mit der Analyse und Modellierung von individuellen Wissensobjekten werden Schritte für eine maßgeschneiderte Lösung aufgezeigt. Das dabei zum Einsatz kommende „Knowledge Café“ basiert auf einem Lotus Domino R5-Server und ist vollständig im Browser bedienbar. Die modular aufgebaute Standard-Software, die aus verschiedenen Notes-Datenbanken besteht, ermöglicht die Auswahl der individuell einsetzbaren Module, die jederzeit erweitert und ergänzt werden können.

Workshop

Zum Einstieg wird ein Initialworkshop durchgeführt, um Projektleitung und Mitarbeiter mit Konzepten und Praxiserfahrungen vertraut zu machen, Ziele abzuklären sowie falschen Erwartungen vorzubeugen. Die Einführung des Wissensmanagements lässt sich in drei Phasen beschreiben:

Analyse

Zunächst wird eine Schwachstellen- und eine strategische Wissensbedarfsanalyse vorgenommen. Im Rahmen der Schwachstellenanalyse wird der Ist-Zustand im Hinblick auf spezifische Probleme untersucht. Beispielsweise werden hier der Informationsfluss im Unternehmen, die Informationsbeschaffung durch die Mitarbeiter, sowie Ein- und Umlernprozesse beleuchtet. Die strategische Wissensbedarfsanalyse ermittelt den individuellen Bedarf an zukünftig benötigtem Wissen und prozessorientierter Kernkompetenz. Das Ziel ist die Definition strategischer Wissensziele und die Vorbereitung zur Erschließung weiterer interessanter Quellen wie Internet, Bücher, Zeitschriften, Weiterbildungsangebote usw.

Konzeption

Nun werden die in der Analysephase gesteckten Ziele strukturiert und in einem Feinkonzept dargestellt. Zu Beginn steht die Definition der jeweils relevanten Wissensobjekte, die unterstützt werden sollen. Objekte können Personen, Projekte, multimediale Inhalte, Websites, Dokumente oder Inhalte relationaler Datenbanken sein. Diese werden nun genauer betrachtet: Das Wissensobjekt „Person“ kann z.B. in Einzelperson und Personengruppen gegliedert werden; Einzelpersonen können weiter in Experten, Wissensvermittler und Personengruppen – z.B. in „Communities of Practice“, Abteilungen usw. – gegliedert werden. Ziel dieser Kategorisierung ist letztendlich die Abbildung einer Person bzw. einer Personengruppe, die für andere Beteiligte eine interessante Kompetenz darstellen könnte. Das schnelle Auffinden eines Experten lässt die Lösung eines Problems wahrscheinlicher und qualitativ hochwertiger werden. Für die anderen Wissensobjekte kann man sich eine analoge Kategorisierung vorstellen.

Zu jedem definierten Objekt werden nun beschreibende, relevante Attribute gesammelt. So können zu einem bestimmten Experten als Ausprägung des Wissensobjekts „Person“ neben Stammdaten (wie Namen und Adresse) ebenfalls Metadaten (wie Sprachkenntnisse und Ausbildung) abgebildet werden. Einem speziellen Projekt können neben dem Projektnamen auch die Metadaten – wie Laufzeit, Projektleiter und Kunde – zugeordnet werden.

Da die modellierten Wissensobjekte letztlich eine Vereinfachung der Realität darstellen, treten schnell gemeinsame Schnittmengen auf. Ein Experte kann z.B. durch Projekterfahrungen ausgezeichnet sein, die ebenfalls unter dem Wissensobjekt „Projekt“ vertreten sind.
Im Fall der Unternehmensberatung wurden folgende Wissensobjekte definiert: Mitarbeiter, Dokumente, Links im Intra- und Internet, Ankündigungen und Notizen etc., Projektdokumentationen, Presseveröffentlichungen sowie Inhalte der Fachbibliothek.
Diese wurden jeweils detailliert mit Attributen abgebildet, durch Metadaten beschrieben und sinnvoll verlinkt. Daraus wird z.B. deutlich, welcher Mitarbeiter innerhalb eines Projekts Inhalte erstellt, bewertet bzw. weiterbearbeitet und mit welchen Themen und Kunden diese in Verbindung stehen. Suchfunktionen und Online-Diskussionen bilden eine zusätzliche Erweiterung.

Implementierung

Aus den zehn Standardmodulen des Knowledge Café wurden sechs ausgewählt: Für die Darstellung von personbezogenen Daten steht das Modul „Yellow Pages“ zur Verfügung; Dokumente können in der „Knowledge Base“ strukturiert verwaltet werden. Für Ankündigungen und Notizen gibt es ein „Black Board“. Des Weiteren stehen ein Presse- und Bibliotheksmodul zur Verfügung; auch Retrieval-Funktionen und übergreifende Funktionen sind im Standard enthalten. Zur Strukturierung und Kategorisierung dient ein Glossar mit Schlagworten sämtlicher Inhalte des Systems. Eine Server-basierte Bookmark-Liste sowie ein individueller Newsletter sind ebenfalls im Grundmodul inbegriffen; das System kann zudem grafisch an das Firmen-Corporate-Design angepasst werden.

Für die Unternehmensberatung wurde ein Prototyp mit den beschriebenen Modulen entwickelt und zuerst für eine Testphase vor Ort installiert. Das vorhandene Berechtigungskonzept konnte via LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) vollständig aus dem verwendeten Betriebssystem übernommen werden. Die Administration des neu integrierten Systems fand somit ohne zusätzlichen Aufwand für das Unternehmen statt. Das benutzte Berechtigungskonzept ermöglicht einen kontrollierten Zugriff bis auf Dokumentenebene. So kann genau definiert werden, wer in welchen Modulen Inhalte einstellen bzw. lesen darf. Via Login und Passwort ist der Zugriff jederzeit und ortsunabhängig über Browser möglich.

Das Wissens-Management-System wurde binnen 6 Wochen in eine vorhandene Intranet-Struktur implementiert und eingebettet. Es ist mittlerweile seit mehreren Monaten in Produktivbetrieb und konnte in kurzer Zeit Effizienz und Nutzen des Intranets deutlich steigern.

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