Seit seiner Gründung – 1932 – ist das mittelständische Familienunternehmen, die Planatol GmbH aus Rohrdorf-Thansau bei Rosenheim, Pionier in der modernen Klebetechnik und stellt unter anderem Lösungen für die manuelle und maschinelle Bindung von Dokumenten her. Nur die optimale interne Lösung, also wie man Rechnungen, Angebote und Kassenjournale effizienter „verbindet“, wurde noch nicht gefunden. Bisher wurde dies alles in Aktenordner abgelegt und anschließend für die Betriebsprüfung die vorgeschriebenen 10 Jahre bereit gehalten. Mit der neuen Gesetzgebung – „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) und „Änderung der Abgabenordnung“ (AO) – zum 01.01.2002 lag ein weiterer Grund vor, eine Lösung zu finden, Spool-Dokumente ohne viel Aufwand an einem Ort sicher zu „binden“ und für das schnelle Wiederfinden bereitzuhalten. „Das Gesetz war neben den wirtschaftlichen Gesichtspunkten mit ein Punkt, ein Archivsystem einzuführen“, erklärt der EDV-Leiter Peter Gassner.
Schnelle Umsetzung des Projektes
Unter dem Aspekt der zeitlichen Betrachtung musste dieses Projekt schnell umgesetzt werden, denn neben dem Archivsystem sollte eine neue iSeries 270 geliefert werden. Es wurden Angebote verschiedenster Archivierungslösungen für den iSeries-Bereich eingeholt. „Im Hinblick auf den Ausbau zum Archivieren von PC- und gescannten Dokumenten wurden die Angebote geprüft“, erinnert sich Peter Gassner an die hektische Zeit. Schließlich fiel die Entscheidung für ArchivPlus/400 aus dem Berliner Systemhaus Gräbert Software + Engineering GmbH. Zum einen, weil die gestellten Anforderungen vollständig erfüllt wurden, zum anderen, weil Mitbewerber im iSeries-Bereich bei gleichen Archivfunktionen fast doppelt so teuer waren. Nach Lieferung der neuen iSeries Anfang Dezember wurde ArchivPlus/400 installiert, um pünktlich am 01.01.2002 mit der elektronischen Archivierung zu beginnen.
Wohin mit jährlich 50.000 Spool-Dokumenten?
Es galt, das jährliche Aufkommen von rund 20.000 Rechnungen, 20.000 Seiten Kontenschreibung und 10.000 Buchungsbelegen zu archivieren. Im ersten Schritt sollte die Spool-Archivierung für die rund 30 Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung sowie dem Ein- und Verkauf eingeführt werden. Ziel war es, ab sofort Kontenschreibungen, Offene-Posten-Listen, Journale, Buchungsbelege, Bestandslisten und Rechnungen zu archivieren.
Zusätzlich sollen Rechnungen, Journale und die Buchungsbelege des Einkaufes täglich in ArchivPlus/400 übernommen werden. Das betrifft auch die einmal im Jahr fällig werdenden Jahresabschlusslisten. Vor der elektronischen Archivierung wurden Rechnungen in 5-facher Ausfertigung gedruckt: 2-mal für den Kunden und 3-mal für die interne Bearbeitung bei Planatol. Ferner wurden von einzelnen Mitarbeitern diverse Kopien zur Bearbeitung gezogen. Darüber hinaus musste einmal im Jahr für den Betriebsprüfer die Kontenschreibungen in Höhe von rund 20.000 Seiten Papier erzeugt werden. Seit der Einführung der Lösung werden nur noch die zwei externen Exemplare gedruckt. Jetzt entfallen die internen Rechnungsdurchschläge und Kopien sowie die Kontenschreibungen. Somit werden jährlich rund 50 Aktenordner eingespart. Der für die Ordner benötigte Stellplatz kann nun anderweitig genutzt werden, ebenso wie die Arbeitszeit für das Abheften, Suchen, Kopieren etc. Die Mitarbeiter können ab sofort vom Arbeitsplatz aus auf archivierte Dokumente zugreifen. Dadurch wird der Gang ins Archiv und das Suchen in den Aktenordnern eingespart. Diese Zeiteinsparung steht nun den Kunden zur Verfügung.
Spool-Archivierung und GDPdU
Die Nutzung von ArchivPlus/400 hat sich auch schon bewährt im Hinblick auf die seit 01.01.2002 geltende Gesetzgebung „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und Änderung der Abgabenordnung (AO)“, die besagt, dass alle originär digitalen, steuerlich relevanten Daten für 10 Jahre in einem elektronischen Archiv gespeichert werden müssen. Die Betriebsprüfung im März wurde mit Bravour gemeistert.
„Dem Prüfer wurde lediglich ein Laptop mit Anschluss an das Archiv zu Verfügung gestellt. Es kam zu keinen Beanstandungen“, weiß Peter Gassner zu berichten – und zudem: „Der Prüfer war erfreut, nicht mehr in den dicken Listen der Kontenschreibungen von 2001 suchen zu müssen“. Doch nicht nur der Betriebsprüfer war zufrieden mit ArchivPlus/400. Eine schnelle Einführung der Spool-Archivierung konnte nur erfolgen, weil „die leichte Einführbarkeit sowie die Integration in bestehende Anwendungen gut gelöst sind“, resümiert der EDV-Leiter weiter.
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