Personalintensive IT-Projekte werden verstärkt nach der tatsächlich benötigten Arbeitszeit abgerechnet. Eine genaue Erfassung und Auswertung der Leistungen und deren korrekte Weiterberechnung sind deshalb entscheidend für den Erfolg des Dienstleisters und die Zufriedenheit der Kunden. Die Arbeitsmarktservice Betriebs GmbH & Co. KG (amsbg) ist für Entwicklung und Wartung von Soft- und Hardware, Support sowie Anwendertrainings beim Arbeitsmarktservice Österreich (AMS) zuständig. AMS ist ein kundenorientierter Dienstleister in Österreich und als Unternehmen des öffentlichen Rechts häufigen Gesetzesänderungen unterworfen. Eingesetzte Anwendungen müssen umprogrammiert und neue Lösungen entwickelt werden. Hierauf reagiert die amsbg mit dem schnellen und flexiblen Einsatz von Personal. Gefragt war daher eine leistungsfähige Lösung für Arbeitszeitmanagement, welche die Arbeitszeiten der 160 freien und fest angestellten Mitarbeiter präzise erfasst, verwaltet bzw. auf Projekte bucht. Das vorhandene selbst entwickelte und völlig überlastete Programm auf der Basis einer Access-Datenbank sollte ersetzt werden. Das Ziel war zum einen eine transparentere Kostenrechnung im Unternehmen sowie zum anderen vereinfachte Abrechnungen an Mitarbeiter und Kunden. In die Auswahl kamen drei Anbieter, den Zuschlag erhielt Atoss. Entscheidend hierbei war, dass es sich um eine Standardlösung handelte, die sich ohne zusätzlichen Programmieraufwand an die unterschiedlichen Arbeitszeitmodelle und die komplexe Kostenstellenstruktur anpassen ließ. Eine schnelle Verfügbarkeit des Systems war so garantiert.

Kurz und schmerzlos: Implementierung und Parametrierung

Nach einer dreimonatigen Implementierungsphase war die neue Software im Produktiveinsatz. Im Februar wurde die im System abgebildete Kostenstellenstruktur für die Projektzeiterfassung gemeinsam mit Atoss überarbeitet und optimal an die Unternehmensrealität angepasst. Geschult wurden lediglich die Führungskräfte, die ihr Wissen im Schneeballverfahren an die Mitarbeiter weitergaben. Inzwischen erfassen rund 300 Mitarbeiter der Unternehmensgruppe ihre Arbeitszeiten über den PC und kontieren sie auf die entsprechenden Projekte. Die Atoss Staff Efficiency Suite unterstützt Microsoft Windows NT und verfügt über eine Schnittstelle zu SAP/CO, worüber dort angelegte Kontierungen direkt übergeben werden. Zum Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem Loga V+, das wiederum auf einer iSeries läuft, wurde ebenfalls eine Schnittstelle eingerichtet.

Überblick, Kontrolle und Analyse mit System

Die eingegebenen Arbeitszeiten werden von den Mitarbeitern selbst auf die in der Atoss Time Solution vordefinierten internen oder externen Kostenträger geschrieben. Von dort werden sie über eine speziell eingerichtete Schnittstelle automatisch an das Controlling-Modul SAP/CO oder das Lohn- und Gehaltssystem Loga V+ übergeben, in dem verschiedene Stundensätze hinterlegt sind. Am Ende jeden Monats wird überprüft, ob die Buchungen auf den Kostenstellen mit den vergebenen Aufträgen oder Leistungen übereinstimmen.

Ein Dienstleister muss Projekte möglichst effizient durchführen sowie zeitnah und transparent abrechnen. Wichtig ist daher neben der quantitativen Zeiterfassung die qualitative Auswertung der Daten. Die neue Lösung ermöglicht jetzt detaillierte Analysen in unterschiedlichen Dimensionen. Zudem gelang es, die komplexen Jahresarbeitszeitmodelle sowie zahlreiche Prämienzahlungen komplett abzubilden. Genehmigungen von Prämien, Urlaub und Zeitausgleich erfolgen über ein Workflow-Modul, das den administrativen Aufwand und die Fehlerquoten erheblich reduziert. Margareta Krammer, Personalleiterin bei der amsbg, bestätigt dies: „Mit unserer neuen Lösung schaffen wir es, die Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter korrekt, zeitnah und mit geringem Aufwand zu erfassen und weiterzuberechnen. Die so erzielte Transparenz steigert nicht nur die Mitarbeiter-, sondern auch die Kundenzufriedenheit – ein entscheidender Erfolgsfaktor in der IT-Dienstleistungsbranche.“ Im nächsten Schritt ist die Einführung einer arbeitsbezogenen Reisekostenabrechnung geplant.

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