Bei der Jumo GmbH & Co. KG in Fulda stand die Optimierung des gesamten Versandgeschäfts schon länger auf der ToDo-Liste. Bei mehr als 500 Sendungen pro Tag mit unterschiedlichsten Verkehrsdienstleistern zählt ein optimierter Versand zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren des Unternehmens. Doch das passende System zu finden, stellte sich als nicht ganz so einfach dar. Umso zufriedener ist man, dass die Entscheidung für das VLS-VersandLogistikSystem der Kooperationspartner FC Franconia Computer, Würzburg, und Hübner EDV-Beratung, Aachen, gefallen ist. Nach einer extrem kurzen Implementierungsphase läuft das System erfolgreich im Echtbetrieb.

Ziel war, das komplette Versand-Handling EDV-gesteuert zu optimieren. Hierzu gehören beispielsweise die elektronische Frachtkostenermittlung, die Beipackfunktion, Oberpackstücke, Unterpackstücke, Einlieferungslisten, Paket-Label-Erstellung, Datenaustausch und die Verwendung der vorhandenen Funk-Scanner und Waagen. Zusätzlich sollte die bisher manuelle Zollabwicklung automatisiert werden.

Unter Dauerlast

Jumo ist weltweit einer der führenden Anbieter in der Mess- und Regeltechnik. Da die Firma kontinuierlich wächst und neue Märkte erschließt, nimmt auch die Anzahl der täglich abzuwickelnden Sendungen und Exportfälle permanent zu. In Spitzenzeiten verlassen über 800 Pakete und Paletten das Werk in Fulda. Zirka 38 Prozent der Lieferungen gehen in den Export.

Ein vor zwei Jahren begonnenes Versandprojekt führte nicht zum Erfolg. Nach dieser Erfahrung war man besonders kritisch bei der Auswahl von neuen Partnern. Nach intensiven Gesprächen und Besuchen bei den Referenzkunden Duttenhofer, Erdinger und Olympus, entschied man sich für Franconia Computer aus Würzburg als Generalunternehmer und das VLS-VersandLogistikSystem. Hierin enthalten sind die Produkte „F95 – Paket- und Palettenversand“ von Rhenania Computer und „EP5 – Zollabwicklung“ von Hübner.

Eine für alles

Als zentrales EDV-System setzt Jumo einen IBM eServer iSeries mit Brain/AS als ERP-System ein. Mit zirka 600 lokal und remote angeschlossenen Usern ist das Unternehmen einer der größten Brain/AS-Anwender. Da auch das neue VLS-VersandLogistikSystem auf der iSeries läuft, ist eine hohe Integration mit geringem Aufwand gewährleistet. Hinzu kommt, dass die im Versand vorhandene Hardware, wie Funk-Scanner und Waagen, mit kleineren Anpassungen in das System integriert werden konnten. Der gesamte Versand wird komplett auf der IBM iSeries abgewickelt.

Die Funk-Scanner, Drucker und Waagen sind über TCP/IP angeschlossen. Beim Einscannen der Barcodes werden Versanddaten und Gewichte automatisch ermittelt und bereitgestellt. Der Datenaustausch mit den Spediteuren erfolgt per FTP oder HTTP. Alle Ergebnisse werden im VLS gespeichert und auf Wunsch dem ERP-System zurückgemeldet.

Die meisten Anforderungen von Jumo wurden dadurch bereits im Standard abgedeckt. Da im Unternehmen auch die Auslandstöchter auf der zentralen iSeries arbeiten, ist der multinationale Zeichensatz implementiert. Dies hat zur Folge, dass nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch die Ansteuerung der Label-Drucker modifiziert werden musste. Jumo liefert teilweise im Streckengeschäft an die Endkunden seiner Geschäftspartner. Daher wurden Paket-Label mit und ohne Firmen-Logo eingerichtet.

Nicht lange getestet

Als vier Wochen nach dem Start des Projektes der erste Test vor Ort anstand, lief alles so reibungslos, dass man sich spontan entschloss, die neue Lösung noch am gleichen Tag in einem Werk zu installieren und produktiv mit der neuen Software zu arbeiten. So konnten schon am ersten Tag 20 Sendungen abgewickelt werden.

Gleichzeitig wurde als Bestandteil des VLS das Produkt „EP5 – Zollabwicklung“ von der Hübner EDV-Beratung installiert. Dadurch wurde die manuelle Zollabwicklung abgelöst. Die Lösung übernimmt automatisch die Daten aus Brain/AS bei Lieferungen an Kunden in ein „Drittland“. Über die Sendungs-Disposition werden bei Bedarf die Belege aufgerufen und auf fehlende Angaben hin vom Export-System überprüft. Da die ERP-Lösung nicht alle notwendigen zollrelevanten Informationen der Schnittstelle zur Verfügung stellen kann, können fehlende Angaben automatisch und manuell ergänzt werden. Dies geschieht sehr benutzerfreundlich durch optische Markierungen. Sind alle Daten vorhanden, werden auf Knopfdruck die Export-Papiere (u. a. Ausfuhranmeldung, Ursprungszeugnis und EUR.1) erzeugt. „Das Zoll-System ist so einfach und logisch aufgebaut, dass wir nach kurzer Einweisung in der Lage waren die ersten Vorgänge selbstständig und fehlerfrei zu bearbeiten“, freut sich Herr Weß, Versandleiter im Hause Jumo.

„Das neue VLS-VersandLogistikSystem hat uns im Versand und Zoll eine deutliche Verbesserung gebracht. Es ist alles schneller und vor allem sicherer geworden“, bestätigen die projektverantwortlichen Mitarbeiter von Jumo Christian Hohmann und Thomas Erzgräber.
Neben aktuellen Erweiterungen besteht für die nahe Zukunft eine feste Planung. VLS wird auch bei den Auslandstöchtern in Schweden und Frankreich zum Einsatz kommen, und zwar mit einer englischen und französischen Benutzeroberfläche. Durch den modularen Aufbau ist eine Anpassung an die nationalen Begebenheiten einfach möglich. Beispiele sind zusätzliche Speditionsmodule und ausländische Zollformulare.

Fachautor: Thomas Runkel

Lösungsanbieter: FC Franconia Computer, Hübner EDV-Beratung GmbH und RC Rhenania Computer GmbH
Anwender: JUMO GmbH & Co. KG