Die richtige Ablage von Unterlagen ist in vielen Organisationen ein kritischer Erfolgsfaktor für das rasche und korrekte Arbeiten. Auch bei optimierter Organisation dieser Ablage-Tätigkeiten sowie der Dokumentenablage ist die manuelle Bearbeitung nicht so effizient, als wenn die Dokumente elektronisch vorliegen und eingesehen werden können. Die hierfür geeigneten Dokumenten-Management- und Archiv-Systeme erfreuen sich dabei zunehmender Beliebtheit. Studien-Anbieter BARC gibt in seiner neuesten Dokumenten-Management-Studie einen Überblick über 13 Systeme.

Auf der Suche

Das vergebliche Suchen nach Unterlagen oder deren Verlust hat jeder sicherlich schon einmal erlebt und sich geärgert. Seit letztem Jahr liegt nun eine empirische Untersuchung vor, die hierzu Gewissheit liefert, wie oft das tatsächlich vorkommt: Laut einer Erhebung der University of Washington in 2004 gaben über 50 Prozent der befragten Personen an, einmal pro Woche ein Dokument zu vermissen und es nicht wieder zu finden. Bei elektronischen Dokumenten beträgt diese Quote deutlich geringere, aber doch noch stolze 17 Prozent.

Nach Meinung des Autors müssten auch diese 17 Prozent nicht sein, wenn die Dokumente nicht digital in tiefen Verzeichnisbäumen begraben werden, sondern systematisch durch Verwendung von Schlagwörtern und komfortablen Suchfunktionen abgelegt und recherchiert werden. Dazu gibt es preiswerte und leistungsfähige Dokumenten-Management- und Archiv-Systeme, die auch den Dateimanager ersetzen können.

Die abzulegenden Unterlagen sind dazu über Scanner zu digitalisieren oder werden direkt aus Office-Anwendungen, Fax- oder Mail-Systemen oder über die Fachanwendungen auf einem iSeries-Server in das Dokumenten-Management-System abgelegt.

Der diesbezügliche Funktionsumfang kann recht unterschiedlich sein: So ist der komfortabelste Weg einer Office-Dateiablage der, der vom Anwender nichts anderes verlangt, als die Befehle „Datei Speichern“, „Datei öffnen“, „Einfügen aus Datei…“ einzugeben. Das Dokumenten-Management- und Archiv-System wird anstelle des Dateisystems als Quell- bzw. Zielsystem angezeigt. Weitere Integrationsmöglichkeiten sind Zusatzmenüs in den Office-Anwendungen oder zusätzliche Laufwerksbuchstaben im Dateimanager.

Unterschiedliche Suchmodi

Die Dokumentensuche erfolgt in der Regel über den Client des Dokumenten-Management- und Archiv-Systems oder über einen Web-Client durch einen Internet-Browser. Auch hier unterscheidet man zwischen „normaler“ schlagwortbasierter Suche, Volltextsuche und der intelligenten Recherche – auch Text Mining genannt. Intelligente Recherche-Verfahren suchen auch nach Klangmustern („phonetische Suche“), nach Synonymen oder häufig auftretenden Wörtern im gesuchten Kontext. Da die intelligenten Suchverfahren auf Volltext-Indizes beruhen, können zumeist auch automatisch verfasste Inhaltsangaben oder Wissenswolken über Wortzusammenhänge aufgebaut werden, wie z.B. in der folgenden Abbildung:


Bild 1: intelligente Recherche mit d.velop d.3
(Links oben: semantische Wissenswolke. Rechts oben: Trefferliste. Links unten: Notizen. Rechts unten: automatische Zusammenfassung)

Die Dokumenten-Management- und Archiv-Systeme zeichnen sich durch hohe Integrationsmöglichkeiten aus, so dass auch Systeme auf Windows-Plattformen mit Fachanwendungen der iSeries verbunden werden können.

Alles im Spool

Eine sehr einfache, seit Jahrzehnten genutzte Möglichkeit ist die Spool-Datenablage, indem die Ausgangsdokumente, die aus den Spool-Daten der Fachanwendung erstellt werden, in das Archiv-System kopiert, zu Dokumenten zusammengesetzt und automatisch indexiert werden. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Dialogmasken mittels Emulation mit dem Dokumenten-Management- und Archiv-System zu verbinden, so dass auf Tastendruck der Buchungsbeleg, die Kreditorenakte, Kunden- oder Personalakte angezeigt werden.

Inwieweit es nun geeignete oder weniger geeignete Systeme für Ihre Belange gibt, ist durch ein spezifisches Fachkonzept und den daraus abgeleiteten Kriterienkatalog im Detail zu bestimmen.

Ein Teil dieser Arbeit kann auch durch Studien und unabhängige Produkttests abgedeckt werden, um einen ersten Überblick über geeignete Lösungen zu bekommen. Damit sind dann auch die ersten zeitraubenden Schritte – wie die Suche nach geeigneten Produkten und dem Kennenlernen relevanter Kriterien für die Auswahl – durchgeführt, und man kann sich auf die fachlichen Aspekte konzentrieren.

Im Test

Zu Beginn dieses Jahres hat der Studienspezialist BARC die dritte Auflage zum Thema Dokumenten-Management erstellt und auf Basis von Labortests 13 Dokumenten-Management- und Archiv-Systeme bewertet. Die Ergebnisdarstellung erfolgt anhand von Kiviatgraphen derart, dass für jedes Produkt ein technischer und ein funktioneller Kiviatgraph erstellt werden, wie in den folgenden Bildern dargestellt:


Bild 2: Kiviatgraph für die Architektur von COI-BusinessFlow Xtrend

Im obigen „technischen Kiviatgraphen“ werden die Systeme hinsichtlich Skalierbarkeit, Speicherkonzept, Entwicklungswerkzeuge und Integrationsfähigkeit beurteilt.

Die Anwendungsmöglichkeit der Lösung wird mit dem Funktions-Kiviatgraph bewertet, wie z.B. für das Dokumenten-Management-System von Hummingbird:


Bild 3: Kiviatgraph für die Funktionalität der Hummingbird-Produkt-Suite

Die oben beschriebenen Erfassungs- und Recherchefunktionen inklusive der intelligenten Suche sind neben den Fragen der Mail-Integration zu Lotus Notes, Microsoft Outlook und den Workflow-Funktionen getestet und zusammengefasst.

Die Beschreibung der relevanten Eigenschaften in den Kiviatgraphen wird in einem grundlegenden Teil der Studie erläutert, so dass auch thematische Neueinsteiger ohne DV-Kenntnisse die Thematik gut verstehen können.

Zusammenfassung

Die neue BARC-Studie zum Thema Dokumenten-Management zeigt durch die Tests der 13 Systeme, dass sich sowohl die Integrationsfähigkeit der Systeme als auch die intelligente Recherche in den letzten drei Jahren deutlich verbessert haben. Schnittstellen zu Lösungen auf der iSeries und i5-Plattform sind eher unproblematisch und können in vielen Fällen mit Referenzen auf Seiten der Anbieter belegt werden. Die Unterschiede bei den Dokumenten-Management- und Archiv-Systemen sind funktional in den Details und häufig in der Philosophie der Anbieter – hinsichtlich der Begriffe, der Darstellung und der Bedienung – zu finden. Die BARC-Studie zeigt dies auch durch eine Vielzahl von Abbildungen.


Getestete Produkte

Fachautor: Dr. Dietmar Weiß