Betriebsdatenerfassung für mobile Mitarbeit: Irgendwie – irgendwo – irgendwann

Im Rahmen der Betriebsdatenerfassung nimmt die Ermittlung von Personalzeiten eine ganz besondere Rolle ein. Ob als bloßes Planungsinstrument oder entscheidende Größe im Controlling: Auch moderne Unternehmen, die ihre Human Resources unabhängig von Ort und Zeit flexibel einsetzen, müssen Mittel und Wege finden, die mobile Mitarbeit im wahrsten Sinne des Wortes „berechenbar“ zu machen. Das Arbeiten hat sich im Zuge der Technisierung in vielerlei Hinsicht verändert. So hat sich der Einzelne viel stärker als je zuvor in kollaborative Prozesse einzufügen, und von der inhaltlichen Seite her gesehen werden immer mehr Flexibilität und thematische Varianz abverlangt. Es mag gerade die zunehmende Vernetzung der Wertschöpfungsprozesse sowohl in produzierenden als auch in Dienstleistungsbranchen sein, die starre Systeme mehr und mehr verdrängt; das gilt natürlich insbesondere auch für Arbeitsort und -zeiten.

Heute hier und morgen da

Nicht nur das Home Office, sondern auch der Mitarbeiter auf Zeit im Sinne der immer häufiger anzutreffenden „Mitarbeiter-Leasing“- und Sourcing-Modelle verschaffen den beschäftigenden Unternehmen zwar einerseits eine ganze Reihe von Vorteilen, bringen aber auf der Soll-Seite des imaginären Kosten/Nutzen-Kontos auch einige Probleme mit sich. Um nur ein paar Herausforderungen zu nennen: Wie sind die Informationsflüsse für externe Mitarbeiter (in beiden Richtungen) zu gewährleisten, wie sieht es mit der Konsistenz und Aktualität von Datenbeständen aus? Und nicht zuletzt stellen sich die Fragen nach Leistungskontrolle und Entlohnung.

Angst vor neuen Wegen?

Zwar ist längst erwiesen, dass die „Heimarbeit“ einen sehr guten Wirkungsgrad hat, weil man hierbei in aller Regel sehr motiviert an die Sache herangeht und entsprechend effizient arbeitet: Die Arbeitszeit wird nicht klassisch „abgesessen“, zumal die Betonung mehr auf dem Erreichten liegt. Allerdings schrecken noch immer vor allem kleine und mittelständische Unternehmen vor dem Einrichten von Telearbeitsplätzen zurück. Hier mag die Sorge vor dem Kontrollverlust eine bremsende Rolle spielen und das Bauchgefühl, der Mitarbeiter könnte für teures Geld statt zu arbeiten faul auf der Couch oder im Garten herumlungern.

Fester Bestandteil der Abläufe

Die Praxis zeigt allerdings, dass der Vertrauensvorschuss mehrfach zurückgezahlt wird, und der Heimarbeiter sich erst recht ins Zeug legt, um diesen zu rechtfertigen; die wahren „Zeittotschläger“ sitzen da oft eher direkt in der Firma. Hinzu kommt, dass der Markt eine Vielzahl an Lösungen hervorgebracht hat, die eine dezentrale Leistungskontrolle ermöglichen und eine ganze Reihe von Endgeräten und Softwarelösungen machen die mobile Mitarbeit messbar. Das ist auch ganz entscheidend, denn was für das Controlling Inhouse unverzichtbar ist, gilt natürlich ganz besonders auch hinter den Unternehmenstoren: Im Idealfall muss der Projektverantwortliche oder auch der Abteilungsleiter auf Mausklick die Gesamtheit der verbrauchten Zeit für Kostenstellen oder auch Arbeitszeit-Übersichten sämtlicher Mitarbeiter abrufen können. Denn die Stunden als mithin teuerster Produktionsfaktor gehören nun einmal in die Kalkulation.

Mausometer & Co.

Ein vergleichsweise einfacher Ansatz ist, die reine Arbeitszeit am PC über ein im Hintergrund aktives Programm aufzuzeichnen. In etwa vergleichbar mit der Logik des Bildschirmschoners registriert das System – nennen wir es hier einmal „Mausometer“ – jede Mausbewegung und wertet sie als aktive Arbeit. Ein Protokoll gibt schließlich darüber Auskunft, wie lange der angemeldete User eingeloggt war und wie viel Zeit davon er den Rechner aktiv genutzt hat. Vor dem inneren Auge ist der Programmierer in seinem Home Office zu sehen, der ein kleines Skript schreibt, dass stochastische Mausbewegungen simuliert; und der ganze Aufwand nur, weil der Filius sich dagegen verwehrt hat, dass Papa den Hamster auf dem Mausrad anbindet. Natürlich lässt sich das bloße „Am-Arbeitsplatz-Sitzen“ auch mit allen erdenklichen technischen Finessen nachweisen.

Rechnergestützte Personalzeiterfassung

Praktikabel oder unpraktikabel – mithin bleibt bei diesen automatisierten Ansätzen jedoch das Wichtigste ungeklärt, nämlich die Frage, wie viel der Zeit wofür aufgewandt wurde. In aller Regel wird daher für die Personalzeiterfassung sowohl im Unternehmen als auch außerhalb der Mitarbeiter direkt in die Dokumentation einbezogen. Die Autorisation erfolgt – al Gusto – beispielsweise per Chipkarte, Schlüsselanhänger mit Ausweisfunktion oder sogar Biometrie-Technologie. Wahrheitstreue und Genauigkeit der Mitarbeiter vorausgesetzt, führt das zu den präzisesten Ergebnissen. Was bleibt, sind lediglich die Fragen, mit welchem Komfort die erforderlichen Angaben gemacht werden können und wie hoch der Grad der Integration der Zeitwirtschaft in die Enterprise Resource Planning- (ERP-) Systeme ist. Es gilt: Je höher die Integration, desto genauer lassen sich mithilfe der Betriebsdatenerfassung die Ist-Daten über Zustände und Prozesse im Unternehmen abbilden.

Bahn frei für den Außendienst

Das Mobile Business ist übrigens in vielen Anwendungen schon Realität geworden. So hat beispielsweise die DB Telematik, als hundertprozentige Tochter der Deutschen Bahn AG unter anderem für Beratung, Planung, Realisierung, Betrieb und Service aller Telekommunikations-Dienste des Bahn-Konzerns verantwortlich, unlängst ein mobiles Service Management für 2.000 Techniker eingeführt. Auf Basis von Mobilfunk-Technologie bildet das System den gesamten Workflow des technischen Außendienstes von der Disposition über die Auftragsübermittlung an Techniker vor Ort bis hin zu deren Rückmeldung nach Abschluss des Auftrags im zentralen ERP-System ab; zum Einsatz kommt der Nokia Communicator 9210i.

Überzeugender Nutzen

Die Mitarbeiter werden somit ortsunabhängig in die für sie relevante Unternehmenskommunikation eingebunden. Seit Einführung des Systems haben sich die Latenzzeiten zwischen der Leistungserbringung und deren Verrechnung von ursprünglich vierzehn auf einen Tag deutlich verringert. Abgerundet wird die insgesamt überaus positive Bilanz durch zeitnahe Berichte an das Management. Interesse geweckt? In diesem Sinne: Viel Vergnügen bei der Lektüre Ihres Midrange Magazins.

M.W.