Wer heterogene Geschäftsfelder, verteilte Standorte und mehrere operative Vorsysteme auf einen Nenner bringen will, braucht „intelligente“ Werkzeuge. Die Eder GmbH hat vor diesem Hintergrund die BI-Lösungen von Cubeware eingeführt und damit beste Erfahrungen gemacht. Aus bloßen Daten entscheidungsrelevante Informationen erzeugen – und das schnell, aktuell und ohne Umweg über die EDV-Abteilung: Vor dieser Herausforderung stand die Eder GmbH aus dem bayrischen Tuntenhausen, als eine bestehende Controlling-Lösung aus MS Excel und MS Access abgelöst werden sollte.

Breites Arbeitsgebiet

Der Schwerpunkt des 350 Mitarbeiter zählenden Unternehmens liegt im Großhandel, womit etwa vier Fünftel des 2004 erwirtschafteten Umsatzes in Höhe von 80 Mio. Euro erzielt wurden. Insgesamt zehn Standorte und eine Bandbreite von 50.000 angebotenen Artikeln in Baumärkten sowie eine heterogene IT-Landschaft aus drei Vorsystemen führten zu hohen Anforderungen an Transparenz und Aktualität, die nur durch ein zentrales Controlling-System zu gewährleisten waren, das zudem die Planung und die Kennzahlen-Analyse besser unterstützt.

Entscheidung nach Auswahlverfahren

Daher schaute man sich nach einer passenden BI-Lösung um. „Wir haben drei bis vier Systeme näher unter die Lupe genommen“, erinnert sich Thomas Hugo, Kaufmännischer Leiter Controlling bei der Eder GmbH, an das Auswahlverfahren. „Dass wir uns für Cubeware entschieden haben, lag vor allem an der einfachen Bedienbarkeit der Lösungen und dem perfekten Import der Daten aus unseren kaufmännischen Vorsystemen.“

Bei diesen handelt es sich um eine Standard-Warenwirtschaftslösung von UBM für Baumärkte, eine Eigenentwicklung zur Abbildung von Einkauf, Produktion und Verkauf sowie das SoftM Buchhaltungspaket inklusive Kostenrechnung. Alle drei Anwendungen laufen zentral auf einer IBM eServer iSeries, Modell 810.

Schlankes Projekt und Learning by Doing

Innerhalb von sechs Monaten nach Projektbeginn war im Oktober das neue BI-Analysesystem mit Cubeware Importer und Cockpit betriebsbereit. Dem Eder-Projektteam wurden hierfür im Rahmen des Learn-Consulting-Konzepts des Software-Hauses für insgesamt fünf Tage zwei externe Berater an die Seite gestellt. „Das genügte völlig“, wie Thomas Hugo feststellt. „Die Consulter haben die ersten Info-Cubes erstellt und mir bei dem Aufbau der nächsten nur über die Schultern gesehen und eingegriffen, wo immer das nötig war.“

Leichter Aufbau von Dimensionen und Cubes

Es erfolgte eine Umsetzung der Eder-Unternehmensstruktur in 31 Dimensionen und 21 Cubes. Berücksichtigt sind sämtliche Geschäftssegmente und die verschiedensten spezifischen Sichten. Auf dieser Basis realisierte Eder beispielsweise ein fundiertes Vertriebs-Controlling mit Auftragseingang, fakturiertem Umsatz sowie Auftrags- und Warenbestand mit Ist- und Plandaten. Auf einen Blick ersichtlich und stets aktuell gehalten liegt seither außerdem eine OP-Liste mit Fälligkeitsstruktur im Debitorenbereich vor, und aus der Kostenrechnung wurde eine Kostenstellenrechnung abgebildet. Das Erstellen von Monatsabschlüssen entfällt dank Automatisierung der Vorgänge heute komplett.

Miss-Stände erkennen

Wie konkret sich mit den Analysemöglichkeiten der neuen BI-Lösung Nutzenpotenziale eröffnen lassen, zeigt ein Beispiel aus dem Geschäftsbereich der Stapler-Vermietung. Das System signalisiert die nur selten oder unter einen kritischen Wert abgefallene Mietauslastung. Nicht rentable Stapler lassen sich schnell identifizieren und aus dem Angebot nehmen, um eine nicht gerechtfertigte Kapitalbindung zu vermeiden.

Hohes Datenvolumen und…

Dem System liegen immer tagesaktuelle Daten vor, was gerade für Analyse und Planung von Bestandsdaten von unschätzbarem Vorteil ist. Für den dafür erforderlichen täglichen Import der 500.000 Datensätze benötigt der Cubeware Importer in einem automatisch initiierten Prozess etwa 20 Minuten; wegen der großen Datenmenge, wurde als Plattform ein SQL-Server gewählt. Die derzeit 30 Endanwender aus Management und Fachabteilungen greifen daraufhin über das Cubeware Cockpit auf die Daten zu und führen ihre individuellen Analysen durch.

… individueller Umgang

Je nach persönlicher Präferenz kann eine Auswertung anhand von grafischen und/oder tabellarischen Darstellungen erfolgen. „Überhaupt bietet das Cockpit als zentrale Arbeitsumgebung ein Maximum an Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit“, wie Thomas Hugo betont. Wesentlicher Vorteil: Alles wird von den Abteilungen autark und damit ohne Abhängigkeit von der IT-Abteilung gesteuert.

Erfolgreicher Einsatz

Durch seine einfache Bedienbarkeit und die direkt sichtbaren Ergebnisse erreichte das BI-System schnell eine hohe Nutzerakzeptanz. Jeder Fachabteilungs- bzw. Kostenstellenverantwortliche hat jetzt einen aktuellen Überblick über sein Themengebiet, und das Unternehmen kann damit seine heterogenen Geschäftsbereiche erfolgreich unter einem Dach steuern. „Unsere Bereichsverantwortlichen haben mit dem Cubeware Analysesystem jederzeit Zugriff auf ihre tagesaktuellen Kennzahlen“, bringt es Thomas Hugo auf den Punkt. „Sie haben damit wesentlich mehr Sicherheit bei ihren Entscheidungen gewonnen.“ Darüber hinaus konnte die EDV-Abteilung um etwa zehn Prozent entlastet werden, da die Controlling-Abteilung das System vollständig selbst bedienen kann.

Mit Einbindung des Batch Reportings sollen zukünftig noch weitere Sachbearbeiter mit ihren speziellen Anforderungen an das Cubeware Analysesystem angebunden werden. So soll sich mit der geplanten Einbindung des Außendienstes der Nutzerkreis auf 80 Mitarbeiter ausweiten.

Fachautor: Andreas Becker

Lösungsanbieter: Cubeware GmbH
Anwender: Eder GmbH