Im Jahre 1904 erfand Oscar Kjelber die umhüllte Stabelektrode und meldete sie zum Patent an. Er legte damit den Grundstein für den Geschäftserfolg des weltweiten Ausrüsters von Schweiß- und Schneidanlagen ESAB-Gruppe. Das Unternehmen beschäftigt weltweit 8.000 Mitarbeiter – 3.500 davon in Europa. Um die Koordination zwischen den zahlreichen Standorten zu gewährleisten, benötigt die ESAB-Gruppe eine reibungslos funktionierende Kommunikationsstruktur. Diese wird heute mit Hilfe von IBM Software, DvISE for Lotus Notes und dem Kommunikations-Server David sichergestellt. Seitens des Mutterkonzerns gab es für das Projekt nur die Vorgabe, den gesamten e-Mail-Verkehr in Zukunft mit Lotus Notes abzuwickeln. Bei der Auswahl der weiteren Kommunikationsdienste hatten die Tochtergesellschaften freie Hand.

Standort Karben: Unified Messaging mit David

Die in Karben ansässige ESAB Cutting Systems entschied sich für das Unified-Messaging-System David. Das Produkt umfasst alle gewünschten Kommunikationsdienste und lässt sich durch DvISE for Lotus Notes voll in IBM Lotus Notes integrieren. Das Programm bietet zudem viele Rationalisierungsmöglichkeiten für Anwender und Administratoren. Ein weiterer Pluspunkt ist der geringe Schulungsaufwand.

Mit mehr als 75 Usern arbeitet die ESAB Cutting Systems heute auf Microsoft Windows 2000 Servern mit den Diensten Fax, e-Mail, SMS und Telefonie. Die Verbindung zwischen IBM Lotus Notes und David sichert IBM Business Partner conats GmbH mit DvISE for Lotus Notes. Den Anwendern stehen Dienste wie Fax, Telefonie und SMS in ihrer gewohnten Lotus Notes-Oberfläche zur Verfügung.

Peter Hantl, Marketing Manager Lotus Central Region, IBM Software Group, erklärt: „Die Integration dieser Dienste in bestehende Messaging- und Collaboration-Umgebungen steht für die meisten Unternehmen heute ganz oben auf ihrer Anforderungsliste. Lotus Notes und DvISE vereinfachen den Zugang zu Informationen und Geschäftsprozessen und versetzen die Mitarbeiter in die Lage, mit Kunden, Zulieferern, Partnern und Kollegen wesentlich effektiver zusammenzuarbeiten.“

Vielseitiger Workflow: David in Aktion

Neben e-Mails und Faxen verteilt David auch Telefonnachrichten direkt an die zuständigen Mitarbeiter. Die Software nimmt Systemmeldungen aus der iSeries entgegen und sendet sie als e-Mail, TMail oder SMS an die zuständigen IT-Fachleute, die bei Fehlfunktionen sofort eingreifen. Faxe und e-Mails können aus der iSeries versendet werden. Das ERP-System generiert hierfür eine Spoolfile, die in einen Postscript-Druck-Stream umgewandelt und an eine Client Access-Drucker-Session gesendet wird. Diese schreibt das PostScript in eine Datei. Ein speziell entwickeltes Tool wiederum interpretiert diese PostScript-Datei, zerlegt sie eventuell in einzelne Dokumente, liest die Fax-Nummer oder e-Mail Adresse, Kundennamen, Auftrags- oder Bestellnummer ein und sendet das Fax oder die e-Mail an David. Bei einem Fax wird im Vorfeld das PostScript in PCX (Ghostscript) umgewandelt, bei einer e-Mail in PDF (Acrobat Distiller). Die Nachricht landet im Versandkorb des jeweiligen Benutzers. Dieser kann das Dokument prüfen und zum Versand freigeben.

Allround-Kommunikationstalent bis in die Chef-Etage

Dokumente können auch als e-Mail an eine Gruppenadresse gesendet werden. Über den Connector (DvISE for Lotus Notes) landen sie in einer Lotus Notes e-Mail-Datenbank und werden von dort aus mit Hilfe von Agenten in die jeweiligen Archive weitergeleitet. Sendet man eine Spoolfile an einen definierten OS/400-Printer, wird dieses Spool in ein PDF umgewandelt und erreicht dann den Posteingang des Benutzers.

Die ESAB Cutting Systems setzt David mit all seinen Leistungsmerkmalen ein. Somit wurde z.B. die Telefon-Anlage direkt mit dem Kommunikations-Server verbunden. Über ein angepasstes David-Script steht jedem Mitarbeiter der ESAB Cutting Systems, bei Anforderung, ein eigener Anrufbeantworter zur Verfügung.

Geschäftsnutzen: Selbstläufer mit Potenzial

Die neue Lösung bietet den Mitarbeitern Entlastung bei ihrer täglichen Arbeit. Da alle Nachrichten direkt am Arbeitsplatz bearbeitet werden, können Anfragen schneller beantwortet und die Kundenzufriedenheit erhöht werden. Für die Einführung von Notes wird über DvISE for Lotus Notes eine Anbindung geschaffen, die alle bisherigen Dienste direkt verfügbar macht.

„Die ESAB Cutting Systems in Karben stellt mit der der Kombination IBM Lotus Notes – conats – David die Weichen für die Zukunft“ so Thomas Schmidt vom IBM Business Partner conats GmbH. „Der Funktionsumfang dieser Konstellation ist bei weitem noch nicht ausgereizt und bietet vielfältige weitere Möglichkeiten zur Integration neuer Dienste“, so Schmidt weiter.

Eine Amortisierung der Anschaffungskosten war bereits nach wenigen Monaten erreicht. Vor der Anschaffung wurden in einem Pflichtenheft die Anforderungen für Faxe aus Lotus Notes definiert. Als die oben beschriebene Lösung präsentiert wurde, zeigte sich das weitere Potenzial der Lösung. So wurden zusätzliche Projekte, beispielsweise der Versand von Informationen direkt aus der iSeries ohne Mehraufwand verwirklicht. In den vergangenen Monaten hat sich die Lösung zu einem Selbstläufer entwickelt. Die Belegschaft hat die Lösung akzeptiert und trägt heute regelmäßig neue Ideen direkt aus dem Arbeitsalltag an die IT-Abteilung heran.

Fachautor: Thomas Schmidt

Lösungsanbieter: IBM, conats GmbH