Vor über 100 Jahren als Kohlenhandlung gegründet, ist die Scharr KG heute ein dynamisches Mittelstandsunternehmen, das sämtliche Mineralölprodukte erfolgreich vertreibt und darüber hinaus auch im Erdgas- und Stromgeschäft aktiv ist. „Scharr bringt Energie ins Leben“ – das ist die Leitidee für rund 400 Mitarbeiter und über 75.000 Kunden. Wie lassen sich die Informationsströme und Prozesse in dem weitverzweigten Unternehmen optimieren und wie kommt man zu einer Reduktion der Papiermassen? Diese Frage hat sich das Management der Scharr KG schon vor einigen Jahren gestellt und mit Einführung der Archivierung von CI-Daten eine befriedigende Lösung gefunden. Bei rund 2.000 Ausgangsrechnungen täglich und einer entsprechenden Anzahl von Lieferscheinen und Mahnungen konnten beachtliche Einsparungen bei den Arbeitsprozessen, beim Papier und in den Archiven erzielt werden.

Nach und nach rückten Fragen zur Bearbeitung der nicht codierten Informationen in den Blickpunkt der Organisatoren und IT-Verantwortlichen. Wieder ging es um Optimierung der Arbeitsprozesse und Informationsströme. In der Fachwelt wurden neue Begriffe ins Spiel gebracht: Workflow und Dokumentenmanagement. Innovative Hersteller entwickelten neue Technologien, die erfolgversprechende Lösungen sowohl für die CI-Archivierung als auch für den NCI-Bereich möglich machten.

Im Jahr 2000 wurde das Projekt „Archivierung / Dokumentenmanagement“ freigegeben. Nach einer Marktanalyse fiel die Entscheidung für das von der Henrichsen AG angebotene System der EASY Software AG.

Projektphasen

Der Projektumfang und das damit verbundene Risiko erforderte eine stufenweise Vorgehensweise, die wie folgt strukturiert wurde:

– Übernahme des CI-Altarchivs (1,6 Mio. Dokumente)
– Archivierung aller CI-Daten auf der AS/400: Ausgangsrechnungen, Mahnungen, Buchungsbelege, Lieferscheine usw., täglich rund 5.000 Dokumente
– Archivierung NCI-Daten: Eingangsrechnungen, Kundenakten mit Verträgen, Daten der vermieteten Behälter sowie Schriftverkehr und andere Dokumente.

Integration in die bestehenden Anwendungen

Für das Haus Scharr und die mit ihm verbundenen Unternehmen ist diese Integration der entscheidende Punkt, der den Nutzen und die Qualität eines Archivsystems bestimmt. Das ist dadurch begründet, dass die eingesetzten WWS- und Vertriebssysteme einen hohen Integrationsgrad besitzen. Hinzu kommt, dass Verkäufe überwiegend telefonisch abgewickelt werden. Deshalb müssen dem Verkäufer während des Kundengesprächs alle erforderlichen Informationen – dazu gehören auch archivierte Dokumente – auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Dies stellt höchste Anforderungen an die Schnittstellen-Software, die die Funktionalität der Archivierungssoftware dem AS/400-Anwender verfügbar machen muss.

Da jedoch die eingesetzte Schnittstellen-Software diesen Anforderungen nicht gerecht wurde, hat die Scharr KG gemeinsam mit der Henrichsen AG das Softwarehaus Synchron GmbH zur Lösung dieses Problems eingeschaltet. Nachdem die Synchron auf dem AS/400-Softwaremarkt kein akzeptables System gefunden hat, entschied sie sich, eine eigene Schnittstelle zu entwickeln.

Nach Einsatz dieser Schnittstelle (EASY-SYNC/400) Anfang 2002 konnte die volle Funktionalität des Archivsystems in der geforderten Qualität genutzt werden. Vom Anwender wird insbesondere geschätzt, dass er – ohne Systemwechsel – direkt auf die archivierten Dokumente zugreifen kann, beispielsweise aus der Auftragsabwicklung auf den Lieferschein oder aus der eingesetzten DCW-Buchhaltung auf die Ein- oder Ausgangsrechnung.

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass für AS/400-Anwender nicht nur die Funktionalität des Archivierungssystems für den wirtschaftlichen Nutzen entscheidend ist, sondern auch zu einem hohen Anteil die Funktionalitäten einer intelligenten Schnittstelle. Die Henrichsen AG verfügt über die Vertriebsrechte an dieser Schnittstelle, die Synchron unterstützt die Henrichsen AG bei der Beratung von AS/400-Kunden und Realisierung anspruchsvoller Archivierungsprojekte.

Trotz der geschilderten Probleme kann heute das Projektergebnis als positiv bewertet werden. Die angestrebten Projektziele – wie z.B. Optimierung der Arbeitsabläufe, Rationalisierung der Zugriffe auf Dokumente – sind voll erreicht worden.

Henrichsen AG

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