Entscheidend für den Erfolg von Business-Intelligence-Projekten ist die betriebswirtschaftliche Konzeption: Man muss wissen, was man wissen will. Technisch ist heute (fast) alles möglich. Die Daten können aus beliebigen Quellsystemen stammen und in einer Vielzahl von Sichtweisen – für Controlling, Management-Reporting, Planung, Risikomanagement – ausgewertet werden. BI-Projekte hatten lange Zeit den Ruf, technisch und logisch kompliziert und sehr teuer zu sein. Doch diese Sicht ist überholt. Heute stehen effiziente Werkzeuge mit äußerst performanten Technologien zur Verfügung, um Daten von unterschiedlichsten Rechnern und Datenbanken zusammenzuführen und für relationale und multidimensionale Analysen bereit zu stellen. Automatismen sorgen dafür, dass Daten aus anderen Systemen aktiv, das heißt ohne Programmierung im Quellsystem, angefordert werden, z.B. von einem iSeries-Server oder beliebigen anderen Rechnern, wie etwa aus PC-Anwendungen.

Verteilte Anwendungen können dabei synchronisiert werden; z.B. können von der iSeries Arbeitsaufträge zur Aktualisierung der BI-Datenbank an einen PC übertragen werden, wobei die iSeries auf die Beendigung des PC-Prozesses warten kann. Integration von e-Mails (MAPI, POP3, SMTP, SMPT ohne MAPI) und Telefax, Unterstützung diverser FTP-Prozesse sowie weitreichende Job-Automatisierung mit Unterschritten, Abhängigkeiten und Ausführungsbedingungen sind möglich. Dabei werden gegebenenfalls vorhandene, komplexe Berechtigungsstrukturen unterstützt. Diese Technik eröffnet Möglichkeiten, die in konventionellen Reporting-Systemen undenkbar waren.

Auf der Frontend-Seite stehen mächtige grafische Oberflächen zur Verfügung, auf denen sich die gesamten Unternehmensdaten, gleichgültig woher sie kommen, einheitlich im Zusammenhang darstellen lassen. Die Web-Fähigkeit ohne weitere Programmierung ist ein weiteres Highlight, das in einem modernen Leistungsportfolio nicht fehlen darf. Eine nahtlose Einbindung in bestehende Intra- und Internetlösungen ist problemlos möglich.

Schutz für sensible Daten

Da es sich bei BI-Daten um sensible Informationen handelt, sollen diese nur gezielt den jeweiligen Benutzern zur Verfügung stehen. Klare Berechtigungssteuerungen je Stammsatz (z.B. Mandant, Vertreter, Kostenstelle, Konto oder beliebig andere Stammdaten), je Datenbank und je Report schaffen maximale Sicherheit. Es darf nur angezeigt werden, wozu der einzelne Benutzer berechtigt ist.

Zur technischen Basis muss das Know-how hinzu kommen, um die BI-Anwendungen – integriert in die jeweilige Umgebung – optimal zum Einsatz zu bringen. SoftM hat in nahezu 100 BI-Projekten in den vergangenen fünf Jahren umfangreiche Erfahrungen und das Know-how gesammelt, das jetzt im Competence Center Business Intelligence gebündelt zur Verfügung gestellt wird.

Schwerpunkte werden bei folgenden Themen und Lösungen gesetzt:

Auswertungen

z.B. ABC-Analysen, Hitlisten, Deckungsbeitragsrechnungen, Vertriebs-Controlling, Bestands- und Produktionsanalysen, saldierte Zahlen und Belege

Data Mining
Mustererkennung für gezieltes Abfragen, z. B. von extremen Abweichungen

Simulation
z.B. Währungs- oder Zinsschwankungen, Absatz- oder Preissimulationen

Planung
von der Basis (Artikel, Kunde, Vertreter, Kostenstelle und andere Bereiche) bis zur Bilanz

Finanzkennzahlen
Bilanzen, GuV, Controlling-Daten, Finanz-Reporting, Liquiditätsrechnung, Kennzahlensysteme

Steuerungsinstrumente
Analyse-Cockpits, Balanced Scorecard, Unternehmensplanung, Risikomanagement, Konsolidierung

Entscheidend für den Erfolg von BI-Projekten ist die maßgeschneiderte Bereitstellung der Informationen. Die Kunden sollen genau die Informationen bekommen, die sie zur laufenden Steuerung und Optimierung ihres Unternehmens benötigen. Einige Beispiele von BI-Projekten mögen dies veranschaulichen.

Benutzerspezifische Reports

Eine Grundanforderung besteht darin, die verschiedenen Benutzergruppen mit zugeschnittenen Lösungen zu bedienen. So etwa bei der Beurer GmbH, einem Spezialisten für „schmiegsame Wärme“ (Beurer vertreibt u.a. Heizdecken, aber auch eine Vielzahl medizinischer Artikel wie Blutdruckmessgeräte). „Im Controlling haben Analysen auf einer grafischen Oberfläche das Austüfteln komplizierter SQL-Statements ersetzt“, erklärt der kaufmännische Leiter Günter Binder. Im Vertrieb können mit dem Reporting-System sowohl Standard-Reports erzeugt als auch Ad-hoc-Analysen durchgeführt werden. Dritter Nutzer der Lösung ist das Management, dem stark verdichtete Sichten wie Tachometer-Diagramme („wir liegen im grünen Bereich“) oder Top-Ten-Listen, aber auch komplexere Strukturen wie etwa Kreuztabellen angeboten werden.

Planungsintegration

Typisch ist der Wunsch nach flexiblen, individuellen Auswertungen, der z.B. beim BI-Projekt des Arzneimittelherstellers Hermes im Vordergrund stand. Das Unternehmen suchte ein Tool, um individuelle Fragestellungen ad hoc klären zu können. Außerdem sollten sehr detaillierte Analysen des Vertriebserfolgs ermöglicht werden. So werden z.B. Abweichungsanalysen angeboten. Damit lässt sich feststellen, durch welche Produktgruppen Abweichungen verursacht wurden. Dies kann weiter detailliert werden bis hin zur Beantwortung der Fragen: „Welches Produkt?“, „Welche Verpackungsgröße?“ bzw. „Wann, z. B. in welchem Monat, traten die Abweichungen auf?“ Die Analysen reichen hinunter bis zum Einzelbeleg. Außerdem wurde in diesem Projekt die Integrationsfähigkeit der Lösung auf die Probe gestellt. Die Absatzplanung wurde so integriert, dass der im BI-System gepflegte Absatzplan direkt in die Produktionsplanung des ERP-Systems fließen kann.

Web-Integration

Ein Beispiel für die Web-Integration ist die Handelskette J.A.Woll. Dort fließen aus ca. 50 Filialen Zahlen in ein Web-basiertes Informations-Cockpit ein. Dadurch ist die Zentrale stets über das laufende Geschäft informiert und kann entsprechend dem aktuellen Absatz disponieren. Im Gegenzug können und sollen sich die Filialen im Web darüber informieren, wie sie im Vergleich zu anderen dastehen. Die Mitarbeiter in Filialleitung, IT und Controlling wurden von der oft sehr aufwendigen Erfassung von Zahlen entlastet – das läuft heute weitgehend automatisch. IT-Leiter und Projektleiter Hans Szielasko erläutert den Nutzen: „Früher gab es nach Monatsende Berichte über den abgelaufenen Monat, heute sind die Berichte ständig aktuell. Trends lassen sich dadurch sehr schnell erkennen. Und wir können unsere Planung laufend an die aktuellen Gegebenheiten anpassen.“

Fachautor: Volker Carrey