Sigma Pharmaceuticals blickt als börsennotiertes Unternehmen auf eine traditionsreiche Geschichte in Herstellung und Distribution pharmazeutischer Produkte sowie Apothekenbedarf zurück. Als wichtiger Schritt nach vorne wurde jetzt auf der Distributionsseite eine moderne Standard-Branchenlösung von International Business Systems (IBS) eingeführt. Diese Lösung löste ein schon 30 Jahre im Einsatz befindliches System ab. IT-Lösungen für den pharmazeutischen Großhandel haben ganz besonders hohe Anforderungen zu erfüllen. So nehmen Einzelbestellungen einen großen Anteil ein, während auf Paletten auszuliefernde Bulkware wie Toilettenpapier oder auch Windeln weniger oft vorkommen. Hinzu kommt, dass manche Produkte Drogen beinhalten und daher mit einem äußerst hohen Sicherheitsgrad bewegt werden müssen; nicht selten sind die Medikamente auch temperatursensibel. Mittlerweile erwarten Apotheken zudem zweimal am Tag eine Auslieferung.
Hinzu kommt, dass mit der starken Fragmentierung der Branche ein kompliziertes Preisnachlass-System entstanden ist und dass der Lieferant zum Zeitpunkt der Bestellung immer den besten Preis für die Apotheke ausarbeiten muss. Eine weitere Herausforderung liegt in den zahlreichen Generika, die sich im Sortiment schnell und leicht austauschen lassen.
Medikamente ’down under‘
Den australischen Markt für pharmazeutische Produkte teilen sich verschiedene Importeure und Hersteller. Sigma ist in diesem Segment größter Auftragsproduzent auf dem fünften Kontinent und stellt daneben auch eigene Medikamente her. Die eigenständige Produktions-Division verkauft ihre Ware an Arztpraxen, Apotheken und Supermärkte über ein Schwesterunternehmen und zwei weitere große Distributoren.
Detailliertes Auswahlverfahren
Nur vier Anbieter haben folgende Kriterien erfüllt:
Da waren’s nur noch zwei
Die verbliebenen vier Anbieter wurden mit schwierigen Anforderungen konfrontiert. Sie erhielten repräsentative Testdaten, auf deren Basis eine zweitägige Demonstration mit 40 spezifischen Skripts zu erstellen war. Diese Skripts umfassten kritische Bereiche, welche für Sigmas weitere Entwicklung als pharmazeutischer Großhändler von grundlegender Bedeutung waren. Als daraufhin nur noch zwei Anbieter im Rennen blieben, begannen die Vertragsvorverhandlungen und das ausgiebige Testen. Die beiden Mitbewerber erhielten jetzt Echtdaten und 270 Testbestellungen, woraufhin bei Sigma eine achtwöchige Probephase startete. Im Ergebnis lagen die Software-Häuser Kopf an Kopf, wobei beide Lösungen in verschiedenen Bereichen angepasst werden mussten.
An Prozesse anpassen und erhalten
Gerade in punkto Preisfindung und Rabattierung waren angesichts der spezifischen Branchenanforderungen Änderungen am Standard notwendig. Wichtig war Sigma vor allem, dass die erforderlichen Individualisierungen nicht zwangsläufig zum Verlust der Release-Fähigkeit führen.
And the winner is …
In letzter Instanz waren drei Faktoren für den Zuschlag an International Business Systems entscheidend: IBS Pharma ist eine stabile Branchenlösung, die sehr nah die Anforderungen von Sigma erfüllt. Außerdem verfügt das Software-Haus über weitreichende Branchenerfahrungen und stellte das mit einer eindrucksvollen Referenzinstallation bei einem Schweizer Kunden unter Beweis. Letztendlich handelt es sich bei International Business Systems auch um einen beständigen und global agierenden Konzern mit starken nationalen Tochtergesellschaften.
Schnelles Projekt …
Auf den Vertragsabschluss folgte einen Monat später der Projektstart. Dann wurde Rechnungswesen, Einkauf und Preisfindung im nationalen Bereich umgesetzt. Ohne jegliche Probleme startete Tasmanien mit IBS Pharma, Queensland folgte.
… rundum geglückt
Seither kommt die neue Lösung mit allen ’Launen‘ des pharmazeutischen Großhandels mit Gelassenheit und Souveränität zurecht. Wenn Aufträge eingehen, errechnet es den jeweils optimalen Abschluss und berücksichtigt dabei jeden der unzähligen zu beachtenden Detailaspekte. Das Produkt registriert, zu welcher Einkaufsgenossenschaft der Besteller gehört, und berücksichtigt sowohl Paketpreise als auch Preisnachlässe. Ferner erlaubt die Lösung erweiterte Zahlungsbedingungen, bildet gesetzliche Anforderungen genauso wie verschiedene produktbezogene Restriktionen ab und garantiert zu guter Letzt, dass die Bestellungen das Haus verlassen.
Auch wenn es noch zu früh zur Messung konkreter Performance-Verbesserungen gegenüber dem Legacy-System von Sigma ist, stehen die Zeichen viel versprechend auf einer deutlichen Verbesserung in der Erfüllung von Kundenanforderungen und Senkung der operativen Kosten. Diese neue Pharma-Lösung bei Sigma ist hochgradig automatisiert, und über 90 Prozent der einkommenden Verkaufsaufträge werden elektronisch angenommen und abgewickelt.
Nichts dem Zufall überlassen
Immer wieder liest man im Supply Chain-Bereich von missglückten IT-Projekten. Die durchweg positiven Erfahrungen von Sigma mit International Business Systems ließen sich natürlich als bloßen Glücksgriff beschreiben, da viele Supply Chain-Verantwortlichen ihre Entscheidung eher auf Basis gekreuzter Finger als auf konkreter Analysen und Vorbereitungen fällen. Das würde Sigma jedoch in keiner Weise gerecht, denn das Unternehmen hat bewiesen, dass es auch anders geht: Ihr Erfolg ist das Ergebnis dezidierter Überlegungen und wohl durchdachtem Vorgehen – damit ist es insofern alles andere als zufällig erfolgt.
Fachautor: Andreas Becker
Lösungsanbieter: International Business Systems GmbH
Anwender: Sigma Pharmaceuticals