ERP-Systeme und ihre schrittweise Integration mit internen und externen Systemen haben die Grundlage für die effiziente Nutzung der Unternehmensdaten geschaffen. Damit die rohen Daten zu nutzbaren Informationen werden, ist ein Business-Intelligence-System notwendig. Ein modernes BI-System ist vierstufig aufgebaut: zentrale Datenhaltung in einem Datawarehouse, die Analyse der Daten auf einem Intelligence-Server, die Auswertung der Daten auf einem Web-Server bzw. deren Versand und zuletzt die Darstellung der Ergebnisse.
Das Datawarehouse-System stellt die für die Analyse notwendigen Daten zur Verfügung, führt unterschiedliche Quellen mit verschiedenen Datenformaten zusammen und gewährleistet die erforderliche Aktualität durch ständige Synchronisation der Datenbestände mit den Anwendungsdaten des ERP-Systems. Für die Übernahme der Daten kommt ein ETL-Tool (Extraction, Transformation, Loading) zum Einsatz, das bereits vordefinierte ERP-spezifische Prozesse nutzt. Hierauf aufbauend erfolgt die Analyse der Daten auf einem so genannten Intelligence-Server. Das System bietet OLAP-Funktionalitäten (Online Analytical Processing) und erlaubt komplexe statistische Berechnungen und Analysen.
Die Software sollte die Analyse relationaler Strukturen auf Datenbankebene ermöglichen. Fest gefügte OLAP-Würfel, die Informationen in einem vordefinierten mehrdimensionalen Raum zueinander in Beziehung setzen, sind auf Dauer nicht vorteilhaft, weil sie zu inflexibel sind. Eine relationale Technologie bietet hingegen die flexible Erweiterbarkeit der Fragestellungen und bringt damit ohne großen Aufwand immer wieder neue Erkenntnisse.
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Über einen Web-Server schließlich werden die Auswertungen in einer HTML-Benutzerschnittstelle zur Verfügung gestellt. Hier werden dann ScoreCard-Analysen oder vergleichende Analysen von wichtigen Leistungskennzahlen – so genannten Key Performance-Indikatoren – durchgeführt und die Reporting-Möglichkeiten der Software genutzt. Die Darstellung der Analyseergebnisse erfolgt numerisch und grafisch – etwa als Raster, Grafik oder Landkarte.
Wichtig ist die volle Integration des BI-Systems in die Unternehmenssoftware. Nur sie gewährleistet, dass ein BI-System rasch und kosteneffizient implementiert wird, so dass die gesamte Datentiefe und Datenbreite genutzt und so den sehr unterschiedlichen Anforderungen aller Unternehmensbereiche gerecht wird. Neben den unzähligen Optimierungspotenzialen erhöht sich so auch die Rentabilität der Investitionen in das Unternehmenssoftware-System.
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